Integrieren Sie Zoho Books mit Zoho Projects

Wenn Sie Zoho Projects, eine Online-Projektmanagement-Plattform verwenden, um Ihre Projekte zu verwalten, können Sie sich mit Zoho Books integrieren, um Ihre Projekte zu verfolgen und deren Ausgaben mühelos zu verwalten.

Sobald Sie die Integration abgeschlossen haben, werden die Projekte zusammen mit ihren Hauptkunden, Aufgaben, Fehlern, Stundenzetteln und Benutzern mit Zoho Books synchronisiert und im Modul Zeiterfassung verfügbar gemacht. Anschließend können Sie die Zeit verfolgen und Transaktionen wie Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Ausgaben und wiederkehrende Ausgaben für diese Projekte erstellen.

Vorteile der Integration

Zeit und Aufwand sparen, indem Sie die Projekte und deren Finanzen an einem Ort verwalten.
Rechnungen für Meilensteine, Aufgabenlisten und Aufgaben in Ihrer Zoho Projects-Anwendung erstellen.
Auf Stundenzettel, Aufgaben, Fehler und Benutzer zugreifen, die mit den Projekten in Ihrer Zoho Books-Organisation verbunden sind.

Integration einrichten

Voraussetzung: Sie müssen ein Administrator in Ihrer Zoho Books-Organisation und der Eigentümer des Zoho Projects-Portals sein, um diese Integration einzurichten. Wenn Ihr Zoho Books bereits mit Zoho Expense verbunden ist, müssen Sie auch ein Administrator in der Zoho Expense-Organisation sein.

Um sich mit Zoho Projects zu integrieren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Verbinden neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Jetzt verbinden.
Wählen Sie das erforderliche Projektportal aus dem Dropdown-Menü Portalname aus.
Wählen Sie die Module aus, die in dieser Integration synchronisiert werden sollen:
Projekte: Dieses Modul wird standardmäßig ausgewählt. Allerdings werden nur die Projekte, die mit dem primären Kunden verbunden sind, abgerufen. Alle Aufgaben oder Fehler, die mit den Projekten verbunden sind, werden ebenfalls abgerufen.
- Zeiterfassung: Wählen Sie dieses Modul aus, um abrechenbare und genehmigte Zeiterfassungen in Ihre Zoho Books-Organisation abzurufen. Alle Benutzer, die mit den Zeiterfassungen verbunden sind, werden ebenfalls als Projektmitarbeiter in Zoho Books abgerufen. Benutzer aus Zoho Projects, die nicht Teil von Zoho Books sind, werden als Inaktive Zeiterfassungsmitarbeiter abgerufen. Ebenso werden allgemeine Zeiterfassungen mit Ihrer Zoho Books-Organisation synchronisiert.
- Wenn Sie Projekte entweder mit einer anderen Buchhaltungssoftware oder manuell verwalten, können Sie ein Datum auswählen, vor dem die Zeiterfassungen aus Zoho Projects als Rechnungsstellung markiert werden. Zeiterfassungen, die an oder nach diesem Datum erfasst werden, werden als Unbilled markiert.
  - Alternativ können Sie auch wählen, alle Zeiterfassungen als Unbilled zu importieren.
Wählen Sie die Duplikateinstellungen für die Kunden, die aus Zoho Projects synchronisiert werden sollen. Sie können sie entweder Klonen oder Überschreiben in Ihrer Zoho Books-Organisation.
- Überschreiben: Die bestehenden Kundendaten in Zoho Books werden durch die Daten des primären Kunden ersetzt.
- Klonen: Ein neuer Kunde wird in Zoho Books mit den Daten des primären Kunden erstellt, während der bestehende Kunde ebenfalls erhalten bleibt.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Zoho Projects-Portal bereits mit Zoho CRM synchronisiert haben, haben die Projekte und Kundendaten, die von Zoho CRM nach Zoho Projects synchronisiert wurden, Vorrang, wenn Sie Ihr Zoho Projects-Portal mit Zoho Books synchronisieren.

Aktivieren Sie die Option Projekt Erstellung in Zoho Books einschränken, um zu verhindern, dass Benutzer in Ihrer Organisation Projekte in Zoho Books erstellen.
Klicken Sie auf Weiter.
Auf der Seite Feld zuordnen werden die Felder angezeigt, die von Zoho Projects nach Zoho Books synchronisiert werden sollen. Sie können auch die benutzerdefinierten Felder zwischen Zoho Books und Zoho Projects zuordnen, sofern sie denselben Datentyp haben.
Klicken Sie auf Speichern und Synchronisieren.

Jetzt ist Ihr Zoho Projects-Portal mit Ihrer Zoho Books-Organisation integriert.

Überprüfen Sie den Status der synchronisierten Daten

Der Status der Synchronisierung wird im Abschnitt Die Module wurden mit Zoho Projects synchronisiert angezeigt.

Status	Beschreibung
Synchronisierung läuft	Die Module und deren Daten werden synchronisiert.
Aktiv	Alle Module sind synchronisiert.

Es kann eine Weile dauern, bis Ihre Daten synchronisiert sind. Um den neuesten Status Ihrer Synchronisierung anzuzeigen, klicken Sie auf Aktualisieren neben dem Löschen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.

Wenn Sie nach der Integration mit Zoho Books neue Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungen oder andere Module in Zoho Projects erstellen, können Sie diese sofort synchronisieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Sofortige Synchronisierung oben auf der Seite.

Die neuen Projekte und anderen Entitäten, die in Zoho Projects erstellt wurden, werden mit Zoho Books synchronisiert.

Um die Details der während der Integration synchronisierten Module anzuzeigen, klicken Sie auf Synchronisierungshistorie anzeigen.

Fahren Sie mit der erforderlichen Modulliste über und klicken Sie auf Zuordnete Felder anzeigen, um die synchronisierten Felder anzuzeigen.

Aktualisieren Sie die Duplikateinstellungen für Kunden

Sie können auch Ihre Präferenzen zur Kundendopplung aktualisieren, nachdem Sie die Integration eingerichtet haben. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben Kundendopplung unter Integrationspräferenzen.
Wählen Sie im erscheinenden Pop-up die erforderliche Dopplungspräferenz aus und klicken Sie auf Speichern.

Fehlerzusammenfassung

Die Fehlerzusammenfassung enthält eine modulweise Liste der Fehler, die während der Synchronisierung aufgetreten sind.

Um die Fehlerzusammenfassung für Ihre Integration anzuzeigen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Fehlerzusammenfassung anzeigen.

Sie können die Liste der Fehler, die während der Synchronisierung aufgetreten sind, auf der Seite Fehlerdetails einsehen.

Transaktionen für Ihre Projekte erstellen

Sobald Sie die Integration eingerichtet haben, werden die aktiven Projekte sofort mit Zoho Books synchronisiert, und Sie können Transaktionen dafür erstellen. So geht’s:

Gehen Sie zu Zeiterfassung in der linken Seitenleiste und wählen Sie Projekte.
Wählen Sie ein Projekt aus, das von Zoho Projects abgerufen wurde.
Klicken Sie auf das Dropdown Rechnung erstellen oder Neue Transaktion in der oberen rechten Ecke der Details-Seite des Projekts.

Von hier aus können Sie Transaktionen für Ihre Projekte erstellen und diese, falls erforderlich, an Ihre Kunden senden.

Ebenso werden die Stundenzettel, Aufgaben, Fehler und Benutzer, die mit den Projekten verbunden sind, auch in Ihrer Zoho Books-Organisation vorhanden sein.

Hinweis: Sie können auch die Angebote, Rechnungen und Ausgaben in Zoho Projects erstellen, aktualisieren und löschen.

Integration deaktivieren

Sobald Sie Ihre Integration deaktivieren, wird die Synchronisierung zwischen Zoho Projects und Ihrer Zoho Books-Organisation pausiert.

Um die Integration mit Zoho Projects zu deaktivieren:

Gehen Sie zu Einstellungen in Ihrer Zoho Books-Organisation.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Integration deaktivieren in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie im erscheinenden Pop-up auf Deaktivieren, um zu bestätigen.

Die Integration mit Zoho Projects wird deaktiviert. Sie können die Integration bei Bedarf wieder aktivieren.

Integration wieder aktivieren

Sobald Sie die Integration mit Zoho Projects deaktiviert haben, können Sie die Integration wieder aktivieren und sich erneut mit dem Zoho Projects-Portal verbinden. So geht’s:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf Integration aktivieren in der oberen rechten Ecke der Seite.

Die Integration wird erneut eingerichtet, und die Module werden automatisch ab dem letzten Synchronisierungszeitpunkt synchronisiert.

Hinweis: Sie können die Integration nur mit dem Zoho Projects-Portal wieder aktivieren, das zuvor verbunden war.

Integration löschen

Wenn Sie Ihre Zoho Books-Organisation mit einem anderen Zoho Projects-Portal verbinden möchten oder wenn Sie die Projekte nicht mehr mit Ihrer Zoho Books-Organisation synchronisieren möchten, können Sie die bestehende Integration löschen. Sobald Sie die Integration löschen, werden die Projekte, die aus Zoho Projects synchronisiert wurden, als eigenständige Projekte im Projekte-Modul von Zoho Books verfügbar sein.

Warnung: Sie können die Integration nur mit dem Zoho Projects-Portal, das zuvor verbunden war, wieder aktivieren.

Um die Integration mit Zoho Projects zu löschen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Zoho Apps unter Integrationen und Marktplatz.
Klicken Sie auf Details anzeigen neben Zoho Projects.
Klicken Sie auf das Löschen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie im erscheinenden Pop-up auf Löschen, um zu bestätigen.

Die Integration mit dem jeweiligen Zoho Projects-Portal wird gelöscht.

Fehlerbehebung

Fehler	Warum ist das passiert?	Wie lösen Sie es?
Projekte konnten nicht abgerufen werden.	Die Projekte waren nicht mit dem Hauptkunden verknüpft.	1. Stellen Sie sicher, dass die in Zoho Projects erstellten Projekte mit dem Hauptkunden verknüpft sind. 2. Überprüfen Sie, ob der Hauptkunde bereits in Zoho Books mit einer anderen Währung existiert, und versuchen Sie, die Währung bei Bedarf zu ändern.
Stundenzettel konnten nicht abgerufen werden.	Fall 1: Die Stundenzettel werden nicht abgerufen, wenn: 1. Sie nicht abrechenbar sind. 2. Sie in Zoho Projects noch nicht genehmigt sind. 3. Sie zu Projekten gehören, die nicht mit einem Hauptkunden verknüpft sind. Fall 2: Die zugehörigen Aufgaben oder Projekte des Stundenzettels konnten nicht abgerufen werden.	Stellen Sie sicher, dass die Stundenzettel abrechenbar, genehmigt und mit Projekten verknüpft sind, die einen Hauptkunden haben.
Aufgaben konnten nicht abgerufen werden.	Die zugehörigen Projekte der Aufgabe konnten nicht abgerufen werden.	1. Stellen Sie sicher, dass die zugehörigen Projekte mit dem Hauptkunden verknüpft sind. 2. Überprüfen Sie, ob der Hauptkunde bereits in Zoho Books mit einer anderen Währung existiert, und versuchen Sie, dies bei Bedarf zu ändern.

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