Datenschutz und Sicherheit
Bei Zoho Books nehmen wir die Privatsphäre Ihrer Organisation sehr ernst. Mit den bevorstehenden Datenschutzgesetzen werden die folgenden Funktionserweiterungen in Zoho Books Ihnen helfen, die GDPR-Konformität zu gewährleisten.
Berechtigungen zum Zugriff auf PII
Zoho Books ermöglicht es Ihnen, den Zugriff Ihrer Organisationsbenutzer auf die sensiblen Daten Ihrer Kontakte einzuschränken. Sie können die Rolle eines Benutzers bearbeiten und den Zugriff auf personenbezogene Daten (PII) aktivieren oder deaktivieren - Alle Daten, die verwendet werden können, um eine bestimmte Person zu identifizieren. Um dies zu tun:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie auf Rollen unter Benutzer und Rollen.
- Bewegen Sie den Cursor über eine Rolle und klicken Sie auf Bearbeiten, um eine vorhandene Rolle zu ändern oder eine Neue Rolle zu erstellen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Einstellungen und aktivieren oder deaktivieren Sie Zugriff auf personenbezogene Daten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Standardmäßig wird die Einstellung nur für den Administrator der Organisation aktiviert.
Lesen Sie mehr über Rollen und Benutzer.
Erstellung benutzerdefinierter Felder
Benutzerdefinierte Felder in Zoho Books ermöglichen es Ihnen, schnell und einfach Daten gegen von Ihnen erstellte Felder hinzuzufügen. Ab sofort können Sie beim Erstellen eines neuen benutzerdefinierten Feldes wählen, ob Sie die personenbezogenen Daten (PII) verschlüsseln und speichern möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie das Modul aus, für das Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellen möchten.
- Geben Sie den Bezeichner ein und wählen Sie den Datentyp aus.
- Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Daten basierend auf ihrer Sensibilität unter Datenschutz speichern möchten.
Datenschutz
Wählen Sie PII oder ePHI basierend auf den Informationen, die Sie in dieses Feld eingeben werden.
Wählen Sie PII (personenbezogene Daten), wenn die Informationen, die Sie eingeben, vertraulich sind und zur Identifizierung einer Person verwendet werden können. Sie können Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon, Nummer und Datum als PII kennzeichnen. Sie können wählen, ob Sie es verschlüsseln und speichern möchten, wenn die Daten sensibel sind, oder ob Sie es ohne Verschlüsselung speichern möchten, wenn die Daten nicht sensibel sind. Wählen Sie, ob die Informationen, die Sie eingeben, sensibel oder nicht sensibel sind:
- Sensibler Daten. Verschlüsseln und speichern. Diese Daten können nur von Benutzern eingesehen werden, die die Berechtigung zum Zugriff auf PII haben.
- Nicht sensible Daten. Ohne Verschlüsselung speichern. Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können die Details einsehen. Benutzer können dieses Feld jedoch verwenden, um erweiterte Suchen durchzuführen.
Wählen Sie ePHI (elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen), wenn die Informationen, die Sie eingeben, zur Identifizierung eines Patienten verwendet werden können. Zum Beispiel wird eine elektronische Kopie eines medizinischen Berichts als ePHI betrachtet. Sie können nur Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon und Datum als ePHI kennzeichnen. Die Daten werden als sensibel betrachtet; sie werden verschlüsselt und gespeichert. Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können auf die Felder zugreifen. Benutzer können dieses Feld nicht verwenden, um erweiterte Suchen durchzuführen.
Wählen Sie die anderen Einstellungen aus und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Sie können ein Feld nur für die folgenden Datentypen als PII oder ePHI kennzeichnen: Text, Nummer, E-Mail, URL, Datum und Telefon.
Einschränkung des Datenexports
Sobald Sie den rollenbasierten Zugriff aktiviert haben, können Benutzer ohne Berechtigung zum Zugriff auf personenbezogene Daten (PII) keine sensiblen Informationen exportieren. Dazu gehören die Sozialversicherungsnummer, die Kontonummer und alle benutzerdefinierten Felder, die als sensibel erstellt und markiert wurden.
Wenn Benutzer mit Berechtigung zum Zugriff auf PII Daten exportieren möchten, können sie dies tun.
- Navigieren Sie zu dem Modul, aus dem Sie Daten exportieren möchten.
- Klicken Sie auf Export im Mehr-Symbol.
- Wählen Sie das Modul aus, das Sie exportieren möchten, wählen Sie den Status der Transaktion und wählen Sie das Dateiformat aus.
- Aktivieren Sie die Option Sensitive personenbezogene Daten (PII) beim Export einbeziehen.
- Klicken Sie auf Export.
Ja
Nein
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