Rechnungen

Eine Rechnung ist ein finanzielles Dokument, das den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen detailliert beschreibt, einschließlich des fälligen Betrags, der Zahlungsbedingungen und der Steuern, und als Aufzeichnung für Verkaufs-, Zahlungs- und Steuerzwecke dient.

Wie Rechnungen funktionieren

In Zoho Books beginnen Sie, indem Sie eine Rechnung für den Kunden erstellen. Sie können sie als Entwurf speichern, um sie später zu senden, oder sie sofort per E-Mail versenden. Wenn die Rechnung überfällig wird, ändert sich ihr Status in Überfällig. Wenn der Kunde eine Zahlung leistet, wird der Status auf Bezahlt aktualisiert, oder Sie können die Zahlung manuell erfassen, wenn sie über andere Zahlungsmethoden erfolgt. Die erfassten Rechnungen werden in verschiedenen Verkaufsberichten angezeigt. Sie können Rechnungen auch bearbeiten, sie per E-Mail senden, als Link teilen, drucken, herunterladen, sie als wiederkehrend festlegen, Gutschriften erstellen, sie klonen, ihre Buchungseinträge anzeigen oder sie löschen.

Arten von Rechnungen in Zoho Books

• Reguläre Rechnung: Eine reguläre Rechnung ist eine einmalige Rechnung, die verwendet wird, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden aufzuzeichnen, wobei die Zahlungsdetails und der fällige Betrag angegeben werden.
• Wiederkehrende Rechnung: Diese Rechnung wird für einen wiederkehrenden Zeitraum erstellt. Sie können die Häufigkeit für die Wiederholung festlegen, z. B. wöchentlich, monatlich oder für einen bestimmten Zeitraum. Erfahren Sie, wie wiederkehrende Rechnungen funktionieren.
• Retainer-Rechnung: Diese Rechnung wird verwendet, um Vorauszahlungen von Ihrem Kunden zu sammeln. Sie wird normalerweise ausgestellt, bevor die eigentliche Arbeit oder Lieferung beginnt. Erfahren Sie, wie Retainer-Rechnungen funktionieren.

Eine Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen:

• Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
• Gehen Sie zu Verkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen.
• Klicken Sie auf + Neu in der oberen rechten Ecke.
• Füllen Sie auf der Seite Neue Rechnung die folgenden Felder aus:
  • Kundenname: Wählen Sie den Kunden für die Rechnung aus.
  • Rechnungsnummer: Die standardmäßige Transaktionsreihe wird verwendet. Wählen Sie bei Bedarf eine andere aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol rechts im Feld, um die Option zum automatischen Generieren von Rechnungsnummern zu aktivieren oder zu deaktivieren.
  • Bestellnummer: Geben Sie die Bestellnummer ein, falls erforderlich.
  • Rechnungsdatum: Wählen Sie das Datum für die Erstellung der Rechnung.
  • Bedingungen: Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus, für die die Rechnung fällig ist.
  • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie das Zahlungsfälligkeitsdatum aus.
  • Verkäufer: Wählen Sie den für diese Rechnung zuständigen Verkäufer aus, falls zutreffend.
  • Preisliste auswählen: Wählen Sie die Preisliste für die Artikel in der Rechnung aus.
  • Artikel Tabelle: Wählen Sie Artikel aus und fügen Sie sie der Tabelle hinzu. Füllen Sie dann die folgenden Spalten aus:
    • Menge: Geben Sie die Menge für jeden Artikel ein.
• Preis: Der Preis wird automatisch basierend auf dem von Ihnen festgelegten Preis des Artikels ausgefüllt. Ändern Sie ihn bei Bedarf. Klicken Sie auf Preisliste anwenden unter diesem Feld, um eine Preisliste für den Artikel auszuwählen.
  • Steuer: Automatisch ausgefüllt basierend auf dem Steuerstatus des Artikels oder des Kunden.
  • Rabatt: Geben Sie einen Prozentsatz (%) oder Betrag für Rabatte ein.
  • Massenaktionen: Klicken Sie auf diese Option, um Massenaktionen in der Artikel-Tabelle durchzuführen. Wählen Sie Massenaktualisierung von Positionen aus dem Dropdown-Menü, um das Projekt oder Konto jedes Artikels in der Tabelle zu aktualisieren, oder wählen Sie Zusätzliche Informationen anzeigen, um das Projekt und das Konto für jede Position in der Tabelle anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf + Neue Zeile hinzufügen, um zusätzliche Zeilen für Artikel hinzuzufügen.
  • Klicken Sie auf Artikel in großen Mengen hinzufügen, um mehrere Artikel auf einmal hinzuzufügen.
  • Versandkosten: Fügen Sie Versandkosten für Ihre Artikel hinzu. Klicken Sie auf Steuer auf Versandkosten anwenden, um eine Steuer auf den Versand auszuwählen.
  • Anpassung: Geben Sie Anpassungen ein, falls erforderlich. Verwenden Sie ein Negativ (-) Zeichen, um den Betrag zu reduzieren.
  • Kundennotizen: Fügen Sie Notizen hinzu, um sie in der Rechnung anzuzeigen.
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen: Fügen Sie Ihre Geschäftsbedingungen für die Rechnung hinzu.
  • Datei(en) an die Rechnung anhängen: Klicken Sie auf Datei hochladen, um eine Datei an die Rechnung anzuhängen.
  • Ich habe die Zahlung erhalten: Aktivieren Sie dies, wenn Sie die Zahlung erhalten haben, während Sie diese Rechnung erstellen. Wählen Sie dann die Zahlungsmethode und Einzahlungs-Konto aus der Tabelle unten aus. Wenn der Kunde mehrere Zahlungsmethoden verwendet hat, klicken Sie auf + Teilzahlung hinzufügen, um die Zahlung aufzuteilen. Die Rechnung wird als Bezahlt gespeichert.

• Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Rechnung als Entwurf zu speichern, oder auf Speichern und senden, um sie an den Kunden zu senden.

• Sie können auch eine Rechnung während des Erstellungsprozesses planen. So geht’s:

  • Klicken Sie auf das Dropdown neben Speichern und senden und wählen Sie Speichern und später senden.
  • Wählen Sie auf der Seite E-Mail planen das geplante Datum unter Wann möchten Sie die E-Mail senden? aus.
  • Überprüfen Sie andere Details und klicken Sie auf Planen.

Wenn Sie die Zahlung nicht direkt erfasst haben, können Sie sie später für die erstellte Rechnung erfassen, sobald der Kunde den Betrag bezahlt.

Rechnungen importieren

Wenn Sie vorhandene Rechnungen lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem zu Zoho Books migrieren, können Sie diese ganz einfach importieren.

Um Rechnungen in Zoho Books zu importieren:

• Gehen Sie zu Verkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen.
• Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Rechnungen importieren aus dem Dropdown-Menü.
• Gehen Sie auf die Seite Import - Datei auswählen, klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.

• Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, füllen Sie im Tab Konfigurieren die folgenden Felder aus:
  • Zeichencodierung: Die Standardeinstellung ist UTF-8 (Unicode). Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Codierung basierend auf Ihrer Datei auswählen.
  • Datei-Trennzeichen: Die Standardeinstellung ist Komma (,). Ändern Sie das Trennzeichen basierend auf Ihrer Datei.
  • Rechnungsnummern automatisch generieren: Aktivieren Sie dies, um Rechnungsnummern basierend auf Ihren Zoho Books-Einstellungen automatisch zu generieren. Rechnungsnummern in der Importdatei werden ignoriert.
  • Rechnungen mit den entsprechenden Verkaufsaufträgen verknüpfen: Aktivieren Sie diese Option, um Rechnungen mit den entsprechenden Verkaufsaufträgen zu verknüpfen. Wenn ausgewählt, ordnen Sie das Feld Verkaufsauftrag mit der entsprechenden Spalte, die die Verkaufsauftragsnummer auf der nächsten Seite enthält, zu.
  • Die Adressen der Kunden in der Importdatei mit ihren Kundenakten in Zoho Books verknüpfen: Aktivieren Sie dies, um Kunden in der Importdatei mit bestehenden Kundenakten in Zoho Books zu verknüpfen. Wenn ein Kunde existiert, wird seine Adresse aktualisiert; andernfalls wird ein neuer Kunde in Zoho Books erstellt.
• Klicken Sie auf Weiter >.
• Im Tab Felder zuordnen:
  • Standarddatenformat: Das Standard Datum Format wird Format auf Feldebene auswählen sein, und das Dezimal Format wird 1234567.89 sein. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Format bei Bedarf anzupassen.
  • Ordnen Sie die erforderlichen Felder basierend auf Ihren Vorlieben zu.
• Klicken Sie auf Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern, um die zugeordneten Felder für zukünftige Importe wiederzuverwenden.
• Klicken Sie auf Weiter >.
• Überprüfen Sie dann im Tab Vorschau die Felder, die Sie zugeordnet haben, und klicken Sie auf Importieren.

Jetzt wird die Datei mit den Rechnungen in Zoho Books importiert.

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