Benutzer & Rollen

Benutzer
Ein Benutzer ist jemand, der Zugriff auf Ihre Zoho Books-Organisation hat. Eine Organisation in Zoho Books kann mehrere Benutzer haben.

Rolle
Eine Rolle bezieht sich auf das Maß an Zugänglichkeit, das ein Benutzer in einer Organisation haben kann. In Zoho Books haben wir Standardrollen wie Admin, Mitarbeiter, Mitarbeiter für bestimmte Kunden und Zeiterfassungsmitarbeiter.

Um mehr über diese Rollen zu erfahren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Rollen unter Benutzer & Rollen.

Die Standardrollen in Zoho Books können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Möchten Sie Ihre eigene Rolle erstellen? Versuchen Sie Benutzerdefinierte Rollen.

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Benutzer hinzufügen

Wenn Sie ein Zoho Books-Konto erstellen, werden Sie der Standardadministrator Ihrer Organisation. Sobald Sie Administrator sind, können Sie mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rollen zu Ihrer Organisation hinzufügen. So können Sie dies tun:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzer unter Benutzer & Rollen.
Klicken Sie auf Benutzer einladen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie die E-Mail-Adresse, den Namen und die Rolle des Benutzers ein, den Sie in Ihre Organisation einladen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie dies getan haben, wird eine E-Mail an den neuen Benutzer gesendet, von wo aus er den Link verifizieren und ein Anmeldepasswort einrichten muss, um auf Ihre Zoho Books-Organisation zuzugreifen.

Hinweis:
Nur Benutzer mit Administratorzugriff können neue Benutzer hinzufügen.

Benutzer bearbeiten

Nachdem Sie einen neuen Benutzer hinzugefügt haben, können Sie dessen Daten bei Bedarf bearbeiten. So geht’s:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzer unter Benutzer & Rollen.
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Daten Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Nur Benutzer mit Administratorzugriff können Benutzerinformationen bearbeiten.

Benutzerdefinierte Rollen

Neben den Standardrollen (wie Admin, Mitarbeiter usw.) in Zoho Books können Sie zusätzliche Rollen mit unterschiedlichen Zugriffslevels hinzufügen. Diese Rollen werden als benutzerdefinierte Rollen bezeichnet.

Um eine benutzerdefinierte Rolle hinzuzufügen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Rollen unter Benutzer & Rollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rolle in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie die Module und das Zugriffslevel aus, das Sie für die Rolle bereitstellen möchten.
Klicken Sie auf Weitere Berechtigungen für zusätzliche Zugriffsoptionen.
Klicken Sie auf Speichern.

Zusätzliche Felder für Benutzer

Standardmäßig enthalten die Details zu einem Benutzer in Zoho Books dessen Namen und E-Mail-Adresse. Wenn Sie weitere Details hinzufügen möchten, müssen Sie zusätzliche Felder für Benutzer erstellen.

Um ein zusätzliches Feld für Benutzer zu erstellen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzereinstellungen unter Benutzer & Rollen.
Wählen Sie die Registerkarte Feldanpassung oben auf der Seite aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neues benutzerdefiniertes Feld in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie den Label-Namen ein, wählen Sie einen Datentyp dafür aus und füllen Sie die anderen erforderlichen Details aus.
Wenn das Feld, das Sie hinzufügen möchten, eine personenbezogene Identifikation (PII) ist, markieren Sie es entsprechend unter Ist dies PII?
Klicken Sie auf Speichern.

Dieses neue Feld wird unter dem Tab Feldanpassung gespeichert. Sie können verschiedene Aktionen darauf ausführen, indem Sie über das Feld fahren und auf Bearbeiten oder den Dropdown-Pfeil daneben klicken.

Die benutzerdefinierten Felder, die Sie unter der Feldanpassung erstellen, werden angezeigt, während Sie einen neuen Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen.

Benutzer als Inaktiv markieren

Manchmal möchten Sie möglicherweise einen Benutzer daran hindern, auf Ihre Organisation zuzugreifen. In einem solchen Fall können Sie einen Benutzer als inaktiv markieren. Sie können den Benutzer wieder aktiv machen, wenn Sie möchten.

Um einen Benutzer als inaktiv zu markieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzer unter Benutzer & Rollen.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf Als Inaktiv markieren.

Benutzer als Aktiv markieren

Sie können einen inaktiven Benutzer wieder aktiv machen. So geht’s:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzer unter Benutzer & Rollen.
Wählen Sie den inaktiven Benutzer aus, den Sie als aktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf Als Aktiv markieren.

Benutzer löschen

Sie können einen Benutzer löschen, dem Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Zoho Books-Organisation gewähren möchten.

Um einen Benutzer in Zoho Books zu löschen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Benutzer unter Benutzer & Rollen.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen.

Möchten Sie den Zugriff für einen Benutzer auf Ihre Zoho Books-Organisation einschränken, möchten ihn aber nicht löschen? Markieren Sie den Benutzer als inaktiv.

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