Genehmigungsworkflow für Transaktionen

Sobald die Genehmigung von Transaktionen eingerichtet ist, können Benutzer in Ihrer Organisation beginnen, Transaktionen zur Genehmigung zu erstellen und einzureichen.

Hinweis: Dieses Hilfedokument bezieht sich auf die alte Version der Transaktionsgenehmigungen. Lesen Sie unser Hilfedokument zur neuen Version der Transaktionsgenehmigungen.

Genehmigung von Transaktionen in den Verkaufs- und Einkaufsmodulen

Sobald Sie die Genehmigung von Transaktionen für Verkaufsmodule aktivieren, wird sie für Rechnungen, Angebote, Verkaufsaufträge, Gutschriften und Retainer-Rechnungen geöffnet. Nur wenn eine Transaktion genehmigt ist, kann der Benutzer die folgenden Aktionen darauf ausführen:

Feld	Aktionen
Rechnung	Rechnung als gesendet markieren, Zahlungen erfassen, Gutschriften anwenden, Versandrechnung erstellen, abschreiben, Retainer-Rechnung verwenden und Rechnung per E-Mail senden.
Angebot	Angebot als gesendet markieren, in Rechnung umwandeln, in Verkaufsauftrag umwandeln und Angebot per E-Mail senden.
Verkaufsauftrag	In Rechnung umwandeln, in offen umwandeln und Verkaufsauftrag per E-Mail senden. Sie können auch ein Paket erstellen und einen Versand für den Verkaufsauftrag erstellen, wenn Ihr Zoho Books-Konto mit Zoho Inventory integriert ist.
Gutschrift	In offen umwandeln, Rückerstattung erfassen, Gutschriften anwenden und E-Mail senden.
Retainer-Rechnung	Retainer-Rechnungen als gesendet markieren, Rückerstattung erfassen und E-Mail senden.

Ähnlich, sobald Sie die Genehmigung von Transaktionen für Einkaufsmodule aktivieren, wird sie für Ihre Bestellungen, Rechnungen und Lieferantengutschriften verfügbar sein. Nur wenn eine Transaktion genehmigt ist, kann der Benutzer die folgenden Aktionen im jeweiligen Einkaufsmodul ausführen:

Feld	Beschreibung
Rechnung	Zahlungen erfassen und Lieferantengutschriften erstellen.
Lieferantengutschrift	Rückerstattung erfassen und Gutschrift auf Rechnungen anwenden.
Bestellung	In offen umwandeln und in Rechnung umwandeln.

Der Genehmigungsworkflow für Transaktionen in Verkaufs- und Einkaufsmodulen umfasst zwei wichtige Schritte:

Einreichung zur Genehmigung

Der erste Schritt, um Transaktionen zur Genehmigung zu erstellen und einzureichen.

Um dies zu tun:

Erstellen Sie eine Transaktion, die eingereicht werden muss.
Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Transaktion zu speichern, oder auf Speichern und Einreichen, um die Transaktion zur Genehmigung zu speichern und einzureichen. Sie können auch auf Speichern und Drucken klicken, um die Transaktion zu drucken (im Falle einer Rechnung).

Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihre Transaktion genehmigt ist.

Genehmigung von Transaktionen

Sobald Transaktionen zur Genehmigung eingereicht werden, können die Administratoren und Genehmiger diese genehmigen. Sie können Ihre Transaktionen je nach den von Ihnen festgelegten Genehmigungseinstellungen genehmigen.

Direkte Genehmigung
Mehrstufige Genehmigung

Direkte Genehmigung

Sobald Transaktionen zur Genehmigung eingereicht werden, kann ein einzelner Administrator/Genehmiger diese genehmigen.

Hinweis: Wenn Sie sich entschieden haben, Ihre Genehmiger bei der Einreichung zu benachrichtigen, wird den Genehmigern eine Benachrichtigung gesendet.

Um die Transaktionen zu genehmigen, sollte der Genehmiger oder Administrator:

Eine Transaktion öffnen, die genehmigt werden muss.
Auf Genehmigen klicken.

Pro-Tipp: Sie können die auf Genehmigung wartenden Transaktionen oder genehmigten Transaktionen schnell anzeigen, indem Sie den Filter Ausstehende Genehmigung oder Genehmigt auswählen.

Der Genehmiger kann die von ihm erstellten Transaktionen genehmigen, indem er Speichern und Genehmigen auswählt.

Sobald die Transaktion genehmigt wurde, können die Benutzer der Organisation alle mit dem Verkaufs- und Einkaufsmodul verbundenen Aktionen ausführen, wie oben erwähnt.

Mehrstufige Genehmigung

Wenn Sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess eingerichtet haben, wird die Transaktion basierend auf der Entscheidung von zwei oder mehr Genehmigern eingereicht und genehmigt.

Um die Transaktionen zu genehmigen, sollte der Genehmiger oder Administrator:

Eine Transaktion öffnen, die genehmigt werden muss.
Auf Genehmigen klicken.

Der Genehmiger kann auf Speichern und Einreichen klicken, um eine weitere Überprüfung durch andere Genehmiger zu ermöglichen.

Finale Genehmigung

Alle Benutzer, die Administratoren in Zoho Books sind, gelten als finale Genehmiger. Finale Genehmiger können andere Genehmiger überstimmen und eine Transaktion genehmigen, wenn diese mehrstufige Genehmigungen erfordert.

Um andere Genehmiger zu überstimmen und eine Transaktion zu genehmigen (wenn Sie nicht einer der Genehmiger der Transaktion, sondern ein Administrator in der Organisation sind):

Öffnen Sie eine eingereichte Transaktion,

Klicken Sie auf Mehr > Finale Genehmigung.

Um andere Genehmiger zu überstimmen und eine Transaktion zu genehmigen (wenn Sie einer der Genehmiger mit Administratorzugang sind):

Öffnen Sie eine Transaktion, die genehmigt werden soll.
Klicken Sie auf das Dropdown Genehmigen > Finale Genehmigung.

Transaktionen ablehnen

Administratoren und Genehmiger können eine Transaktion ablehnen, die ihnen zur Genehmigung vorgelegt wurde.

Pro-Tipp: Wenn Sie eine Transaktion nicht ablehnen möchten, aber dennoch möchten, dass der Einreicher die Transaktion bearbeitet, können Sie eine Transaktion in einen Entwurf umwandeln, indem Sie einen Grund angeben.

Auf diese Weise kann der Einreicher der Transaktion die erforderlichen Änderungen vornehmen und die Transaktion zur Genehmigung erneut einreichen.

Um eine Transaktion abzulehnen:

Öffnen Sie eine Transaktion.
Klicken Sie auf das Dropdown neben der Genehmigungsschaltfläche und klicken Sie auf Ablehnen.
Geben Sie einen Grund für die Ablehnung der Transaktion ein.
Klicken Sie auf Ablehnen.