Preferencias del contable
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Establecer el código de cuenta como obligatorio y único
Puede hacer que los códigos de cuenta obligatorios para nuevas cuentas y asegurarse de que cada código de cuenta sea único. Así es como:
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- En la pestaña General, en Carte de Cuentas, compruebe las siguientes opciones:
- Hacer que el código de cuenta sea obligatorio para nuevas cuentas: Esto garantiza que se requiera un código de cuenta para cada nueva cuenta. Si edita una cuenta existente, debe rellenar el código de cuenta según sea necesario si esto está habilitado.
- Introduzca un código de cuenta único para las cuentas creadas: Esto garantiza que cada nueva cuenta tenga un código único, lo que le ayuda a distinguir una cuenta de otra.
- Haga clic en Guardar.
Ahora, cada vez que cree una nueva cuenta o edite una cuenta existente, debe introducir un código de cuenta único.
Configurar cuentas predeterminadas utilizadas en transacciones
Nota: Esta función solo está disponible en el acceso temprano. Para habilitar esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte en support@zohobooks.com.
Puede configurar cuentas predeterminadas para diferentes entradas contables. Por ejemplo, puede asignar una cuenta predeterminada para Cuentas por cobrar para rastrear los pagos de los clientes y los saldos pendientes. Del mismo modo, puede configurar cuentas predeterminadas para Cuentas por pagar, Cargos de envío, Ajustes, Ajustes, Descuentos, Descuentos del proveedor y Acongresos del cliente. Así es como:
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- En la pestaña General, en Seleccionar una cuenta predeterminada para rastrear, elija la cuenta predeterminada para:
- Cuentas por cobrar: Cantidades de seguimiento que los clientes deben su negocio.
- Cuentas por pagar: Cantidades de seguimiento que su negocio debe a los proveedores.
- Cargo de envío: Rastrea los gastos de envío.
- Ajustes: Seguimiento de los ajustes de transacción.
- Descuento: Rastrea los descuentos aplicados a artículos o transacciones.
- Deuda mala: Realice un seguimiento de cantidades incobrables.
- Avance del Proveedor: Realice un seguimiento de los pagos anticipados a los proveedores.
- Avance del cliente: Realice un seguimiento de los pagos anticipados de los clientes.
- Haga clic en Guardar.
Ahora, las entradas contables se rastrearán bajo las cuentas predeterminadas configuradas.
Establecer preferencias para entradas de diario recurrentes del diario
Recurring journals are automated journal entries for repetitive transactions like rent or depreciation. You can save them as drafts or publish them immediately. To set your preference on how the child journals must be saved:
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- En la pestaña General, en Vistas recurrentes, elija una de las siguientes opciones:
- Crear revistas manuales en el estado del borrador: Crea entradas de diario como borradores para su posterior revisión y publicación.
- Crear revistas manuales en el estado publicado: Crea entradas de diario directamente en el estado publicado.
- Haga clic en Guardar.
Todas las revistas recurrentes ahora seguirán su preferencia seleccionada.
Campos personalizados de Journal
En Zoho Books, puede crear campos personalizados para entradas de diario para capturar información adicional. Por ejemplo, puede crear un campo personalizado de diario para rastrear las referencias de transacciones, notas de auditoría o incluso detalles fiscales.
Crear un campo personalizado del diario
To create a journal custom field:
-
Inicie sesión en su organización Zoho Books.
-
Ir a Configuración.
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Seleccione Contador en Preferencias.
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Haga clic en la pestaña Campos personalizados de turno en la parte superior.
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Haga clic en + Nuevo campo personalizado en la esquina superior derecha.
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En la página Nuevos campos personalizados - Revistas, rellene los siguientes detalles:
- Nombre de la etiqueta: Introduzca el nombre de la etiqueta de campo personalizado.
- Tipo de datos: Seleccione el tipo de datos que desea recopilar utilizando este campo personalizado, como texto, número, fecha o enlace.
- Ayuda Texto: Añada una breve descripción para explicar el propósito de este campo personalizado a los usuarios. Aparecerá debajo del campo personalizado en la página Creación del Diario.
- Privacidad de datos: Si la información recopilada utilizando este campo es sensible, seleccione las opciones apropiadas:
- PII (Información personalizada): Permite a los usuarios con acceso a datos protegidos ver los detalles del campo personalizados. A continuación, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
- Datos sensibles. Cifrar y guárdelo. : Elija esto si no desea que el campo se utilice en una búsqueda avanzada.
- Datos no sensibles. Guárdelo sin cifrado. : Elija esto si desea que el campo se utilice en una búsqueda avanzada.
- ePHI: Elija esto si los datos del campo contienen información médica sensible. Los datos se almacenarán con cifrado, y solo los usuarios con acceso a datos protegidos podrán verlos.
- PII (Información personalizada): Permite a los usuarios con acceso a datos protegidos ver los detalles del campo personalizados. A continuación, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
- Prevenir valores duplicados: Seleccione Sí si desea que el valor sea único y no vuelva a usar.
Nota: Si elige evitar valores duplicados, el campo personalizado no estará disponible para revistas recurrentes.
- Formato de entrada: Elija el formato para los datos introducidos en el campo personalizado. Haga clic en Configurar formato personalizado para introducir el formato preferido. Puede elegir una de las siguientes opciones predeterminadas:
- Números: Acepta solo números (0-9).
- Personajes alfanuméricos sin espacios: Acepta Personajes de minúsculas (a-z), Personajes de fondo (A-Z), y Números (0-9).
- Personajes alfanuméricos Con Espacios: Acepta Personajes de minúsculas (a-z), Personajes de fondo (A-Z), Números (0-9), y Espacios.
- Es obligatorio: Elija Sí si desea que este campo personalizado sea necesario al crear el diario manual.
- Mostrar en Todos los archivos PDF: Elija Sí si desea que este campo personalizado aparezca en todos los archivos PDF del diario.
Consejo profesional: Para modificar esta preferencia para el campo personalizado más adelante, vaya a Configuración > Preferencias > Contador > Pestaña Campos personalizados diarios pestaña. Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione Mostrar en Todos los archivos PDF. Para ocultarlo de nuevo, siga los mismos pasos y haga clic en Ocultar todos los archivos PDF en el menú desplegable.
- Haga clic en Guardar.
El campo personalizado aparecerá ahora en la página Nuevo diario para revistas manuales o recurrentes.
Otras acciones en Journal Custom Fields
Editar un campo personalizado del diario
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- Haga clic en la pestaña Campos personalizados de turno en la parte superior.
- Pase el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione Editar.
- Editar Campo personalizado - Revistas, realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar.
Marcar un campo personalizado del diario como inactivo
Advertencia: Cuando marque un campo personalizado como inactivo, ya no se mostrará en ninguna revista.
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- Haga clic en la pestaña Campos personalizados de turno en la parte superior.
- Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione Marcar como inactivo.
El campo personalizado ahora está inactivo y eliminado de todas las revistas existentes. No aparecerá al crear una nueva entrada del diario.
Nota: Para marcar un campo personalizado como activo de nuevo, siga los mismos pasos que anteriores y haga clic en Marcar como Activo en el menú desplegable.
Establecer permisos de acceso para el campo personalizado del diario
Puedes controlar quién en tu organización puede acceder a un campo personalizado específico que agregaste en la revista. Así es como:
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- Haga clic en la pestaña Campos personalizados de turno en la parte superior.
- Coloca el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione Configurar acceso.
- En la ventana emergente Leer/Escribir para %custom_field%, establezca el acceso requerido para su organización y haga clic en Guardar.
Los usuarios con los permisos establecidos ahora pueden acceder a la información de campo personalizada.
Eliminar un campo personalizado del diario
Advertencia: Eliminar un campo personalizado diario lo elimina permanentemente de todas las revistas existentes. Haga clic en Force Eliminar para proceder.
Insight: Si no estás usando un campo personalizado temporalmente, simplemente puedes simplemente marcarlo como inactivo en lugar de eliminarlo.
Para eliminar un campo personalizado diario:
- Inicie sesión en su organización Zoho Books.
- Ir a Configuración.
- Seleccione Contador en Preferencias.
- Haga clic en la pestaña Campos personalizados de turno en la parte superior.
- Pase el cursor sobre el campo personalizado, haga clic en el menú desplegable a la derecha y seleccione Eliminar.
- En la ventana emergente, haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
Nota: Este recurso de ayuda se tradujo utilizando la herramienta de traducción de Zoho.
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