Zoho Inventory Add-on in Zoho Books

Die aktuelle Funktion zur Bestandsverwaltung in Zoho Books ermöglicht es Ihnen, Ihren Bestand zu verfolgen, bevorzugte Anbieter festzulegen, Nachbestellpunkte zu setzen und den Bestand anzupassen. Mit dem Zoho Inventory Add-on können Sie eine erweiterte Bestandsverwaltung durchführen, indem Sie native Bestandsmodule wie Zusammengesetzte Artikel, Artikelgruppen, Pakete, Sendungen und Massenanpassungen verwenden. Dies ermöglicht Ihnen den Zugriff auf und die Verwaltung Ihrer Zoho-Bestandsmodule von Zoho Books aus.

Um das Inventory-Add-on in Zoho Books zu aktivieren, müssen Sie ein kostenpflichtiges Zoho Inventory-Konto haben. Auf dieser Seite werden wir uns ansehen, wie Sie das Add-on aktivieren und welche Funktionen es umfasst.

Zoho Inventory Add-on aktivieren

Um das Zoho Inventory Add-on zu aktivieren:

• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie Einstellungen.
• Aktivieren Sie die Option Möchten Sie die Zoho Inventory-Module in Zoho Books aktivieren? unter Zoho Inventory.
• Klicken Sie auf Aktivieren.

Bestandsmodule in Zoho Books

Nachdem Sie die Bestandsmodule in Zoho Books aktiviert haben, können Sie auf Folgendes zugreifen:

• Artikelgruppen
• Zusammengesetzte Artikel
• Pakete
• Sendungen
• Lagerhäuser
• Verkaufsaufträge

Artikelgruppen

Artikelgruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere ähnliche Artikel basierend auf ihren gemeinsamen Attributen zusammen zu erstellen, anstatt jeden von ihnen einzeln zu erstellen.

Nehmen wir das Beispiel von Mark, der T-Shirts verkauft. Die T-Shirts haben 3 verschiedene Attribute: Größe, Farbe und Material. Mit der grundlegenden Bestandsverwaltung würde er alle möglichen Arten von Shirts als einzelne Artikel erstellen, was zeitaufwendig wäre. Mit dem Modul Artikelgruppen kann er alle T-Shirts unter einer Artikelgruppe mit 3 verschiedenen Attributen (Größe, Farbe und Material) erstellen. Jetzt werden die einzelnen Artikel automatisch basierend auf den möglichen Kombinationen von Attributen erstellt. Wenn Mark die Artikel einzeln bearbeiten möchte, kann er dies weiterhin im Modul Artikel tun.

• Eine neue Artikelgruppe erstellen
• Die Artikel einer Gruppe konfigurieren

Eine Neue Artikelgruppe Erstellen

• Klicken Sie im Seitenbereich auf das Modul Artikel und wählen Sie Artikelgruppen aus dem Dropdown-Menü.
• Klicken Sie auf das +-Symbol neben dem Tab Artikelgruppen oder klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Fensters.
• Wählen Sie den Typ der Artikelgruppe aus, ob es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt.
• Geben Sie den Namen der Artikelgruppe ein.
• Fügen Sie eine Beschreibung Ihres Artikels hinzu.
• Füllen Sie die Einheit aus oder wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus.
• Um mehrere Artikel zu erstellen, fügen Sie Attribute hinzu. (Hinweis: Attribute und Optionen erstellen ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie es, wenn Sie einen einzelnen Artikel ohne Attribute erstellen möchten.)
  • Geben Sie einen Namen für Ihr erstes Attribut ein (zum Beispiel “Farbe”).
• Geben Sie die Optionen für dieses Attribut ein, getrennt durch Kommas (zum Beispiel “rot, blau, grün”).
  • Klicken Sie auf Weitere Attribute hinzufügen, um ein weiteres Attribut einzugeben. Sie können bis zu 3 hinzufügen.
• Wählen Sie Inventar oder Nicht-Inventar Produkttyp.
  • Wenn Ihr Produkttyp Nicht-Inventar ist, wählen Sie aus, ob es sich um ein Nur-Verkauf Produkt, Nur-Kauf Produkt oder Beides von der rechten Seite der Leiste handelt.

Artikel einer Gruppe konfigurieren

Um Artikel in einer Artikelgruppe zu konfigurieren:

1. Der Artikelname wird automatisch generiert, kann aber auch manuell geändert werden.
2. Geben Sie eine Artikelkennung im Feld SKU (Stock Keeping Unit) ein. (Hinweis: Das Speichern eines Barcodes in diesem Feld ermöglicht es Ihnen, einen Barcode-Scanner zu verwenden, um Artikel zu Ihren Bestellungen, Rechnungen und Rechnungen hinzuzufügen.)
3. Erfassen Sie den Einkaufspreis Ihres Artikels.
4. Erfassen Sie den Verkaufspreis Ihres Artikels.
5. Aktivieren Sie Eröffnungsbestand einbeziehen, um den Eröffnungsbestand und den Eröffnungsbestandswert des Artikels zu erfassen.

6. Optional: Fügen Sie Produktcodes einschließlich UPC (Universal Product Code), EAN (International Article Number), MPN (Manufacturer Part Number) und ISBN (International Standard Book Number) hinzu.

7. Optional: Legen Sie Nachbestellmengen fest, um benachrichtigt zu werden, wenn der aktuelle Lagerbestand unter den Nachbestellpunkt fällt.

Zusammengesetzte Artikel

Zusammengesetzte Artikel ermöglichen es Ihnen, verschiedene Produkte als einen Artikel zu bündeln und deren Inventar separat von den einzelnen Artikeln zu verwalten. Sie können einen zusammengesetzten Artikel erstellen, indem Sie einzelne Artikel zusammen verpacken oder zusammengesetzte Artikel entpacken, um sie als einzelne Artikel zu trennen.

Betrachten Sie ein Szenario: James betreibt ein Mobilgeschäft. Während der Festtage möchte er Mobiltelefone zusammen mit bestimmten Zubehörteilen verkaufen. Mit der Funktion für zusammengesetzte Artikel verpackt er das Mobiltelefon und sein Zubehör und verkauft sie als einen einzigen Artikel. Außerdem verwaltet er den Bestand der zusammengesetzten Artikel und der einzelnen Artikel separat.

• Aktivieren Sie zusammengesetzte Artikel
• Erstellen Sie zusammengesetzte Artikel
• Betrieb von zusammengesetzten Artikeln

Aktivieren Sie zusammengesetzte Artikel

Wenn Sie die zusammengesetzten Artikel in Zoho Inventory nicht aktiviert haben, können Sie dies über Zoho Books aktivieren. Um zu aktivieren:

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen aus dem Dropdown-Menü.
2. Wählen Sie die Registerkarte Artikel aus der Liste der Einstellungen im linken Seitenbereich.
3. Aktivieren Sie Möchten Sie zusammengesetzte Artikel aktivieren?.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen Sie zusammengesetzte Artikel

Um einen zusammengesetzten Artikel zu erstellen:

1. Klicken Sie auf das Artikel-Modul und wählen Sie Zusammengesetzte Artikel aus dem Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Fensters.
3. Geben Sie den Artikel Namen ein.
4. Geben Sie eine Maßeinheit an (zum Beispiel Kilogramm oder Stück) für den Artikel. Sie können auch eine Ihrer vorherigen Maßeinheiten aus dem Dropdown-Menü auswählen, wenn Sie welche eingegeben haben.
5. Fügen Sie im Feld Verbundene Artikel die Artikel und Mengen hinzu, die den zusammengesetzten Artikel bilden. Klicken Sie auf + Einen weiteren Artikel hinzufügen, um weitere Artikel zu verbinden.
6. Geben Sie einen Verkaufspreis ein oder wählen Sie Von Gesamt kopieren, um den oben berechneten Preis zu verwenden.
7. Geben Sie einen Einkaufspreis ein oder wählen Sie Von Gesamt kopieren, um den oben berechneten Preis zu verwenden.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Vorgänge bei zusammengesetzten Artikeln

Bündelung

Bündelung ist der Akt, verschiedene Komponenten in gewünschten Mengen zusammenzustellen, um eine einzelne Ware zu produzieren. Diese Komponenten können Waren, Dienstleistungen und andere nicht lagerhaltige Artikel Ihrer Wahl sein.

Um die Artikel zu bündeln:

• Navigieren Sie zum Artikel-Tab in der Seitenleiste.
• Wählen Sie Zusammengesetzte Artikel aus dem Dropdown-Menü.
• Öffnen Sie den bevorzugten zusammengesetzten Artikel.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bündel erstellen.

• Fügen Sie die Artikel und Dienstleistungen Ihrer Wahl hinzu.
• Klicken Sie auf Bündel speichern, um den Vorgang abzuschließen.

• Sie können die Bündeldetails anzeigen, indem Sie auf die Bündelnummer im Abschnitt Bündelverlauf klicken.

Hinweis:

• Der Bündelungsprozess erhöht den Lagerbestand des zusammengesetzten Artikels, während der Lagerbestand der einzelnen Artikel gemäß der Menge, die für diesen Prozess verwendet wurde, sinkt.
• Sie können kein Bündel nur mit Dienstleistungen erstellen. Sie müssen mindestens einen Lagerartikel als Teil davon einbeziehen.

Erfahren Sie mehr über Bündelung in Zoho Inventory.

Pakete

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag erfüllen, verpacken Sie die Artikel in der Bestellung und weisen Sie Paketbelegnummern zu, um zu verfolgen, ob sie versendet, nicht versendet oder geliefert wurden. Das Modul Pakete ermöglicht es Ihnen, zu verfolgen und aufzuzeichnen, ob es versendet, nicht versendet oder geliefert wurde. Außerdem können Sie es während des Versands des Pakets verwenden.

Voraussetzungen

• Der Verkaufsauftrag muss bestätigt sein.
• Sie müssen die Paketbelegnummern Ihrer physischen Pakete haben.

Paket-Workflow

Pakete erstellen

Um ein Paket zu erstellen:

1. Klicken Sie auf das Verkaufsaufträge-Modul.
2. Klicken Sie auf den Verkaufsauftrag, der Artikel zum Verpacken enthält.
3. Klicken Sie auf die Mehr-Schaltfläche oben in Ihrer Verkaufsbestellung und wählen Sie Paket erstellen aus dem Dropdown-Menü.
4. Geben Sie die Paketbelegnummer ein.
5. Geben Sie die Menge jedes Artikels ein, der verpackt werden soll.
6. Optional: Geben Sie interne Notizen zu Ihrer Referenz ein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Status der Pakete

Es gibt 3 mögliche Status für ein Paket:

Sendungen

Sie können eine Sendung entweder aus der Verkaufsbestellung oder aus dem Paketbeleg erstellen. Wenn Sie eine Sendung aus dem Paketbeleg erstellen, können Sie wählen, ob Sie sie manuell oder über einen Ihrer konfigurierten Anbieter versenden möchten.

Um eine Sendung aus einer Verkaufsbestellung zu erstellen:

• Ein Paket erstellen aus der Verkaufsbestellung.
• Klicken Sie auf das Dropdown Mehr in der oberen rechten Ecke der Seite Verkaufsbestellungen.
• Klicken Sie auf Sendung erstellen.

Um eine Sendung aus einem Paketbeleg zu erstellen:

• Öffnen Sie den Paketbeleg.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Versenden.

• Sie können entweder Manuell versenden oder Über Anbieter versenden aus dem Dropdown-Menü wählen.

  • Manuell versenden:
    • Paketnummer und Versandbestellnummer werden automatisch ausgefüllt. Sie können diese bei Bedarf bearbeiten.
    • Geben Sie das Versanddatum, den Anbieter und die Sendungsverfolgungsnummer (falls zutreffend) ein.
    • Wenn der Versand bereits abgeschlossen ist, aktivieren Sie die Option Sendung bereits zugestellt.
    • Um den Kunden über die Sendung zu informieren, aktivieren Sie die Option Benachrichtigung an den Kunden senden.
    • Klicken Sie auf Speichern.

  

  • Über Anbieter versenden:
    • Wählen Sie einen Anbieter aus der Liste aus (diese sind in Zoho Inventory konfiguriert).
    • Bearbeiten Sie die Absender- und Empfängeradressen, falls erforderlich.
    • Klicken Sie auf Speichern & Fortfahren.
    • Wählen Sie den Pakettyp aus, der Ihre Verpackungsmethode beschreibt.
    • Geben Sie das Gewicht, die Gewichtseinheit und andere vom Anbieter geforderte Paketinformationen ein.
    • Klicken Sie auf Preise abrufen.
    • Klicken Sie auf Sendung erstellen, um zu bestätigen.

  

Lagerhäuser

Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, ein Lagerhaus auszuwählen, von dem aus die Artikel verpackt und versendet werden. Sie können Lagerhäuser entweder auf Transaktionsebene oder auf Artikel Ebene zuweisen.

1. Zuweisung auf Transaktionsebene: Sie können ein Lagerhaus im Dropdown Lagerhäuser auswählen, während Sie eine Verkaufsbestellung, Rechnung, Gutschrift, Rechnungen, Bestellung oder eine Lieferantengutschrift erstellen.

2. Zuweisung auf Artikel Ebene: Wenn Sie einen Artikel zu einer Transaktion hinzufügen, wird das Lagerhaus zusammen mit der Menge aufgeführt. Sie können auf das Lagerhaus klicken und es bei Bedarf ändern.

Verkaufsaufträge

Nachdem Sie das Zoho Inventory Add-on in Zoho Books aktiviert haben, zeigt ein Verkaufsauftrag die Paket-, Versand- und Lagerdetails an. Dies ermöglicht es Ihnen, den Status der Bestellung und des Versands einfach zu sehen.

• Status des Verkaufsauftrags
• Rechnungsstatus im Verkaufsauftrag
• Versandstatus
• Lager im Marktplatz-Verkaufsauftrag ändern

Status des Verkaufsauftrags

Rechnungsstatus im Verkaufsauftrag

Versandstatus

Lager im Marktplatz-Verkaufsaufträgen ändern

Standardmäßig ist das primäre Lager mit allen Verkaufsaufträgen verbunden, die aus einem Marktplatz generiert werden. Sie können das mit einem Verkaufsauftrag verbundene Lager ändern. Um zu ändern:

1. Gehen Sie zum Modul Verkaufsaufträge.
2. Wählen Sie einen Marktplatz-Verkaufsauftrag aus, dessen Lager Sie ändern möchten.
3. Klicken Sie auf Lagerstandort ändern.

4. Wählen Sie ein passendes Lager aus dem Dropdown-Menü im Pop-up aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Lesen Sie mehr über Verkaufsaufträge

Nachbestellungen

Nachbestellungen helfen Ihrem Unternehmen, die richtigen Lagerbestände aufrechtzuerhalten, indem sie Artikel identifizieren, die nachbestellt werden müssen. Wenn ein Artikel seinen Nachbestellwert erreicht, wird er unter Ausstehende Nachbestellungen aufgeführt. Von dort aus können Sie Bestellungen oder Transferaufträge erstellen und die Bestände auffüllen.

Um Nachbestellungen in Zoho Books zu aktivieren:

• Gehen Sie zu Einstellungen.

• Navigieren Sie zum Abschnitt Modul-Einstellungen und wählen Sie Artikel unter Allgemein.

• Scrollen Sie auf der nächsten Seite nach unten und aktivieren Sie den Schalter neben Nachbestellungen.

• Wählen Sie aus, wie Sie den Bestand auffüllen möchten: Wählen Sie die Häufigkeit, mit der Sie die Bestände in Ihrer Organisation auffüllen möchten. Die verfügbaren Optionen sind Tage, Wochen und Monate.

  • Planen für: Wählen Sie die Uhrzeit, zu der Sie die Bestände auffüllen möchten.
  • Einschließlich noch zu empfangender und in Transit befindlicher Bestand zusammen mit verfügbarem Verkauf, um Auffüllaufgaben zu generieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie diese Bestände für Auffüllaufgaben einbeziehen möchten.

• Klicken Sie auf Speichern.

  

Auffüllungen sind jetzt in Ihrer Organisation aktiviert. Erfahren Sie mehr über Auffüllungen.

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