الإدارات والتعيينات

الإدارات والتعيينات هي ميزتان أساسيتان في كشوف المرتبات في Zoho تساعد المؤسسات على إدارة موظفيها بشكل أكثر كفاءة. الأقسام هي الأقسام أو الوحدات التنظيمية المختلفة ، مثل التسويق والمبيعات والموارد البشرية والمالية والعمليات. من ناحية أخرى ، تشير التعيينات إلى العناوين الوظيفية للموظفين داخل كل قسم.

يمكن للمنظمات تبسيط عمليات الرواتب الخاصة بها ، وتحسين إدارة البيانات ، واكتساب رؤى قيمة في القوى العاملة الخاصة بها من خلال إنشاء وإدارة الإدارات والتعيينات. بشكل عام ، تلعب الإدارات والتعيينات دورًا حاسمًا في إدارة الموظفين وضمان الأداء السلس للمؤسسة.

الإدارات

تمكنك الأقسام في Zoho من تسجيل الأقسام المختلفة في مؤسستك ، مثل التسويق والمبيعات والموارد البشرية وما إلى ذلك. عند تسجيل إدارات الموظفين ، يمكنك:

• كسر بيانات الرواتب حسب الإدارة: تساعدك هذه الميزة على عرض ملخص الرواتب للموظفين بناءً على إداراتهم حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة.

عرض إنفاق الرواتب لكل قسم: تمكنك هذه الميزة من الحصول على رؤية رفيعة المستوى لمبلغ إنفاق كل قسم على الرواتب. بناءً على نفقات الرواتب لكل قسم ، يمكنك تخصيص الموارد وتخطيط الميزانيات وتحديد المجالات التي يمكنك فيها خفض التكاليف وتحسين الكفاءة.

إنشاء تقارير حسب الإدارة: يمكنك إنشاء تقارير مختلفة بناءً على البيانات الحكيمة للإدارة. هذه التقارير يمكن أن توفر رؤى حول أداء كل إدارة.

السيناريو: لدى Zylker العديد من الإدارات ، بما في ذلك التسويق والمبيعات والموارد البشرية والمالية. تريد الشركة تتبع بيانات الرواتب لكل قسم على حدة لاكتساب رؤى حول أنماط الإنفاق الخاصة بها واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد. باستخدام ميزة الأقسام في Zoho Payroll ، يمكن للشركة بسهولة إنشاء وإدارة الأقسام وتعيين الموظفين لهم.

على سبيل المثال ، إذا لاحظت الشركة أن قسم المبيعات لديه إنفاق أعلى على الرواتب مقارنة بالإدارات الأخرى ، فيمكنها تحليل البيانات لتحديد أسباب زيادة الإنفاق. يمكنهم بعد ذلك اتخاذ قرارات مستنيرة حول زيادة أو خفض ميزانية الإدارة ، أو إعادة تخصيص الموارد للإدارات الأخرى.

إنشاء قسم

إليك كيفية إنشاء أقسام في Zoho Payroll:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق الإدارات.
• انقر + الإدارات الجديدة.

• أدخل اسم القسم الذي تريد إنشاؤه.
• أدخل رمزًا للإدارة.

البصيرة: رموز الإدارات في Zoho Payroll هي معرّفات يمكنك تعيينها لكل قسم في مؤسستك. عند إنشاء قسم في Zoho Payroll ، يمكنك تعيين رمز قسم له. يمكن أن يكون رمز القسم أي مزيج من الحروف أو الأرقام أو الرموز. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين الرمز “MKTG-1” إلى قسم التسويق ، و “SALES-5” إلى قسم المبيعات ، وهلم جرا.

• أدخل وصفًا للقسم وانقر فوق حفظ.

يمكنك الآن إضافة موظفين إلى الإدارات أثناء تحرير المعلومات الأساسية للموظفين أو أثناء إنشاء موظفين جدد.

إدارات الاستيراد

تسمح Zoho Payroll للمستخدمين باستيراد أقسام الموظفين بكميات كبيرة لتوفير الوقت وضمان الدقة. يمكن أن تكون الإدارات المستوردة مفيدة للشركات التي لديها عدد كبير من الإدارات.

إلى إدارات الاستيراد في Zoho كشوف المرتبات:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق الإدارات.
• انقر استيراد.

• سيتم توجيهك إلى صفحة أخرى حيث تحتاج البيانات التي ترغب في استيرادها إلى تحميلها.
• يمكن تحميل البيانات إما كملف CSV (Comma Separated Values) أو TSV (Tab Separated Values) أو XLS (eXceL Spreadsheet) من ملفاتك. حدد أيضًا ترميز الأحرف بناءً على ملف الاستيراد الخاص بك وانقر فوق التالي.
• خريطة الحقول ذات الصلة وانقر فوق التالى مرة أخرى.
• معاينة بيانات الاستيراد وانقر فوق استيراد.

سيتم استيراد تفاصيل الأقسام من الملف الذي قمت بتحميله إلى Zoho Payroll. يمكنك الآن إضافة موظفين إلى الإدارات التي استوردتها.

قسم التحرير

يمكنك إجراء تغييرات على الإدارات التي أنشأتها. للتحرير:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق الإدارات.
• تحوم فوق القسم الذي تريد تحريره وانقر فوق أيقونة المزيد بجوار القسم.
• انقر تحرير وإجراء التغييرات اللازمة.
• انقر حفظ.

احذف القسم

يمكنك حذف الإدارات عندما لم تعد بحاجة إليها. على سبيل المثال ، قد تقوم شركتك بحل أو إغلاق قسم.

الشرط المسبق: لا يمكنك حذف القسم إلا عندما لا يكون الموظفون جزءًا منه.

لحذف قسم بشكل دائم:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق الإدارات.

• تحوم فوق القسم الذي تريد حذفه وانقر فوق أيقونة المزيد بجوار القسم.

• انقر فوق حذف وسيظهر تأكيد منبثق.

• انقر نعم.

التعيينات

تتيح لك التعيينات في Zoho Payroll تسجيل العناوين الوظيفية للموظفين في مؤسستك. هذه الميزة مفيدة للشركات التي لديها قوة عاملة كبيرة وترغب في إدارة بيانات موظفيها بفعالية. عند تسجيل تسميات الموظفين ، يمكنك:

• إنشاء تقارير تفكك بيانات الرواتب حسب التعيين
• تنفيذ مهام مثل مراجعات الرواتب وعمليات الخروج بسهولة

** السيناريو:** قد يكون لشركة التكنولوجيا عناوين وظيفية متعددة داخل قسم الهندسة ، مثل “مهندس برامج” و “مهندس برامج أقدم” و “مهندس برامج”.من خلال تعيين كل موظف لتعيين المسمى الوظيفي لكل منهم ، يمكن للشركة بسهولة إنشاء تقارير تفكك نفقات الرواتب حسب المسمى الوظيفي.

يمكن أن تكون هذه المعلومات مفيدة لاتخاذ القرارات بشأن تسويات الرواتب والترقيات. على سبيل المثال ، إذا كان تعيين “مهندس البرمجيات الأقدم” له باستمرار نفقات كشوف أعلى من التعيينات الأخرى ، فقد ترغب الشركة في التفكير في تعديل الرواتب أو تقديم عروض ترويجية للاحتفاظ بأفضل المواهب.

إنشاء التسمية

إليك كيفية إنشاء تسميات في Zoho Payroll:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق ** التعيينات**.
• انقر + تسمية جديدة.

• أدخل اسم التعيين الذي تريد إنشاؤه.
• انقر حفظ.

بمجرد إنشاء تسمية ، يمكنك تسجيل تسمية الموظف أثناء إنشاء موظف.

استيراد التعيينات

يسمح Zoho Payroll للمستخدمين باستيراد تسميات الموظفين بكميات كبيرة لتوفير الوقت وضمان الدقة. يمكن أن يكون استيراد التعيينات مفيدًا للشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين أو غالبًا ما تقوم بتحديث العناوين والمسؤوليات الوظيفية.

لاستيراد التعيينات في Zoho Payroll:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق ** التعيينات**.
• انقر استيراد.

• سيتم توجيهك إلى صفحة أخرى حيث تحتاج البيانات التي ترغب في استيرادها إلى تحميلها.
• يمكن تحميل البيانات إما كملف CSV (Comma Separated Values) أو TSV (Tab Separated Values) أو XLS (eXceL Spreadsheet) من ملفاتك. حدد أيضًا ترميز الأحرف بناءً على ملف الاستيراد الخاص بك وانقر فوق التالي.
• خريطة الحقول ذات الصلة وانقر فوق التالى مرة أخرى.
• معاينة بيانات الاستيراد وانقر فوق استيراد.

سيتم استيراد تفاصيل التعيين من الملف الذي قمت بتحميله إلى Zoho Payroll. يمكنك الآن ربط التعيينات المستوردة للموظفين.

تحرير التسمية

يمكنك إجراء تغييرات على التعيين الذي قمت بإنشائه. للتحرير:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق ** التعيينات**.
• تحوم على التعيين الذي تريد تحريره وانقر فوق أيقونة المزيد بجوار التعيين.
• انقر تحرير وإجراء التغييرات اللازمة.
• انقر حفظ.

حذف التعيين

يمكنك حذف التعيينات عندما لم تعد بحاجة إليها.

الشرط المسبق: لا يمكنك حذف التعيين إلا عندما لا يكون الموظفون مرتبطين به.

لحذف التعيين بشكل دائم:

• انقر فوق أيقونة الإعدادات في أعلى اليمين وانقر فوق ** التعيينات**.

• تحوم فوق التعيين الذي تريد حذفه وانقر فوق أيقونة المزيد بجوار القسم.

• انقر فوق حذف وسيظهر تأكيد منبثق.

• انقر نعم.