الوثائق

وحدة المستندات في Zoho Payroll هي مركزك المركزي لإدارة المستندات بكفاءة. تساعدك هذه الوحدة على تبسيط التعامل مع المستندات الأساسية وتنظيم وتحميل والوصول إلى المعلومات الحاسمة المتعلقة بمؤسستك وموظفيك.

** لماذا استخدام وحدة المستندات؟**

1) تخزين الوثائق المنظمة

قم بسهولة بتصنيف المستندات وتخزينها في مجلدات المنظمة أو مجلدات الموظفين ، المصممة خصيصًا لهيكلك التنظيمي ومتطلبات الخصوصية.

2) تعزيز الخصوصية والأمن

تخصيص من يمكنه رؤية المستندات والوصول إليها ، وضمان بقاء المعلومات الخاصة آمنة ومشاركتها فقط مع الأشخاص المعتمدين.

3) استرداد المستندات الفعالة للوقت

استخدم مرشحات متقدمة وسهولة التنقل للعثور على المستندات بسرعة ، مما يوفر الوقت لفرق الموارد البشرية والإدارة.

4) الاحتفاظ بسجل شامل

احتفظ بسجل لسياسات الشركة وعقود الموظفين وتقييمات الأداء والمزيد.

دعونا نرى كيف يمكنك استخدام وحدة المستندات في Zoho Payroll.

ملاحظة: يرجى مراعاة حد التخزين ، الذي يتم تعيينه عند 1 جيجابايت لكل 100 موظف.

إنشاء مجلدات

في Zoho Payroll ، يمكنك تنظيم مستنداتك بفعالية عن طريق إنشاء مجلدات داخل كل من [Organization] (#create-org-folders) و [Emp-folders] (#create-folders).

لتحديد المجلد المناسب للمستند ، يرجى الرجوع إلى الجدول أدناه.

إنشاء مجلدات المنظمة

سيتعين عليك إنشاء مجلد للمؤسسة لتكون قادرًا على تحميل مستندات مؤسستك.

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر فوق أيقونة + بجوار مجلد Org في الجزء الأيسر.

أدخل اسم المجلد والوصف.
انقر حفظ.

يمكنك إنشاء مجلدات منظمة متعددة من هذا القبيل وإضافة مستندات إليها. يمكنك تحرير وحذف هذه المجلدات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

ملاحظة: لا يمكنك حذف المجلد قبل حذف المستندات المرتبطة به.

تحميل وثائق المنظمة

بمجرد إنشاء مجلد مؤسسة، يمكنك إضافة مستندات إليه. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر إضافة وثيقة في الزاوية اليمنى العليا.

تحميل أو سحب وإسقاط الملف الذي تريد تحميله.
حدد المجلد.

ملاحظة: تأكد من تحديد مجلد المؤسسة.

حدد ما إذا كنت ترغب في عرض وثيقة في بوابة الموظفين لجميع الموظفين.
انقر حفظ الملف.

لقد قمت الآن بتحميل ملف في المجلد التنظيمي الذي تختاره. يمكنك تحرير وحذف هذه المستندات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

ملاحظة: بمجرد حذف المستندات، يمكنك العثور عليها في قسم القمامة في الزاوية السفلية اليسرى.

إنشاء مجلدات الموظفين

لتنظيم المستندات الخاصة بالموظفين بكفاءة، اتبع هذه الخطوات لإنشاء مجلدات الموظفين ضمن كشوف المرتبات في Zoho.

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر فوق أيقونة + بجوار مجلد الموظف في الجزء الأيسر.

أدخل اسم المجلد والوصف.
انقر حفظ.

يمكنك إنشاء مجلدات متعددة للموظفين هذه وإضافة المستندات إليها. يمكنك تحرير وحذف هذه المجلدات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

ملاحظة: لا يمكنك حذف المجلد قبل حذف المستندات المرتبطة بها.

تحميل وثائق الموظفين

بمجرد إنشاء مجلد الموظف ، يمكنك إضافة مستندات إليهم. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر إضافة وثيقة في الزاوية اليمنى العليا.

تحميل أو سحب وإسقاط الملف الذي تريد تحميله.
حدد المجلد.
ربط موظف في الوثيقة.

ملاحظة: تأكد من تحديد مجلد الموظف.

حدد ما إذا كنت ترغب في عرض الوثيقة في بوابة الموظف للموظف.
انقر حفظ الملف.

لقد قمت الآن بتحميل ملف للموظف في مجلد الموظف الذي تختاره. يمكنك تحرير وحذف هذه المستندات بالنقر فوق أيقونة التحرير أو القمامة.

ملاحظة: بمجرد حذف المستندات، يمكنك العثور عليها في قسم القمامة في الزاوية السفلية اليسرى.

تصفية الوثائق

يمكنك تصفية المستندات بناءً على نوع الموظف (نشط أو خارج) لوثائق المنظمة وبناءً على الموظف لوثائق الموظف. إليك كيف:

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر فوق أيقونة الفلتر في الزاوية اليمنى العليا.
تصفية حسب نوع الموظف أو الموظف.

سيتم تصفية المستندات الخاصة بك بناءً على اختيارك.

استرداد الوثائق

يمكن استرداد المستندات التي حذفتها شريطة ألا تكون قد حذفت المجلد. إليك كيف:

انتقل إلى Documents على الشريط الجانبي الأيسر.
انقر على قسم القمامة في الزاوية السفلية اليسرى.
حدد وثيقة وانقر فوق استعادة.
إذا كنت ترغب في استعادة جميع الوثائق، انقر فوق استعادة الكل.

ستتوفر مستنداتك الآن في المجلد الذي كان عليه في وقت سابق.

نصيحة: ومع ذلك، إذا كنت ترغب في حذف هذه المستندات بشكل دائم، فيمكنك النقر فوق حذف في قسم القمامة في الزاوية السفلية اليسرى.