Validierungsregeln

Validierungsregeln in Zoho Books helfen Ihnen, neue Regeln zu erstellen, die Einschränkungen für die erfassten Daten festlegen. Wenn ein Benutzer versucht, Daten in ein Feld einzugeben, für das Sie eine Einschränkung festgelegt haben, wird die Validierungsregel durchlaufen. Wenn der Wert, den Sie in das Feld eingeben, die von Ihnen festgelegte Bedingung verletzt, wird eine Warnmeldung angezeigt und die Transaktion wird nicht erstellt. Der Benutzer kann auch mehrere Kriterien für eine einzelne Validierungsregel festlegen.

Hinweis: Diese Funktion ist nur für bestimmte Pläne von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie die Preisseite, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Plan verfügbar ist.

Lassen Sie uns verstehen, wie Validierungsregeln mit Hilfe einiger Szenarien funktionieren.

Szenario 1: Patricia betreibt ein Catering-Geschäft, in dem sie Kundenbestellungen bearbeitet und Dienstleistungen anbietet. Wenn Kunden nach Details fragen, sendet sie ihnen ein Angebot mit einem kleinen Rabatt. Wenn sie nicht verfügbar ist, antwortet ihr Team den Kunden. Allerdings bietet ihr Personal manchmal höhere Rabatte an, als sie genehmigt. Um dies zu verhindern, richtet Patricia schnell eine Regel ein, die Rabatte auf maximal 10% begrenzt.

Szenario 2: Peter möchte auch, dass seine Mitarbeiter die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines laufenden Angebots in die Transaktion eingeben. Er erstellt eine Regel und stellt sicher, dass die Benutzer keine Transaktion erstellen können, ohne die Allgemeinen Geschäftsbedingungen einzugeben.

Validierungsregel erstellen

Sie können eine Validierungsregel erstellen, indem Sie bestimmte Kriterien für die Felder in einer Transaktion festlegen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellen möchten.
Gehen Sie zum Tab Validierungsregeln.
Klicken Sie auf + Neue Validierungsregel in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie einen Namen der Validierungsregel ein.
Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und fügen Sie die zu erfüllende Bedingung im Pop-up hinzu.
Geben Sie die Warnmeldung ein, die angezeigt werden soll, wenn die Transaktion die Validierungsregel verletzt.
Klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, klicken Sie auf + Regel hinzufügen und wiederholen Sie die oben genannten Schritte.
Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie die Validierungsregel konfiguriert haben.

Einblick: Eine Validierungsregel, die in Zoho Books erstellt wurde, ist auch für andere integrierte Zoho-Apps anwendbar. Angenommen, Sie haben eine Validierungsregel für Verkaufsbestellungen in Zoho Books erstellt und Ihre Organisation ist auch mit Zoho Inventory integriert. Wenn Sie nun versuchen, eine neue Verkaufsbestellung in Zoho Inventory zu erstellen, werden die Felder basierend auf der Regel validiert, die Sie in Zoho Books festgelegt haben.

Mehrere Kriterien und Unterregeln

Eine Validierungsregel ist für alle Transaktionen anwendbar. Wenn Sie jedoch möchten, dass sie für bestimmte Transaktionen basierend auf mehreren Kriterien gilt, oder eine neue Regel mit denselben Bedingungen erstellen möchten, beachten Sie Folgendes:

Mehrere Kriterien hinzufügen

Wenn Sie eine Validierungsregel erstellen, ist sie standardmäßig für alle Transaktionen anwendbar. Sie können auch wählen, dass die Regel auf Transaktionen basierend auf bestimmten Kriterien angewendet wird.

Szenario: (Basierend auf Szenario 1) Peter hatte eine Validierungsregel erstellt, bei der der Rabatt 10% für die erstellten Transaktionen nicht überschreiten darf. Er möchte dies jedoch weiter anpassen, da nicht alle Transaktionen einen maximalen Rabatt von nur 10% haben können. Daher legt er die Kriterien fest, dass die Regel nur anwendbar sein sollte, wenn der Transaktionsgesamtbetrag unter 100 $ liegt und auch Versandkosten anfallen.

So fügen Sie mehrere Kriterien hinzu:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke..
Wählen Sie das betreffende Modul aus und gehen Sie zum Tab Validierungsregeln oben auf der Seite.
Für neue Regeln: Geben Sie beim Erstellen einer Validierungsregel die Details ein und klicken Sie auf Speichern. Auf der folgenden Seite klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Regel.
Für bestehende Regeln: Bewegen Sie sich im Tab Validierungsregeln über die erforderliche Regel, klicken Sie auf das Dropdown-Symbol und wählen Sie Bearbeiten. Auf der Seite Validierungsregel bearbeiten klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Regel.
Klicken Sie im Pop-up auf Basierend auf bestimmten Kriterien.
Legen Sie die erforderlichen Kriterien mit den bereitgestellten Optionen fest.
Klicken Sie auf + Kriterium hinzufügen für weitere Optionen und klicken Sie auf das Löschen-Symbol, um Kriterien zu entfernen.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um das Kriterienmuster basierend auf Ihren Vorlieben zu ändern, und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Fertig.

Unterregeln hinzufügen

Wenn Sie eine zusätzliche Regel zu Ihrer bestehenden Bedingung hinzufügen möchten, können Sie Unterregeln hinzufügen. Dies ist nur anwendbar, wenn Sie sich entschieden haben, die Regel auf Transaktionen basierend auf bestimmten Kriterien anzuwenden.

Szenario: Peter hatte eine Regel erstellt, bei der der Rabatt 10% beim Erstellen von Transaktionen nicht überschreiten darf, und hatte sie auch angepasst, indem er bestimmte Kriterien hinzugefügt hat. Jetzt möchte er dieselbe Bedingung (<= 10% Rabatt) verwenden, aber eine neue Regel erstellen, dass diese Bedingung nur in der Nebensaison (Juli-November) anwendbar ist. Daher erstellt er eine neue Unterregel mit dem Transaktionsdatum > 1. Juli.

So erstellen Sie Unterregeln:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das bestimmte Modul aus und gehen Sie zum Validierungsregeln-Tab.
Wählen Sie das Feld aus, für das Sie eine Validierungsregel erstellt haben.
Klicken Sie auf + Unterregel hinzufügen und ein Pop-up erscheint.
Geben Sie die Kriterien und die Warnmeldung ein.
Klicken Sie auf Fertig.
Überprüfen Sie die Unterregel, die Sie erstellt haben, und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.

Validierungsregeln ausführen

Sobald eine Validierungsregel erstellt und gespeichert wurde, ist sie für alle künftig erstellten Transaktionen anwendbar. Wenn eine neue Transaktion eine Validierungsregel verletzt, wird die in der Validierungsregel konfigurierte Warnmeldung den Benutzern angezeigt.

Eine Validierungsregel bearbeiten

Sie können Änderungen an einer Validierungsregel vornehmen, indem Sie deren Details aktualisieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Validierungsregel erstellt haben.
Gehen Sie zum Validierungsregeln-Tab.
Fahren Sie mit der Maus über die Validierungsregel, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol und wählen Sie Bearbeiten.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Eine Validierungsregel als inaktiv markieren

Sie können eine Validierungsregel vorübergehend deaktivieren, indem Sie sie als inaktiv markieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Validierungsregel erstellt haben.
Gehen Sie zum Validierungsregeln-Tab.
Fahren Sie mit der Maus über die Validierungsregel, die Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol und wählen Sie Als inaktiv markieren.

Eine Validierungsregel als aktiv markieren

Sie können eine inaktive Validierungsregel aktivieren, indem Sie sie als aktiv markieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Validierungsregel erstellt haben.
Gehen Sie zum Validierungsregeln-Tab.
Fahren Sie mit der Maus über die inaktive Validierungsregel, die Sie als aktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol und wählen Sie Als aktiv markieren.