القوالب

تقدم Zoho Payroll كل من قوالب الدفع (قالب التسوية العادية والكامل والنهائي) وقوالب الحروف (شهادة الراتب وقالب مراجعة الراتب).

قوالب Payslip

يمكنك تخصيص الطريقة التي تريد أن تبدو بها شرائح الدفع لموظفيك في هذا القسم من الإعدادات. هناك نوعان من قوالب payslip:

• عادي
• [التسوية الكاملة والنهائية] (#final-payslip)

قوالب الدفع العادية

بمجرد معالجة الراتب الشهري ، تحتاج إلى إرسال شريحة الدفع إلى موظفيك. يمكنك اختيار قالب افتراضي من بين الخيارات التالية:

• معيار
• مصغرة
• بسيطة
• ضوء
• جدول بيانات بسيط
• المهنية
• أنيقة

لتكوين شريحة دفع منتظمة:

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
• حدد قالبًا من القائمة وانقر فوق إعداد افتراضي أو معاينة.

أثناء إرسال شرائح الدفع ، يمكنك اختيار تضمين PAN و YTD و Department و Work Location. يمكنك أيضًا اختيار تضمين أي حقول ** مخصصة** قد تكون أنشأتها. يمكنك أيضًا إضافة شعار المنظمة ** وتغيير حجمه بشكل مناسب لعرضه في شريحة الدفع.

لتحرير تفضيلات Paylip:

• تحوم فوق قالب وانقر فوق أيقونة **عدل.
• تحقق أو إلغاء تحديد الخيارات المطلوبة.

ملاحظة: يمكنك تضمين خمسة حقول مخصصة كحد أقصى في قالب.

• انقر حفظ.

ملاحظة: لن تنطبق التغييرات التي أجريت على قالب إلا على هذا القالب المحدد.

Final settlement Payslip Template

يمكنك تخصيص شريحة دفع التسوية النهائية التي ترسلها إلى موظفيك المنتهية الصلاحية بعد معالجة مدفوعاتهم النهائية. لتخصيص:

• انتقل إلى الإعدادات > Payslip Templates > Final Settlement Payslips.
• تحوم فوق قالب وانقر فوق أيقونة **عدل.
• تحقق أو إلغاء تحديد الخيارات المطلوبة.
• إجراء تغييرات على ** الإعلان من قبل المتلقي**، إذا لزم الأمر.
• انقر حفظ.

قوالب الرسائل

يقدم Zoho Payroll ميزة متعددة الاستخدامات لإنشاء ثلاثة أنواع أساسية من قوالب الحروف: قالب شهادة الراتب وقالب مراجعة الراتب وقالب خطاب المكافأة. تم تصميم هذه القوالب لتوفير معلومات شاملة للموظفين ويمكن تخصيصها بسهولة من خلال أقسام مختلفة.

• قالب شهادة الراتب
• قالب خطاب مراجعة الراتب

قالب شهادة الراتب

يعد قالب شهادة الراتب من Zoho Payroll وثيقة شاملة تعمل كتأكيد رسمي على أرباح الموظف وتفاصيل التوظيف. تتضمن المعلومات الأساسية تفاصيل التكلفة إلى الشركة (CTC) ، مع توزيع الأرباح الشهرية والسنوية عبر مكونات مختلفة مثل الأساسية وبدل تأجير المنازل وخطط الاستحقاقات المرنة.

لإرسال رسائل شهادة الراتب إلى الموظفين ، سيتعين عليك تمكينها وتكوينها. إليك كيف:

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
• حدد قالب شهادة الراتب في الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر تمكين.

بعد ذلك ، يمكنك تخصيص الأقسام التالية:

• تخصيص الرأس: يمكن تصميم الرأس ليشمل اسم المنظمة وعنوانها والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
• تحميل الشعار: لدى المستخدمين خيار تحميل شعار مؤسستهم لمظهر العلامة التجارية.
• عرض عنوان المنظمة: يمكن عرض عنوان المنظمة في الرأس لمزيد من السياق.

نصيحة: لمزيد من تخصيص تنسيق عنوان المؤسسة، انقر فوق تنسيق التخصيص لإدراج أصحاب المواقع الذين يملأون التفاصيل المحددة ديناميكيًا. يشمل أصحاب المناصب الشائعة للعناوين {عنوان الشارع} و {المدينة} و {الدولة} و {الرمز البريدي} و {البلد} وأكثر من ذلك بكثير. يضمن هذا التخصيص أن تكون معلومات العنوان مأهولة تلقائيًا بناءً على التفاصيل الحالية للمؤسسة.

إدارة المحتوى

بمجرد إعداد قسم الرأس ، يمكنك بسهولة تعديل جسم الرسالة لتناسب احتياجاتك. انقر فوق إدارة المحتوى لتحرير الرسالة وتنسيقها.

يمكنك أيضًا إدراج أصحاب المواقع مثل {اسم الموظف} ، {CTC السنوي الحالي} ، وما إلى ذلك ، ضمن القالب ، بحيث لن تضطر إلى إعادة كتابة الرسالة بأكملها يدويًا لكل موظف.

انقر فوق ** معاينة** لمراجعة الرسالة مع أحدث التغييرات قبل الانتهاء منها وإرسالها. تضمن ميزة المعاينة أن جميع التخصيصات تنعكس بدقة.

تفاصيل التوقيع: يمكن للمستخدمين تسجيل تفاصيل التوقيع، إضافة لمسة شخصية. يمكنك تحميل التوقيع، وإدخال التحية الختامية وتفاصيل التوقيع.

قسم القدم: لديك المرونة لتخصيص الملصق وفقًا لتفضيلاتك. دمج أصحاب المناصب مثل {الاسم} أو {البريد الإلكتروني} أو {العنوان} لإضافة لمسة احترافية إلى نهاية رسالتك.

بمجرد تخصيص القالب ، انقر فوق حفظ وتمكين.

بمجرد تخصيص قالب الرسالة ، يمكنك اختيار العرض لموظفيك في بوابة الموظفين. إليك كيف:

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد Preferences.
• حدد بوابة الموظفين.
• حدد عرض الشهادة في البوابة الخيار.

قالب خطاب مراجعة الرواتب

يعد قالب خطاب مراجعة الراتب في Zoho Pay أداة اتصال رسمية تستخدم لإخطار الموظفين بالتغييرات في هيكل رواتبهم. تحتوي الرسالة على أخبار إيجابية حول مراجعة الرواتب اعتبارًا من تاريخ محدد.

على غرار قالب شهادة الراتب ، توفر الرسالة تفصيلاً مفصلاً للراتب المنقح ، والذي يشمل مبالغ شهرية وسنوية لمختلف المكونات مثل بديل إيجار المنازل وخطط الاستحقاقات المرنة.

كما يؤكد القالب من جديد أن جميع شروط وأحكام العمل الأخرى تظل دون تغيير ويعبر عن توقعات الإدارة لاستمرار الأداء الممتاز للموظف.

لإرسال قوالب مراجعة الرواتب إلى الموظفين ، سيتعين عليك تمكينها وتكوينها. إليك كيف:

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
• حدد قالب مراجعة الراتب في الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر تمكين.

بمجرد تمكين قالب الحروف ، يمكنك تكوينه بالنقر فوق أيقونة Edit.يمكنك تخصيص الأقسام التالية:

تخصيص الرأس: على غرار قالب شهادة الراتب ، يمكن تخصيص الرأس بتفاصيل تنظيمية.

تحميل الشعار: يضيف تحميل الشعار لمسة احترافية إلى الرسالة.

قسم القدم:

تفاصيل التوقيع: توفر تفاصيل التوقيع القابلة للتخصيص إغلاقًا احترافيًا للرسالة.

بمجرد تخصيص قالب الرسالة ، يمكنك اختيار العرض لموظفيك في بوابة الموظفين. إليك كيف:

• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد التفضيلات.
• حدد بوابة الموظفين.
• حدد عرض خطاب مراجعة الراتب في البوابة الخيار.