دمج أعمال WhatsApp مع كشوف المرتبات Zoho
يمكنك دمج Zoho Payroll مع WhatsApp Business - منصة المراسلة الفورية. من خلال التكامل مع WhatsApp Business ، يمكنك إرسال إشعارات مهمة مثل شرائح الراتب ورسائل الرواتب إلى موظفيك. سيتم إرسال هذه الإشعارات مباشرة إلى صندوق الوارد WhatsApp لموظفيك.
ملاحظة ولا يتوفر هذا التكامل إلا في مرحلة الوصول المبكر. اتصل support@zohopayroll.com للوصول إلى مؤسستك.
كما تأتي إشعارات WhatsApp هذه كأداة تذكير مفيدة إذا فات بعض الموظفين تلقي إشعارات الرواتب المهمة على بريدهم الإلكتروني.
السيناريو تلاحظ Ram ، وهي شركة موارد بشرية في Trillinat ، وهي شركة لصناديق التحوط ، أن الموظفين في مؤسستهم غالبًا ما يفوتون عرض شريحة الدفع المرسلة عبر البريد الإلكتروني. يأخذ الأمر بين يديه ويلاحظ أن الموظفين يستخدمون WhatsApp على أي تطبيق آخر. قرر دمج Zoho Payroll مع WhatsApp Business ، ومنذ أن بدأ الموظفون في تلقي إشعارات الرواتب على WhatsApp ، انخفضت تذاكر دعم الرواتب بشكل كبير.
ستتمكن من إرسال إشعارات WhatsApp من أجل:
| الإشعارات | الأنواع | |—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————— | Payslips | - Regular Payslips - Off Cycle and One Time Payslips - Resettlement Payslips - تسوية كاملة ونهائية | | رسائل | - مكافأة - مراجعة الرواتب - شهادات الرواتب |
ملاحظة بالنسبة للموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى بوابة الموظفين ، سيتم إرسال إشعار WhatsApp مع رابط للوصول إلى شريحة الدفع / الرسالة. بالنسبة للموظفين الذين لا يستطيعون الوصول إلى بوابة الموظفين ، سيتم إرسال إشعار شريحة الدفع / الرسالة جنبًا إلى جنب مع المرفق المعني.
علاوة على ذلك، يمكن تخصيص هذه الإشعارات لتلبية متطلبات مؤسستك باستخدام أصحاب المواقع.
تواصل مع WhatsApp
- انتقل إلى الإعدادات.
- حدد WhatsApp ضمن عمليات التكامل.
- انقر فوق اتصل بالقرب من WhatsApp Business.
- في المنبثقة التي تظهر ، تحقق أوافق على شروط WhatsApp Client ISV وشروط WhatsApp Client ، وانقر فوق اتصل WhatsApp. سيتم الآن إعادة توجيهك إلى * صفحة تسجيل الدخول إلى Facebook*.
- أدخل عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور المسجلة على Facebook ، وانقر فوق تسجيل الدخول.
Insight إذا لم يكن لديك حساب على Facebook، فقم بإنشاء حساب واحد بالنقر فوق إنشاء حساب جديد.
- في الصفحة التالية ، تحقق من حسابك وانقر فوق مواصلة باسم “اسم حسابك”. إذا كنت ترغب في تسجيل الدخول باستخدام حساب آخر، فانقر فوق تسجيل الدخول إلى حساب آخر.
- اقرأ شروط خدمة WhatsApp Business وشروط الخدمة الوصفية ، وانقر فوق ابدأ.
- ملء تفاصيل عملك وانقر فوق التالى.
- في الصفحة التالية، حدد حساب WhatsApp Business** و WhatsApp Business Profile.
- انقر التالي، وعلى الصفحة التالية، انقر انتهاء.
سيتم توصيل مؤسسة Zoho Payroll الخاصة بك بـ WhatsApp.
لقد قمت الآن بربط Zoho Payroll و WhatsApp Business.
- حدد رقم عمل WhatsApp. سيحصل موظفوك على إشعارات الرواتب من هذا الرقم.
ملاحظة تأكد من تحديد رقم WhatsApp Business فريد لم يتم استخدامه لأي تطبيقات أخرى.
- انقر مواصلة.
في الشاشة التالية ، يمكنك مراجعة جميع قوالب الدفع والحروف الافتراضية التي تقدمها Zoho Payroll. يمكنك تمكينها وتخصيصها لاحقًا ، إذا لزم الأمر.
إدارة ائتمانات WhatsApp
بمجرد توصيل WhatsApp بمؤسسة Zoho Payroll الخاصة بك ، سيتعين عليك شراء ائتمانات المراسلة الفورية لإرسال الإشعارات من خلال حساب WhatsApp Business الخاص بك. تعرف على المزيد حول كيفية عمل الاعتمادات.
شراء الائتمانات
لشراء أرصدة WhatsApp في Zoho Payroll:
- انتقل إلى الإعدادات.
- حدد WhatsApp ضمن عمليات التكامل.
- انقر فوق شراء الاعتمادات في أعلى صفحة تكوين WhatsApp.
- في القائمة المنبثقة شراء ائتمانات، أدخل عدد ائتمانات المراسلة الفورية التي تريد شراؤها.
- سيتم عرض سعر ائتمان فورم واحد بجوار الحقل.
- انقر حساب السعر. سيتم عرض المبلغ الإجمالي (بما في ذلك الضرائب).
- انقر إجراء الدفع.
سيتم إعادة توجيهك إلى بوابة الدفع ، حيث يمكنك الدفع مقابل الائتمان الفوري الذي تريد شرائه. بمجرد الانتهاء ، سيتم إضافة الاعتمادات إلى مؤسستك. يمكنك أيضًا شراء الاعتمادات من Zoho Store.
ملاحظة قد يختلف المبلغ المستخدم لشراء ائتمانات المراسلة الفورية لـ WhatsApp ، اعتمادًا على العملة التي تستخدمها للشراء. بمجرد شراء الأرصدة ، يمكنك إما تمكين الإشعارات (القوالب الافتراضية التي توفرها Zoho Payroll) أو إنشاء قوالب جديدة إذا لزم الأمر.
تقرير استخدام الائتمان
في Zoho Payroll ، يمكنك عرض وتتبع استخدام ائتمانات المراسلة الفورية الخاصة بك مباشرة من وحدة التقارير. يساعدك ذلك على مراقبة وإدارة ائتمانات المراسلة الفورية بكفاءة.
لعرض تقرير استخدام ائتمانات IM:
- انتقل إلى التقارير على الشريط الجانبي الأيسر.
- حدد ائتمانات IM الاستخدام ضمن النشاط.
يمكنك عرض تفاصيل الأرصدة الفورية التي استخدمتها لحساب WhatsApp Business الخاص بك.
تمكين القوالب
لتمكين القوالب الافتراضية التي تقدمها Zoho Payroll:
- انتقل إلى الإعدادات.
- حدد WhatsApp ضمن عمليات التكامل.
- انزلاق زر التبديل بجوار شرائح الدفع أو الحروف التي تريد إرسال الإشعارات إليها.
سيتم إرسال الإشعارات بناءً على القوالب الافتراضية التي تقدمها Zoho Payroll. ومع ذلك ، إذا كنت لا ترغب في استخدام قوالب افتراضية لدينا ، فيمكنك إنشاء قوالب جديدة أو تحريرها إذا لزم الأمر.
إنشاء القوالب
إليك كيفية إنشاء قوالب جديدة:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر.
- تحوم فوق اسم القالب الافتراضي في شريحة الدفع وانقر فوق أيقونة ** تحرير**.
- انقر + جديد.
- أدخل اسم القالب.
- أدخل المحتوى الخاص بالقالب. يمكنك إدراج حاملي الأماكن بالنقر فوق النسخة المنسدلة بجوار إدراج حاملي الأماكن.
- انقر حفظ.
سيتم إنشاء القالب وإرساله إلى Meta للموافقة عليه. بمجرد موافقة Meta على القالب ، يجب وضع علامة عليه افتراضيًا.
قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 24 ساعة حتى يوافق عليه فريق WhatsApp. سيتم عرض حالة الموافقة على صفحة القائمة.
يمكن أن يحتوي القالب على الحالات التالية:
| الوضع | الوصف | |—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————— | تمت الموافقة | وافق فريق WhatsApp Business على القالب. | | رفض | رفض فريق WhatsApp Business القالب. قم بتحرير وإعادة تقديم القالب للموافقة عليه. تعلم لماذا يتم رفض القوالب. | | في انتظار الموافقة | تم إرسال القالب إلى فريق WhatsApp Business وينتظر الموافقة عليه. قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 24 ساعة لتحديث الحالة. | | الحذف قيد التقدم | يقوم فريق WhatsApp Business بتقييم طلبك لحذف قالب. | | فشل الحذف | لم يتم حذف القالب بسبب مشكلات في الشبكة. ابدأ عملية الحذف مرة أخرى. | | حذف | قام فريق WhatsApp Business بحذف القالب. ولا يمكن التراجع عن هذا الإجراء. |
قم بتعيين القالب افتراضيًا
إذا كنت ترغب في إرسال قالب معين إلى الموظفين، فيمكنك تعيين هذا القالب افتراضيًا. للقيام بذلك: انتقل إلى الإعدادات وانتقل إلى التكاملات وانقر فوق WhatsApp.
- انقر فوق اسم القالب.
- انقر علامة كما Primary.
سيتم استخدام القالب الذي يتم وضع علامة عليه على أنه أساسي لإرسال إشعارات إلى الموظفين.
قالب الاستنساخ
إذا كنت ترغب في إنشاء قالب مشابه لقالب موجود ، فيمكنك استنساخه. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات ، انتقل إلى عمليات الدمج ، وانقر فوق WhatsApp.
- انقر فوق اسم القالب.
- انقر فوق أيقونة المزيد بجوار القالب الذي تريد استنساخه وحدد الاستنساخ.
- تحرير التفاصيل اللازمة في استنساخ ال WhatsApp Template المنبثقة التالية، وانقر فوق حفظ.
سيتم إرسال القالب المستنسخ الجديد إلى فريق WhatsApp Business للموافقة عليه ويمكن استخدامه بمجرد الموافقة عليه.
تحرير القالب
إليك كيفية تحرير القالب الخاص بك:
- انتقل إلى الإعدادات ، انتقل إلى عمليات الدمج ، وانقر فوق WhatsApp.
- تحوم فوق اسم القالب الافتراضي في شريحة الدفع وانقر فوق أيقونة تحرير.
- انقر فوق أيقونة **المزيد ** بجوار القالب الذي تريد تحريره.
- حدد عدل من القائمة المنسدلة.
- إجراء التغييرات اللازمة وانقر فوق حفظ.
حذف القالب
يمكنك حذف قالب WhatsApp إذا لم تكن بحاجة إليه. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات ، انتقل إلى عمليات الدمج ، وانقر فوق WhatsApp.
- تحوم فوق اسم القالب الافتراضي في شريحة الدفع وانقر فوق أيقونة ** تحرير**.
- انقر فوق أيقونة المزيد بجوار القالب الذي تريد حذفه.
- انقر فوق حذف من القائمة المنسدلة للمضي قدما.
ملاحظة لا يمكنك حذف قالب تم وضع علامة عليه على أنه أساسي.
إرسال إشعارات Payslip
عند إرسال شرائح الدفع العادية لمرة واحدة / خارج الدورة وإعادة التوطين والتسوية الكاملة والنهائية ، سيكون لديك خيار إرسال شرائح الدفع إلى WhatsApp للموظفين أيضًا. سيتم إرسال القوالب التي تم وضع علامة عليها على أنها أساسية كإخطار WhatsApp للموظفين.
إرسال رسائل الراتب إشعارات
عند إرسال المكافأة ومراجعة الراتب وشهادات الراتب ، سيكون لديك خيار إرسال شرائح الدفع إلى WhatsApp للموظفين أيضًا. سيتم إرسال القوالب التي تم وضع علامة عليها على أنها أساسية كإخطار WhatsApp للموظفين.
تقرير إشعارات WhatsApp
في كتب Zoho ، يمكنك عرض الرسائل التي ترسلها لعملائك من حساب WhatsApp Business الخاص بك ومراقبتها. يسمح لك ذلك بتتبع نوع الإشعارات المرسلة إلى عميلك وحالتها. لعرض تقرير إشعارات WhatsApp:
- انتقل إلى Reports على الشريط الجانبي الأيسر.
- حدد ** WhatsApp Notifications** ضمن النشاط.
تغيير رقم WhatsApp الافتراضي
لتغيير رقم WhatsApp الافتراضي:
- انتقل إلى الإعدادات ، انتقل إلى عمليات الدمج ، وانقر فوق WhatsApp.
- انقر فوق أيقونة ** Edit** في قسم أرقام أعمال WhatsApp الافتراضية.
- حدد رقم WhatsApp الجديد
- تأكيد اختيارك.
- انقر متابعة.
تغيير حساب WhatsApp Business
يمكنك أيضًا تغيير حساب WhatsApp Business إذا كان لديك بالفعل حساب موجود. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات، انتقل إلى عمليات الدمج، وانقر فوق *WhatsApp.
- انقر فوق تكوين وحدد ** تغيير الحساب** من القائمة المنسدلة.
ملاحظة بمجرد تغيير حساب WhatsApp Business الخاص بك ، لن تتمكن من استخدام قناة وقوالب WhatsApp الحالية. لذلك ، سيُطلب منك حذف القوالب قبل المتابعة.
تحذير تأكد من حذف القوالب من Zoho Payroll وليس من Meta لتجنب مشكلات المزامنة.
في المنبثقة التالية ، يجب عليك حذف القوالب الحالية قبل تغيير الحساب الافتراضي.
يمكنك النقر فوق ** جدولة الحذف التلقائي** لبدء عملية الحذف التلقائي. تعتمد المدة الزمنية للحذف على العملية في نهاية Meta.
بمجرد اكتمال عملية الحذف ، سيتم تغيير حالة حساب WhatsApp Business الخاص بك إلى معلق الإعداد. يمكنك أيضًا التحقق مما إذا كان عدد القوالب لكل وحدة قد تم تغييره إلى 0 للتأكد من اكتمال عملية الحذف.
- انقر مواصلة الإعداد.
سيظهر حساب WhatsApp Business المنبثق.
- انقر فوق استخدام حساب WhatsApp Business الحالي المسجل لدى Zoho وحدد الحساب من القائمة المنسدلة لمواصلة استخدام الحساب الحالي. (أو)
- انقر فوق إنشاء حساب WhatsApp Business جديد مع Zoho لإنشاء حساب WhatsApp Business جديد.
- انقر مواصلة.
سيتم تغيير حساب WhatsApp Business.