Zoho Books - Integración de Zoho Projects Integration
Si utiliza Zoho Projects, una plataforma de gestión de proyectos en línea para gestionar sus proyectos, puede integrarse con Zoho Books para rastrear sus proyectos y gestionar sus gastos sin esfuerzo.
Una vez que se integre, los proyectos junto con sus clientes principales, tareas, errores, hojas de tiempo y usuarios se sincronizarán con Zoho Books y se pondrán a disposición dentro del módulo Seguimiento del tiempo. A continuación, puede rastrear el tiempo y crear transacciones como cotizaciones, facturas, facturas recurrentes, gastos y gastos recurrentes para estos proyectos.
Beneficios
- Ahorre tiempo y esfuerzo gestionando los proyectos y sus finanzas en un solo lugar.
- Cree facturas para hitos, listas de tareas y tareas en su aplicación Zoho Projects.
- Acceda a hojas de tiempo, tareas, errores y usuarios asociados con los proyectos dentro de su organización Zoho Books.
En esta página..
- Configurar la integración
- Compruebe el estado de sus datos sincronizados
- Resumen de error
- Crea transacciones para tus proyectos
- Deshabilitar la integración
- Reactivar la integración
- Solución de problemas
Nota: Esta función solo está disponible para ciertos planes de Zoho Books. Visite nuestra página de precios para comprobar si está disponible para su plan actual.
Configurar la integración
Requisito previo: Debe ser un administrador de su organización Zoho Books y propietario del portal Zoho Projects para configurar esta integración. Si tus libros Zoho ya están conectados a Zoho Expense, también debe ser un administrador de la organización Zoho Expense.
Para integrarse con Zoho Projects:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Conectarse cerca de Zoho Projects.
- En la página siguiente, haz clic en Conectar ahora.
- Seleccione el portal del proyecto requerido en el menú desplegable Nombre del portal.
- Seleccione los módulos que se sincronizarán en esta integración:
- Proyectos: Este módulo será seleccionado de forma predeterminada. Sin embargo, solo se obtendrán los proyectos asociados con el cliente principal. Cualquier tarea o error asociado con los proyectos también será obtenida.
- Hoja de tiempo: Seleccione este módulo para obtener hojas de tiempo facturables y aprobadas a su organización Zoho Books. Todos los usuarios asociados con las hojas de tiempo también serán obtenidos como usuarios del personal de proyectos en Zoho Books. Los usuarios de Zoho Projects que no formen parte de Zoho Books serán obtenidos como usuarios del personal de Hoja de Tiempo Inactive Timesheet. Del mismo modo, las hojas de tiempo generales se sincronizarán con su organización Zoho Books.
- Si está gestionando proyectos utilizando un software contable diferente o manualmente, puede seleccionar una fecha antes de la cual las hojas de tiempo de Zoho Projects se marcarán como facturado. Las hojas de tiempo iniciadas o después de esa fecha se marcarán como no facturadas.
- Alternativamente, también puede optar por importar todas las hojas de tiempo como no facturado.
- Seleccione las preferencias de duplicación para que los clientes que se sincronizarán de Zoho Projects. Puedes clonar o sobrescribirlos en tu organización Zoho Books.
- Sobreescritura: Los detalles del cliente existente en Zoho Books serán reemplazados por los detalles del cliente principal.
- Clon: Se creará un nuevo cliente en Zoho Books utilizando los detalles del cliente principal, mientras que el cliente existente también será retenido.
Nota: Si ya has sincronizado tu portal Zoho Projects con Zoho CRM, los proyectos y detalles del cliente sincronizados de Zoho CRM a Zoho Projects tendrán prioridad al sincronizar su portal Zoho Projects con Zoho Books.
- Compruebe la opción Restringir la creación de proyectos en Zoho Books para evitar que los usuarios de su organización creen proyectos en Zoho Books.
- Haga clic en Siguiente.
- En la página Mapa Field, se mostrarán los campos que se sincronizarán de Zoho Projects a Zoho Books. También puede asignar los campos personalizados entre Zoho Books y Zoho Projects, siempre que tengan el mismo tipo de datos.
- Haga clic en Guardar y sincronizar.
Ahora, su portal Zoho Projects está integrado con su organización Zoho Books.
Compruebe el estado actual de la sincronización
El estado de la sincronización se mostrará en la sección Los módulos se han sincronizado con Zoho Projects.
| Estatus | Descripción |
|---|---|
| Sincronización en curso | Los módulos y sus datos se están sincronizando. |
| Activo | Todos los módulos están sincronizados. |
Puede tomar un tiempo sincronizar sus datos. Para ver el estado más reciente de su sincronización, haga clic en Actualizar cerca del icono Eliminar en la esquina superior derecha de la página.
Si creas nuevos proyectos, tareas, hojas de tiempo u otros módulos en Zoho Projects después de integrarse con Zoho Books, puede sincronizarlos al instante. Así es como:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles junto a Zoho Projects.
- Haga clic en Sincronización instantánea en la parte superior de la página.
Los nuevos proyectos y otras entidades creadas en Zoho Projects se sincronizarán con Zoho Books.
Para ver los detalles de los módulos sincronizados durante la integración, haga clic en Mostrar historial de sincronización.
Coloca el cursor sobre la lista de módulos requeridos y haga clic en Ver campos mapeados para ver los campos sincronizados.
Actualizar las preferencias de duplicación del cliente
También puede actualizar sus preferencias de duplicación de clientes después de haber configurado la integración. Así es como:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles cerca de Zoho Projects.
- Haga clic en el icono de engranaje cerca de Duplicación del cliente en Preferencias de integración.
- En la ventana emergente que aparece, seleccione la preferencia de duplicación requerida y haga clic en Guardar.
Resumen de error
El resumen Error contiene una lista basada en módulos de los errores que ocurrieron durante la sincronización.
Para ver el resumen de errores de su integración:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles junto a Zoho Projects.
- Haga clic en Ver resumen del error.
Puede ver la lista de errores que ocurrieron durante la sincronización en la página Detalles del error.
Crea transacciones para tus proyectos
Una vez que configure la integración, los proyectos activos se sincronizarán instantáneamente con Zoho Books y puede crear transacciones para ellos. Así es como:
- Ve a Seguimiento de tiempo en la barra lateral izquierda y selecciona Proyectos.
- Seleccione un proyecto que fue obtenido de Zoho Projects.
- Haga clic en el menú desplegable Crear factura o nueva transacción en la esquina superior derecha de la página Detalles del proyecto.
A partir de aquí, puede crear transacciones para sus proyectos y enviarlas a sus clientes, si es necesario.
Del mismo modo, las hojas de tiempo, tareas, errores y usuarios asociados con los proyectos también estarán presentes en su organización Zoho Books.
Nota: También puede crear, actualizar y eliminar las cotizaciones, facturas y gastos en Zoho Projects.
Deshabilitar la integración
Una vez que deshabilite su integración, se detendrá la sincronización entre Zoho Projects y su organización Zoho Books.
Para desactivar la integración con Zoho Projects:
- Vaya a Configuración en su organización Zoho Books.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles junto a Zoho Projects.
- Haga clic en Deshabilitar la integración en la esquina superior derecha de la página.
- En la ventana emergente que aparece, haga clic en Deshabilitar.
La integración con Zoho Projects estará deshabilitada. Puede volver a habilitar la integración, si es necesario.
Reactivar la integración
Una vez que haya desactivado la integración con Zoho Projects, puede volver a habilitar la integración y volver a conectarse con el portal Zoho Projects. Para ello:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles junto a Zoho Projects.
- Haga clic en Habilitar la integración en la esquina superior derecha de la página.
La integración se volverá a configurar y los módulos se sincronizarán automáticamente a partir del último tiempo de sincronización.
Nota: Puede volver a habilitar la integración solo con el portal Zoho Projects que estaba conectado previamente.
Eliminar Integración
Si desea conectar su organización Zoho Books a un portal de Zoho Projects diferente, o si ya no desea sincronizar proyectos con su organización Zoho Books, puede eliminar la integración existente.
Una vez que elimine la integración, los proyectos sincronizados de Zoho Projects estarán disponibles como proyectos independientes en el módulo Proyectos de Zoho Books.
Advertencia: Si elimina la integración y vuelva a conectarse con el mismo portal Zoho Projects, creará proyectos duplicados, tareas, hojas de tiempo y otras entidades.
Para eliminar la integración con Zoho Projects:
- Vaya a Configuración.
- Seleccione Zoho Apps en Integraciones y Marketplace.
- Haga clic en Mostrar detalles junto a Zoho Projects.
- Haga clic en el icono Eliminar en la esquina superior derecha de la página.
- En la ventana emergente que aparece, haga clic en Eliminar para confirmar.
Se eliminará la integración con Zoho Projects.
Solución de problemas
| Errores | ¿Por qué sucedió? | ¿Cómo resolverlo? |
|---|---|---|
| Los proyectos no pudieron ser obtenidos. | Los proyectos no estaban asociados con el cliente principal. | 1. Asegúrese de que los proyectos creados en Zoho Projects estén asociados con el cliente principal. 2. Compruebe si el cliente principal ya existe en Zoho Books con una moneda diferente e intente cambiar la moneda si es necesario. |
| No se pudieron obtener hojas de tiempo. | Caso 1: Las hojas de tiempo no se obtendrán si: 1. No son facturables. 2. Todavía no están aprobados en Zoho Projects. 3. Pertenecen a proyectos que no están asociados con un cliente principal. Caso 2: Las tareas o proyectos relacionados de la hoja horaria no pudieron obtenerse. |
Asegúrese de que las hojas de tiempo sean facturables, aprobadas y asociadas con proyectos que tengan un cliente principal. |
| Las tareas no pudieron ser obtenidas. | Los proyectos relacionados de la tarea no pudieron ser obtenidos. | 1. Asegúrese de que los proyectos relacionados estén asociados con el cliente principal. 2. Compruebe si el cliente principal ya existe en Zoho Books con una moneda diferente e intente cambiarla si es necesario. |
Nota: Este recurso de ayuda se tradujo utilizando la herramienta de traducción de Zoho.
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