PDF-Vorlagen
Vorlagen sind vordefinierte Formate oder Layouts, die als Ausgangspunkt für die Erstellung von etwas dienen, wie z. B. einem Dokument, einer Website oder einem Design. Sie bieten eine Struktur oder ein Framework, das angepasst werden kann, um professionell aussehende PDFs zu erstellen, ohne von Grund auf neu zu beginnen.
In Zoho Books können Sie Vorlagen verwenden, um standardisierte Dokumente wie Rechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Verkaufsaufträge und ähnliche Transaktionen im PDF-Format zu erstellen. Passen Sie die Vorlage an, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und wichtige Informationen zu Ihren Transaktionen mithilfe einer der vorinstallierten Vorlagen oder durch Erstellen einer neuen hinzuzufügen.
PDF-Vorlagen anpassen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Wählen Sie PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie im Vorlagen-Bereich das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie auf + Neu in der oberen rechten Ecke, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder fahren Sie mit der Maus über eine vorhandene Vorlage und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Vorlage anzupassen.
Allgemeiner Tab (Verfügbar für Alle Module)
Vorlagen-Eigenschaften
| Felder | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Vorlagenname | Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein. | |
| Papiergröße | Sie können entweder A4 oder Letter-Größen basierend auf Ihrer Präferenz auswählen. | |
| Ausrichtung | Wählen Sie entweder Hochformat oder Querformat als Ausrichtung. | |
| Ränder (in Zoll) | Die Ränder der Vorlage bestimmen, wie viel Abstand zwischen dem Inhalt der Vorlage und ihren Rändern besteht. | |
| Zahlungsabschnitt in Rechnungen einfügen | Der Zahlungsabschnitt ist ein abtrennbarer Abschnitt, der einer Rechnung hinzugefügt wird, um Barzahlungen zu sammeln, insbesondere wenn Sie Rechnungen per Post versenden. Diese Option ist nur für Rechnungen verfügbar. |
Schriftart
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| PDF-Schriftart | Dies ist die Schriftart, die verwendet wird, um Inhalte in dieser Vorlage anzuzeigen. Eine Notiz wird unter der ausgewählten Schriftart angezeigt, die erklärt, für welche Sprachen sie am besten geeignet ist. |
| Farbe des Labels | Wählen Sie eine andere Schriftfarbe für jede angezeigte Spalte. |
| Schriftfarbe | Wählen Sie eine Schriftfarbe. |
| Schriftgröße | Geben Sie die Schriftgröße für die angezeigte Rechnung an. |
Hintergrund
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Hintergrundbild | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Hintergrund der Vorlage auszufüllen. |
| Bildposition | Die Position dieses Bildes kann über das Dropdown-Menü Bildposition angepasst werden. |
| Hintergrundfarbe | Mit dieser Option können Sie die Farbe des Hintergrunds der Vorlage ändern. |
Kopf- und Fußzeile Tab (Verfügbar für alle Module)
Hinweis: In Zoho Books haben bestimmte Module separate Tabs für Kopf und Fußzeile.
Kopfzeile
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Hintergrundbild | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Kopfzeilenbereich der Vorlage auszufüllen. Hinweis: Die Größe des Hintergrundbildes darf 1 MB nicht überschreiten. |
| Hintergrundfarbe | Die Hintergrundfarbe des Kopfzeilenbereichs kann entweder durch Eingabe eines Hex-Farbcodes oder durch Klicken auf das farbige Quadrat zum Öffnen des Farbwählers geändert werden. |
| Passen Sie den Inhalt Ihrer Kopfzeile an | Passen Sie den Inhalt Ihrer Vorlage mit Platzhaltern und Schriftarten an. |
| Nur auf der ersten Seite anwenden | Aktivieren Sie diese Option, um den Kopfzeilenbereich für die erste Seite anders anzupassen. Sie können auch separate Kopfzeileninhalte für die anderen Seiten bereitstellen. |
Fußzeile
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Schriftgröße | Passen Sie die Schriftgröße der Fußzeile des Dokuments an. |
| Schriftfarbe | Wählen Sie die Textfarbe der Fußzeile. |
| Hintergrundbild | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Fußzeilenbereich der Vorlage auszufüllen. |
| Bildposition | Die Position dieses Bildes kann über das Dropdown-Menü Bildposition angepasst werden. |
| Seitenzahl anzeigen | Aktivieren Sie dieses Kästchen, um Seitenzahlen im Dokument einzufügen. |
| Passen Sie den Inhalt Ihrer Fußzeile an | Sie können Informationen hinzufügen, die im unteren Bereich des Dokuments angezeigt werden sollen. Dieser Inhalt kann vollständig mit Platzhaltern, Tabellen, Schriftarten und Links angepasst werden, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. |
Transaktionsdetails Tab (Verfügbar für alle Verkaufs- und Einkaufs-Module)
Organisationsdetails
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationslogo anzeigen | Diese Option zeigt Ihr Unternehmenslogo und ermöglicht es Ihnen, dessen Größe anzupassen. |
| Logo anpassen | Das Logo Ihrer Organisation kann angepasst werden, um in die Vorlage zu passen, indem der Schieberegler nach links oder rechts gezogen wird. Pro-Tipp: Klicken Sie auf das Zurücksetzen-Symbol, um zum Standard-Seitenverhältnis des Bildes zu wechseln. |
| Hintergrundbild | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Fußzeilenbereich der Vorlage auszufüllen. |
| Organisationsname anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation in der Vorlage anzuzeigen. |
| Organisationsadresse anzeigen | Wählen Sie aus, ob Sie die Adresse Ihrer Organisation in der Vorlage anzeigen möchten. |
| Format der Organisationsadresse | Diese Option ermöglicht es Ihnen, das Adressformat Ihrer Organisation zu ändern. Sie können auch Platzhalter hinzufügen oder entfernen, um es weiter anzupassen. |
 |
Kundendetails (Verfügbar nur für Verkaufstransaktionen)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenname | Ändern Sie die Schriftfarbe und Schriftgröße des Namens Ihres Kunden im Dokument. |
| Schriftfarbe | Wählen Sie die Schriftfarbe für den Namen des Kunden. |
| Rechnung an | Wählen Sie diese Option, um die Rechnungsadresse in die Vorlage aufzunehmen. |
| Format der Rechnungsadresse | Klicken Sie auf diese Option, um das Format der Rechnungsadresse durch Einfügen von Platzhaltern anzupassen. |
| Lieferadresse | Wählen Sie diese Option, um die Lieferadresse in die Vorlage aufzunehmen. |
| Format der Lieferadresse | Wählen Sie diese Option, um das Format der Lieferadresse durch Hinzufügen der erforderlichen Platzhalter anzupassen. |
Lieferantendetails (Verfügbar nur für Einkaufstransaktionen)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferantenname | Ändern Sie die Schriftfarbe und Schriftgröße des Namens Ihres Lieferanten im Dokument. |
| Rechnung an | Wählen Sie diese Option, um die Rechnungsadresse im Dokument aufzunehmen. |
| Format der Rechnungsadresse | Klicken Sie auf diese Option, um das Format der Rechnungsadresse durch Einfügen von Platzhaltern anzupassen. |
Dokumentendetails (Verfügbar für alle Module)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumenttitel anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, um den Titel des Dokuments in der Vorlage anzuzeigen. |
| Schriftgröße und -farbe | Legen Sie die Schriftgröße und Schriftfarbe für den Text im Dokument fest. |
| Dokumentinformationen | Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die aufgeführten Felder anzuzeigen oder auszublenden. Sie können auch die Bezeichnungen in den angrenzenden Textfeldern bearbeiten. |
Tabellen-Tab
Etiketten
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Etikettenfelder | Aktivieren Sie die Felder, um sie zu PDF-Vorlagen hinzuzufügen, wobei zu beachten ist, dass die Etikettenfelder je nach Dokumentzweck in den Vorlagen variieren. | Alle Module |
| Artikelname und -beschreibung anpassen | Passen Sie das Format des Artikelnamens und der Beschreibung in PDFs an, indem Sie Platzhalter einfügen und benutzerdefinierte Inhalte hinzufügen. | Alle Module |
| Rechnung erstellt aus Projekten | Sie können diese Etiketten anwenden, um die Projektdetails in der Vorlage anzupassen. | Rechnungen |
| Tabellenzellenbreite anpassen | Sie können die Spaltenbreite Ihrer Tabelle anpassen. | Alle Module |
Layout
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Tabellenkopf, Artikelzeile und Artikelbeschreibung | Passen Sie die Einstellungen für Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Schriftfarbe an. | Alle Module |
Gesamt-Tab
Gesamtbereich
Etiketten
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Gesamtabschnitt anzeigen | Wählen Sie diese Option, um Felder wie Zwischensumme, Versandkosten, Rabatt, Gesamtsteuerbetrag, Steuerdetails, Gesamt, Währungssymbol und Menge zur Vorlage hinzuzufügen | Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Lieferantenkredite, Rechnungen, Vorschussrechnungen |
| Zahlungsdetails anzeigen | Wählen Sie diese Option, um Felder wie Zahlungen, Angewandte Gutschriften, Einbehaltener Betrag, Abschreibungsbetrag und Fälliger Betrag zur Vorlage hinzuzufügen. | Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Lieferantenkredite, Rechnungen, Vorschussrechnungen |
| Betrag in Worten anzeigen | Wählen Sie diese Option, um den Betrag in Worten auf der Vorlage anzuzeigen. | Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Vorschussrechnungen |
Layout
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Gesamt (Zwischensumme, Steuer) | Passen Sie die Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieser Felder nach Ihren Wünschen an. | Alle Module |
| Fälliger Betrag | Passen Sie die Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieser Felder nach Ihren Wünschen an. | Alle Module |
Steuern
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Steuerübersichtstabelle anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Steuerinformationen anzeigen möchten. | Rechnungen, Verkaufsaufträge, Angebote, Gutschriften |
| Steuerübersicht für Vorschüsse anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Steuerinformationen für Vorschüsse anzeigen möchten. | Rechnungen, Verkaufsaufträge, Gutschriften |
Andere Details Tab
Dokumentenübersicht
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Notizen | Passen Sie das Label und die Schriftgröße für Notizen an. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsaufträge, Gutschriften, Vorschussrechnungen |
| Zahlungsoptionen | Aktivieren Sie diese Option, um verfügbare Online-Zahlungsmethoden in die Vorlage aufzunehmen. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsaufträge, Gutschriften, Vorschussrechnungen |
| Fügen Sie Ihre Bankdaten hinzu | Wählen Sie diese Option, um Ihre Bankkontodaten in die Vorlage aufzunehmen, damit Ihre Kunden Zahlungen auf dieses Bankkonto initiieren können. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsaufträge, Gutschriften, Vorschussrechnungen |
| Rechnung QR-Code anzeigen | Wählen Sie diese Option, um die Rechnung durch Scannen des QR-Codes anzuzeigen. | Rechnungen |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten. Passen Sie auch das Label und die Schriftgröße dieses Feldes an. | Alle Verkaufs- und Einkaufs-Module |
| Unterschrift | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Unterschrift zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten. Sie können ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen und einen Namen dafür hinzufügen. | Alle Verkaufs- und Einkaufs-Module |
Anhang
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Inhalt des Anhangs hinzufügen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Steuerinformationen anzeigen möchten. | Rechnungen, Verkaufsaufträge, Angebote, Gutschriften |
| Retainer-Steuerübersicht anzeigen | Klicken Sie auf Anhangsinhalt hinzufügen, um zusätzliche Informationen neben Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen einzugeben. Dies kann Satzungen, Klauseln und andere Details zu Ihrer Organisation umfassen. Dies wird am Ende jeder Rechnung hinzugefügt. | Alle Verkaufs- und Einkaufs-Module |
Hinweis: Der Anhang ist als separater Tab für Zahlungsbelege und Retainer-Zahlungsbelege verfügbar.
Rechnungsdetails-Tab (Verfügbar in Zahlungsbelegen und Retainer-Zahlungsbelegen)
Beschriftungen
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdetails anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Ihre Rechnungsdetails zu Ihren Zahlungsbelegen hinzufügen möchten. |
| Beschriftungsfelder | Wählen Sie die Beschriftungen aus, die Sie in den Vorlagen anzeigen möchten. |
Layout
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Tabellenkopf | Passen Sie die Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Schriftfarbe für den Kopf der Tabelle an. |
| Artikelzeile | Passen Sie die Schriftgröße, Farbe der Artikel-Tabelle und Schriftfarbe an. |
| Zahlung für | Passen Sie die Schriftgröße und Schriftfarbe nach Ihren Wünschen an. |
Rechnungsdetails-Tab (Verfügbar in Vendor Payment)
Beschriftungen
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdetails anzeigen | Wählen Sie diese Option, um Rechnungsdetails in Zahlungsbelegen einzuschließen. |
| Beschriftungsfelder | Wählen Sie eine der Beschriftungen aus, um sie in Zahlungsbelegen einzuschließen. |
Layout
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Tabellenkopf | Passen Sie die Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Schriftfarbe für den Tabellenkopf an. |
| Artikelzeile | Passen Sie Schriftgröße, Farbe der Artikel-Tabelle und Schriftfarbe an. |
| Zahlung für | Passen Sie die Schriftgröße und Schriftfarbe für diesen Abschnitt an. |
Empfangsinformationen-Tab (Verfügbar in Zahlungsbelegen, Retainer-Zahlungsbelegen und Vendor Payment)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentinformationen | Schalten Sie Felder ein/aus, um sie in der Vorlage anzuzeigen/zu verbergen, und bearbeiten Sie die Beschriftungsnamen. |
| Kundenname | Konfigurieren Sie das Format der Empfangen von Adresse, Schriftfarbe, Schriftgröße, Erhaltenen Betrag und Währungssymbol. |
| Lieferantenname | Konfigurieren Sie in diesem Abschnitt das Format des Lieferantennamens, seine Schriftfarbe, Schriftgröße, Bezahlt Betrag und Währungssymbol. |
| Erhaltener Betrag | Passen Sie die Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieses Labels an. |
| Bezahlt Betrag | Passen Sie die Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieses Labels an. |
| Unterschrift | Aktivieren Sie diese Option, um Unterschriften in Ihrer PDF-Vorlage einzuschließen, mit der Möglichkeit, ein Bild für die Unterschrift hochzuladen. |
 |
Weitere Aktionen in Vorlagen
Neben den Anpassungen, die Sie in jedem Tab vornehmen können, gibt es weitere Aktionen, die Sie im PDF-Vorlagenmodul in Zoho Books durchführen können.
Wählen Sie ein Farbschema
In Zoho Books können Benutzer die Farben in ihren Dokumentvorlagen personalisieren, indem sie aus einer Vielzahl verfügbarer Farbschemata auswählen. Um ein Farbschema für Ihre Vorlage auszuwählen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Wählen Sie PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie im Vorlagen-Bereich das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf Neu, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder fahren Sie mit der Maus über eine vorhandene Vorlage und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Vorlage anzupassen.
- Klicken Sie auf der Bearbeiten-Seite auf das Dropdown-Menü Farbschema auswählen oben auf der Seite und wählen Sie das Farbschema für Ihre Vorlage aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlagenvorschau
Die Option Vorlagenvorschau in Zoho Books ermöglicht es Ihnen, zu sehen, wie Ihre Vorlagen (wie Rechnungen, Angebote usw.) aussehen werden, bevor Sie sie senden. Um Vorlagenvorschauen anzuzeigen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie auf PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie das Modul im Vorlagen-Bereich aus, um die Vorlage anzuzeigen, die Sie möchten.
- Fahren Sie mit der Maus über eine Vorlage im Modul und klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol, um weitere Optionen zu sehen.
- Klicken Sie auf Vorschau.
Standardvorlage ändern
Standardmäßig hat jedes Modul eine Standardvorlage. Wenn Sie eine neue Vorlage angepasst und erstellt haben, können Sie diese als Standardvorlage für die PDFs dieses Moduls festlegen. Um die Standardvorlage zu ändern:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Wählen Sie PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie im Vorlagen-Bereich das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Fahren Sie mit der Maus über die vorhandene Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Symbol Einstellungen.
- Klicken Sie auf Als Standard festlegen.
Jetzt wird die Standardvorlage automatisch auf alle Transaktionen angewendet, um ein einheitliches Format sicherzustellen.
Pro Tipp: Sie können auch für jeden Kunden oder Lieferanten in Zoho Books eine Standardvorlage festlegen. Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen mit Kunden und Lieferanten verknüpfen.
Vorlagen klonen
Das Klonen von Vorlagen vereinfacht den Prozess der Erstellung einer neuen Vorlage, macht ihn schneller und stellt sicher, dass alle grundlegenden Anpassungen in der neuen Vorlage vorhanden sind.
In Zoho Books können Sie, wenn Sie eine Vorlage für ein Modul angepasst haben, diese Vorlage für die Verwendung in einem anderen Modul klonen. Um eine Vorlage zu klonen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Wählen Sie PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie im Vorlagen-Bereich das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Fahren Sie mit der Maus über die vorhandene Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Symbol Einstellungen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü unter ALS KLONEN das Modul aus, in das Sie die Vorlage klonen möchten.
- Nehmen Sie auf der nächsten Seite die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Jetzt können Sie durch Klonen verschiedene Vorlagen mit denselben Eigenschaften für verschiedene Module verwenden.
Vorlagen löschen
Voraussetzungen:
- Stellen Sie sicher, dass die Vorlage nicht als Standard festgelegt oder mit einem Kunden oder Anbieter verknüpft ist.
- Wenn die Vorlage mit einem Kunden oder Anbieter verknüpft ist, verknüpfen Sie eine andere Vorlage, bevor Sie sie löschen.
Um eine Vorlage zu löschen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Wählen Sie PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wählen Sie im Vorlagen-Bereich das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Fahren Sie mit der Maus über die vorhandene Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Symbol Einstellungen.
- Klicken Sie im Dropdown auf Löschen.
- Klicken Sie im Pop-up auf OK, um die Löschung zu bestätigen.
Ja
NeinHat dieses Dokument Ihnen geholfen?
Durch Klicken auf 'Absenden' stimmen Sie unseren
Datenschutzrichtlinie
.
Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!