Privacidad y seguridad
En Zoho Books nos tomamos muy en serio la privacidad de su organización. Con la elaboración de las leyes de protección de datos, las siguientes mejoras de funciones en Zoho Books le ayudarán a mantener la conformidad con el RGPD.
Permisos para acceder a PII
Zoho Books le permite restringir el acceso de los usuarios de su organización a los datos confidenciales de sus contactos. Puede elegir editar el rol de un usuario y habilitar o desactivar su acceso a Información de identificación personal (PII) - Cualquier dato que se pueda utilizar para identificar a un individuo específico. Para ello:
- Haga clic en el Engranaje icono en la esquina superior derecha.
- Ir a la página Usuarios y roles y haga clic en la pestaña Funciones.
- Pase el cursor sobre un rol y haga clic en editar para modificar un rol existente o crear un nuevo papel .
- Desplázate hasta el Configuración sección y habilitar o desactivar Acceda a la información de identificación personal .
- Haga clic en Haz clic Guardar .
Nota : De forma predeterminada, la configuración solo estará habilitada para el administrador de la organización.
Leer más sobre Funciones y usuarios.
Creación de campo personalizado
Los campos personalizados en Zoho Books le permiten agregar rápida y fácilmente datos contra campos creados por usted. A partir de ahora, cuando cree un nuevo campo personalizado, puede elegir cifrar y guardar la información de identificación personal (PII).
- Haga clic en el Engranaje icono de la esquina superior derecha y selecciona Preferencias.
- Seleccione el módulo para el que desea crear un nuevo campo personalizado.
- Introduzca el Nombre de la etiqueta y seleccione el Tipo de datos .
- Seleccione cómo desea almacenar sus datos en función de su sensibilidad bajo Privacidad de datos
Privacidad de datos
Seleccione PII o ePHI en función de la información que va a introducir en este campo.
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Seleccione Pii (Información personalizada) si la información que ingresará es confidencial y se puede utilizar para identificar a una persona. Puede marcar campos como Texto, correo electrónico, URL, teléfono, número y fecha como PII. Puede optar por cifrarlo y almacenarlo si los datos son sensibles o almacenarlos sin cifrado si los datos no son sensibles. Elija si la información que introduzca será sensible o no sensible:
- Datos sensibles. Cifrar y guárdelo. Estos datos solo pueden ser vistos por usuarios que tienen permiso para acceder a PII.
- Datos no sensibles. Guárdelo sin cifrado. Solo los usuarios con acceso a datos protegidos pueden ver los detalles. Sin embargo, los usuarios pueden usar este campo para realizar búsquedas avanzadas.
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Seleccione ePHI (Información electrónica de salud protegida) si la información que ingresa puede utilizarse para identificar a un paciente. Por ejemplo, una copia electrónica del informe médico será ePHI. Solo puedes marcar campos como Texto, correo electrónico, URL, teléfono y fecha como ePHI. Los datos se considerarán sensibles; se cifrarán y almacenarán. Solo los usuarios con acceso a datos protegidos pueden acceder a los campos. Los usuarios no pueden usar este campo para realizar búsquedas avanzadas.
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Seleccione la otra configuración y haga clic en Guardar .
Nota: Puede marcar un campo como PII o ePHI solo para los siguientes tipos de datos: texto, número, correo electrónico, URL, fecha y teléfono.
Restringir la exportación de datos
Una vez que haya habilitado el acceso basado en roles, los usuarios sin permiso para acceder a la información de identificación personal (PII) no podrán exportar ninguna información sensible. Esto incluiría el número SSN, el número de cuenta bancaria y cualquier campo personalizado creado y marcado como sensible.
Por lo tanto, cuando los usuarios con permiso para acceder a PII quieren exportar datos, pueden hacerlo.
- Vaya al módulo que desea exportar datos.
- Haga clic en Haz clic Exportación del icono de hamburguesa.
- Seleccione el módulo que desea exportar, elija el estado de la transacción y seleccione el formato de archivo.
- Habilitar la opción Incluya información de identificación personal sensible (PII) al exportar.
- Haga clic en Haz clic Exportación .
Nota: Este recurso de ayuda se tradujo utilizando la herramienta de traducción de Zoho.
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