Correo electrónico

Los Correo electrónico sección bajo Configuración le permite tomar el control de los correos electrónicos enviados desde su organización. Aquí, puede configurar sus preferencias de correo electrónico y personalizar plantillas de correo electrónico.

En esta página

Preferencias de correo electrónico del remitente

Puede configurar las direcciones de correo electrónico que se utilizan en el campo De los correos electrónicos enviados desde Zoho Books. Sin embargo, estos correos electrónicos a veces pueden aterrizar en la carpeta de spam de su destinatario, lo que hace pasar desapercibidos. Esto sucede cuando la dirección de correo electrónico en el campo Desde de un correo electrónico pertenece a un dominio que no tiene registros SPF y DKIM.

¿Qué son los registros SPF y DKIM?

añadiendo un Fps (Sender Policy Framework) registro a su dominio, el servidor de correo de su destinatario podrá verificar que Zoho Books está enviando correos electrónicos utilizando su dirección de correo electrónico con el permiso de su dominio. Sin el registro SPF, los correos electrónicos que Zoho Books envía en nombre de su dominio terminarán principalmente en la carpeta de spam de su destinatario.

Dkim (Domain Keys Identified Mail) también se utiliza para prevenir spam y permite al servidor de correo electrónico receptor verificar si el propietario de ese dominio envió y autorizado un correo electrónico.

Los registros DKIM y SPF son eficaces para prevenir el spam cuando se usan juntos. Por esta razón, Zoho Books considerará un dominio como autenticado , solo si tiene registros SPF y DKIM.

En esta sección:

Clasificación de dominio

Zoho Books ha clasificado dominios en 3 categorías para ayudarle a identificar las direcciones de correo electrónico, que si se utilizan en el campo From de correos electrónicos, podrían hacer que los correos electrónicos vayan a la carpeta de spam.

Para averiguar a qué categoría pertenecen tus direcciones de correo electrónico, vaya a Configuración > > > > Correo electrónico > > > > Preferencias de correo electrónico del remitente .

Las 3 categorías que encontrarás en esta página son:

1. 1. 1. Dominios no autenticados

Las direcciones de correo electrónico que pertenecen a un dominio sin registros SPF y DKIM aparecerán aquí. Si alguna de estas direcciones de correo electrónico está seleccionada en el campo Desde de un correo electrónico enviado desde Zoho Books, la dirección de correo electrónico en el campo From se reemplazará automáticamente por message-service@sender.zohobooks.com , que es la propia dirección de correo electrónico de Zoho Books. Esto se hace para evitar que el correo electrónico que envía aterrice en la carpeta Spam.

Es importante tener en cuenta que la message-service@sender.zohobooks.com dirección solo se utilizará en el Desde dirección para correos electrónicos y no el Responder a dirección. es decir, sus clientes todavía podrán ver su nombre en su bandeja de entrada y cuando respondan, su correo electrónico se entregará a su propia bandeja de entrada de correo electrónico.

Para utilizar las direcciones de correo electrónico de esta categoría en el campo De, debe autenticar sus dominios .

2. 2. 2. 2. Dominios autenticados

Las direcciones de correo electrónico que pertenecen a un dominio con registros SPF y DKIM aparecerán aquí. Estas direcciones de correo electrónico se pueden utilizar en el campo From de los correos electrónicos enviados desde Zoho Books sin tener que preocuparse por que terminen como spam.

3. 3. 3. 3. Dominios públicos

Si utiliza una dirección de correo electrónico que pertenece a un dominio público, como Gmail o Yahoo Mail en la dirección From de los correos electrónicos enviados desde Zoho Books, será reemplazada por message-service@sender.zohobooks.com . Esto se debe a que los registros SPF y DKIM no se pueden agregar para dominios públicos y solo se pueden agregar para dominios que usted posee.

Si todavía desea utilizar los correos electrónicos enumerados en esta categoría en la dirección Desde, puede hacerlo haciendo clic Configuración de cambios . Siguiente, seleccione Dirección de correo electrónico del remitente en la ventana emergente que sigue y haga clic Guardar .

Ahora, las direcciones de correo electrónico de dominios públicos no sustituir por message-service@sender.zohobooks.com .

Advertencia: Nosotros fuerte recomendar que utilices message-service@sender.zohobooks.com en lugar de direcciones de correo electrónico de un dominio público para evitar que sus correos electrónicos terminen como spam spam .

Autenticar dominios

Correo electrónico enumerados en el Dominios no autenticados sección se puede autenticar añadiendo registros SPF y DKIM para sus dominios.

Para ello:

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico > > > > Preferencias de correo electrónico del remitente .
Haga clic en Haz clic Autenticar ahora â†’ junto al dominio que desea autenticar.

Ahora, copie el Fps registre desde la ventana emergente que sigue y agréguelo al proveedor de nombres de dominio (p. ej. DNS Configuración de DNS.

A continuación, copie el Nombre de hostal y Valor para el Dkim grabar y añadirlo a la configuración de DNS de su proveedor de nombres de dominio.

Una vez que haya añadido los registros SPF y DKIM, haga clic Validar .

Perspectiva: Tomará un tiempo para que sus registros recién añadidos reflexionen en el servidor DNS. Si su validación falla, espere un tiempo e inténtelo de nuevo. Además, puede seguir utilizando Zoho Books mientras se validan los registros.

Algunos puntos a tener en cuenta acerca de agregar registros SPF y DKIM:

Si ya existe un registro SPF para su dominio, es decir, ha añadido un registro SPF para un servicio diferente en el pasado, debe eliminarv=spf1desde el registro SPF antes de añadirlo a su dominio.
Si utilizas GoDaddy como proveedor de nombres de dominio, el nombre de host del registro DKIM tendrá que modificarse ligeramente. Tendrá que eliminar su nombre de dominio solo del registro, antes de agregarlo. Por ejemplo, si el nombre del host es1522406527365._domainkey.patricia.com, tendrá que eliminar su nombre de dominio de él y agregar1522406527365._domainkeysolo.

Ahora, su dominio ha sido autenticado y aparecerá en la categoría Dominios autenticados. Los correos electrónicos de este dominio se pueden utilizar en la dirección From, sin que lo reemplace ni preocuparse por que aterrice en spam.

Otras acciones

Puedes realizar algunas otras acciones desde el Preferencias de correo electrónico del remitente página.

Marcar contactos primarios

Un contacto principal es una dirección de correo electrónico que se utilizará como punto de contacto entre la organización de Zoho Books y Zoho. Las actualizaciones relativas a la organización de Zoho Books, como las renovaciones de suscripción y los correos electrónicos relacionados con el uso, se enviarán a esta dirección de correo electrónico.

Además, esta dirección de correo electrónico se utilizará de forma predeterminada en la dirección From de los correos electrónicos enviados desde Zoho Books, a menos que la cambie manualmente mientras envía un correo electrónico.

Para marcar un contacto como primario, pase el cursor sobre una dirección de correo electrónico y haga clic en Marcar como contacto primario .

Agregar nuevas direcciones de correo electrónico del remitente

Podrá agregar nuevas direcciones de correo electrónico del remitente y seleccionarlas cuando envíe correos electrónicos desde Zoho Books. Para ello:

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico > > > > Preferencias de correo electrónico del remitente .
Haga clic en Haz clic + Nuevo remitente en la parte superior derecha.
Añadir un nombre y dirección de correo electrónico .
Haga clic en Haz clic Guardar .

Ahora, se enviará un correo electrónico de verificación a la dirección de correo electrónico que agregó. Una vez verificada la dirección de correo electrónico, podrá utilizarla en el campo De los correos electrónicos enviados desde Zoho Books.

Perspectiva: Agregar una dirección de correo electrónico de esta manera solo permitirá utilizar la dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos desde Zoho Books y no debe confundirse con añadir usuarios a su organización .

Reenviar correos electrónicos de verificación

Como se menciona en el sección anterior , cuando agregue una nueva dirección de correo electrónico del remitente, se enviará un correo electrónico de verificación a esa dirección de correo electrónico. Sin embargo, si no se recibió el correo electrónico, puede reenviar el correo electrónico de verificación. Así es como:

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico > > > > Preferencias de correo electrónico del remitente .
Haga clic en Haz clic Reenviar correo electrónico junto a una dirección de correo electrónico que aún no ha sido verificada.

El correo electrónico de verificación será enviado de nuevo.

Editar/Eliminar direcciones de correo electrónico

Puede elegir editar o eliminar las direcciones de correo electrónico de sus usuarios de Zoho Books haciendo clic en el Lápiz o Lata de basura iconos, respectivamente, que se pueden encontrar en el lado derecho de una dirección de correo electrónico.

Información de correo electrónico

Los correos electrónicos son el método convencional de comunicación con los clientes. Sin embargo, puede ser una molestia comprobar si sus clientes han visto los correos electrónicos que les ha enviado. La función Email Insights en Zoho Books le permite realizar un seguimiento de los correos electrónicos de notificación enviados a los clientes. Con esto, puede saber cuándo un cliente ha abierto un correo electrónico de notificación.

Escenario: Patricia envía una factura por correo electrónico a su cliente, John, y solicita el pago inmediato. Sin embargo, John afirma que aún no ha recibido la factura. Dado que Patricia ha habilitado Email Insights, puede comprobar si John vio la factura, junto con la fecha y hora exactas en que la vio. Esto le ayuda a tomar nuevas medidas en consecuencia.

En esta sección:

Habilitar información de correo electrónico

Cuando habilite información de correo electrónico, podrá rastrear los correos electrónicos de notificación que se envían para los siguientes módulos:

Facturas
Facturas de retenedor
Cotizaciones

Para habilitar información de correo electrónico:

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico .
Navegar para Información de correo electrónico bajo Preferencias .
Habilitar el Rastrea los correos electrónicos enviados a sus clientes opción.

Seguimiento del estado de los correos electrónicos de transacciones

Después de haber habilitado información de correo electrónico, puede ver el estado del correo electrónico de notificación en los siguientes lugares:

Vistas de lista de transacciones : Puede ver el estado de los correos electrónicos de notificación en la vista de lista de transacciones para los módulos Facturas, facturas de retenedor y cotizaciones. El estado se indicará utilizando iconos que se colocan cerca de cada transacción de la lista. Esto es lo que significan los iconos:
- Indica que la transacción se envió por correo electrónico.
- Indica que se abrió el correo electrónico de notificación de transactionâ€TM.
- Indica que la transacción fue vista desde el portal del cliente.

Consejo profesional: Seleccione Cliente visto en el menú desplegable del filtro de vista para ver una lista de transacciones que han sido vistas por sus clientes desde el portal del cliente y su bandeja de entrada de correo electrónico.

Detalles de transacciones Página : Puede ver la fecha y hora en que se abrió el correo electrónico de notificación en el Observaciones y historia pestaña de transacciones en los módulos Facturas, facturas de retenedor y cotizaciones.

Perspectiva: Si el correo electrónico que envió tiene varios destinatarios o tiene las direcciones de correo electrónico de sus usuarios en los campos CC o BCC, la transacción correspondiente se marcará como se ve cuando cualquiera de ellos la abra.

¿Cómo rastrea la actividad del correo electrónico Zoho Books?

Zoho Books utiliza balizas web (el estándar de la industria seguido por proveedores de servicios de correo electrónico para rastrear correos electrónicos) para rastrear los correos electrónicos enviados a sus clientes.

Un pequeño gráfico, del tamaño de un píxel, está incrustado en la parte inferior de los correos electrónicos HTML enviados desde Zoho Books. Cuando un destinatario abre el correo electrónico y elige mostrar imágenes en él, esta pequeña imagen se descarga de nuestro servidor. Esta descarga permite a Zoho Books rastrear cuándo se abrió su correo electrónico.

Advertencia: Si su cliente no elige mostrar imágenes para su correo electrónico, Zoho Books no podrá rastrear el estado. Por lo tanto, en algunos casos, Zoho Books podría mostrar el estado de su correo electrónico como sin abrir, incluso si fue abierto por sus clientes.

Plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico en Zoho Books le permiten crear correos electrónicos de notificación únicos y centrados en el cliente que se pueden enviar a sus clientes. Puede crear plantillas de correo electrónico que reflejen su marca y personalizar el contenido de correo electrónico en consecuencia.

En esta sección:

Crear plantillas de correo electrónico

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico .
Navegar hasta el Plantillas sección y seleccione el módulo para el que desea crear la plantilla de correo electrónico.

Consejo profesional: También puedes clon una plantilla de correo electrónico preconstruida, realice cambios en ella y luego guárdela como una nueva plantilla.

Haga clic en Haz clic +Nuevo en la esquina superior derecha para crear una nueva plantilla.
Introduzca un Nombre de plantilla para la plantilla de correo electrónico que está creando.
Agregar o seleccione direcciones de correo electrónico para el Desde, CC y Bcc campos.
Introduzca el Asunto del correo electrónico.
Personaliza el contenido de correo electrónico de acuerdo a sus necesidades.
Mark Mark Mark Mark Mark Mark Establezca esto de forma predeterminada si desea utilizar esta plantilla como predeterminada.
Haga clic en Haz clic Guardar .

Para agregar una firma común a las diferentes plantillas de correo electrónico de un módulo, haga clic en el Editar firma botón.
También puede agregar hasta cinco archivos (cada uno de 5 MB) a cada plantilla de correo electrónico haciendo clic Adjuntar archivo(s) .
Para editar una plantilla, haga clic en Mostrar contenido de correo o el nombre de la plantilla.

Personalizar plantillas de correo electrónico

Puede personalizar el contenido de las plantillas de correo electrónico para reflejar mejor su negocio y la marca. Así es como:

Ir a la página Configuración > > > > Correo electrónico .
Navegar hasta el Plantillas sección y seleccione el módulo para el que desea crear la plantilla de correo electrónico.
Seleccione una plantilla de correo electrónico existente o crear uno nuevo .
En el cuadro de texto, introduzca el mensaje que desea enviar a sus clientes.
Utilice las herramientas disponibles en la caja de herramientas para formatear su contenido de correo electrónico.
Para insertar una imagen en su plantilla, haga clic en el icono de imagen e introduzca la URL de origen de la imagen.
Para agregar hipervínculos, seleccione las palabras a hipervínculos, haga clic en el icono de hipervínculo e introduzca una URL.
Para que tu contenido de correo electrónico sea dinámico, haga clic en Insertar marcadores de posición y elija un marcador de posición de la lista.
Haga clic en Haz clic Guardar para aplicar sus cambios.

Asociar plantillas de correo electrónico con clientes

Agregue un toque personal a los correos electrónicos de notificación enviados a diferentes clientes. En Zoho Books, puede enviar correos electrónicos de notificación específicos del cliente a los clientes asignando plantillas de correo electrónico para ellos. Una vez que tengas plantillas de correo electrónico creadas , así es como puedes asociarlos con un cliente:

Ir a la página principal Clientes módulo desde la barra lateral izquierda.
Seleccione el cliente para quien desea asociar plantillas.
Haga clic en el Más desplegable en la esquina superior derecha y seleccione Plantillas asociadas .
Seleccione las plantillas que desea asociar con este cliente.
Haga clic en Haz clic Guardar .

Ahora, estas plantillas se establecerán como predeterminadas para este cliente y se utilizarán para todos los correos electrónicos futuros. Puedes cambiar estas plantillas en cualquier momento.

Nota: Este recurso de ayuda se tradujo utilizando la herramienta de traducción de Zoho.

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