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Bird IVR-Erweiterung

Bird ist eine KI-gestützte CRM-Plattform für Marketing, Zahlungen und Kundenservice. Sie ermöglicht es Ihnen, Nachrichten über E-Mail, SMS, WhatsApp und Sprache zu senden.

Wie die Bird IVR-Erweiterung funktioniert

Nachdem Sie die Bird IVR-Erweiterung in Ihrer Zoho Books-Organisation installiert haben, müssen Sie Vorlagen basierend auf den Informationen erstellen, die Sie Ihren Kunden mitteilen möchten. Erstellen Sie als Nächstes benutzerdefinierte Aktionen und verknüpfen Sie die erforderlichen Vorlagen mit ihnen. Schließlich erstellen Sie Workflow-Regeln und verknüpfen die benutzerdefinierten Aktionen mit diesen Regeln, um die IVR-Anrufe zu Ihren bevorzugten Zeiten zu planen.

Zum Beispiel können Sie benutzerdefinierte IVR-Nachrichten erstellen, um Kunden an überfällige Rechnungen oder Rechnungen, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern, zu erinnern, und die Anrufe zu Ihren bevorzugten Zeiten planen.

Vorteile der Verwendung der Erweiterung

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte IVR-Nachrichten, um Ihre Kunden über Rechnungen, Verkaufsaufträge, Aktionen und andere Informationen zu informieren.
  • Erstellen Sie verschiedene Vorlagen basierend auf den Informationen, die Sie Ihren Kunden mitteilen möchten.
  • Planen Sie Anrufe zu Ihren bevorzugten Zeiten, um eine rechtzeitige Zustellung wichtiger Updates an Ihre Kunden sicherzustellen.

Installieren Sie die Bird IVR-Erweiterung

Um die Bird IVR-Erweiterung in Zoho Books zu installieren:

  • Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Klicken Sie auf Marktplatz unter Integrationen & Marktplatz.
  • Klicken Sie auf die Suchleiste auf der rechten Seite des Alle Erweiterungen-Tabs.
  • Geben Sie Bird IVR in die Suchleiste ein und wählen Sie die Erweiterung aus dem Dropdown-Menü aus.
  • Klicken Sie auf Installieren.
  • Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und den Datenschutzrichtlinien von Zoho Marketplace und dem Anbieter zu.
  • Klicken Sie auf Installieren.
  • Stimmen Sie den angegebenen Nutzungsbedingungen zu und klicken Sie auf Weiter auf der folgenden Seite.
  • Autorisieren Sie die Verbindungen Zoho Finance - Bird IVR und Bird IVR - Zoho Finance. Klicken Sie auf Jetzt überspringen, wenn Sie sie später autorisieren möchten.

Hinweis: Wenn Sie diesen Schritt überspringen, müssen Sie die Verbindungen später autorisieren, um die Erweiterung zu verwenden. Um zu autorisieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen & Marktplatz > Installierte Erweiterungen > Bird IVR > Details anzeigen. Klicken Sie auf Installation fortsetzen im Banner oben auf der Seite.

  • Um die Verbindung Zoho Finance - Bird IVR zu autorisieren:

    • Klicken Sie auf Verbinden neben der Verbindung.
    • Klicken Sie auf der folgenden Seite erneut auf Verbinden.
    • Die Verbindung benötigt Zugriff auf bestimmte Daten in Ihrer Zoho Books-Organisation. Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Zugriff zu gewähren.

  • Um die Verbindung Bird IVR - Zoho Finance zu autorisieren:

    • Klicken Sie auf Verbinden neben der Verbindung.
    • Geben Sie den Zugriffsschlüssel ein. Geben Sie AccessKey gefolgt von einem Leerzeichen und dann den Zugriffsschlüssel ein, der aus Ihrem Bird-Konto generiert wurde. Zum Beispiel, AccessKey xxxx.

Hinweis: Sie müssen den Zugriffsschlüssel aus Ihrem Bird-Konto erstellen. Um einen API-Zugriffsschlüssel zu erstellen, melden Sie sich an in Ihrem Bird-Konto > klicken Sie auf Ihr Profil in der unteren linken Ecke > Profileinstellungen > Sicherheit > Neuen Sicherheitsschlüssel hinzufügen > füllen Sie die Details aus und klicken Sie auf Speichern. Kopieren Sie den generierten Zugriffsschlüssel, da Sie ihn nicht erneut anzeigen können.

  • Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie beide Verbindungen autorisiert haben.
  • Geben Sie die Bird Workspace ID und die Bird Voice Channel ID ein.

Hinweis:

  • Sie müssen einen Arbeitsbereich in Ihrem Bird-Konto erstellen, um die Arbeitsbereichs-ID zu erhalten. Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, melden Sie sich an in Ihrem Bird-Konto > klicken Sie auf Ihr Profil in der unteren linken Seitenleiste > Profileinstellungen > Organisation > Arbeitsbereiche > Neuen Arbeitsbereich erstellen > füllen Sie die Details aus und klicken Sie auf Arbeitsbereich erstellen. Klicken Sie auf den Arbeitsbereich und kopieren Sie die ID aus dem Feld Workspace ID.
  • Sie müssen den Sprachkanal aus Ihrem Bird-Konto erstellen. Um einen Kanal zu erstellen, melden Sie sich an in Ihrem Bird-Konto > klicken Sie auf Startseite in der linken Seitenleiste > klicken Sie auf Entwickler > Voice > Voice Setup > Alle Kanäle > Neuen Kanal hinzufügen > füllen Sie die Details aus und klicken Sie auf Installieren. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben dem Kanal, um die Kanal-ID zu kopieren.
  • Klicken Sie auf Erweiterung installieren.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Aktionen

Um IVR-Nachrichten an Ihre Kunden zu senden, müssen Sie benutzerdefinierte Aktionen erstellen. So geht’s:

  • Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Klicken Sie auf Workflow-Aktionen unter Automatisierung.
  • Klicken Sie auf Bird IVR-Benachrichtigungen im Bereich Workflow-Aktionen.
  • Klicken Sie auf + Neue Bird IVR-Aktion in der oberen rechten Ecke.
  • Geben Sie den Aktionsnamen und die Beschreibung ein.
  • Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die benutzerdefinierte Aktion erstellen. Sie können aus Kunden, Verkaufsbestellungen und Rechnungen wählen.
  • Wählen Sie die erforderliche Vorlage aus, und die IVR-Nachricht wird automatisch ausgefüllt. Sie können die Nachricht bearbeiten, indem Sie auf Vorlage bearbeiten klicken.
  • Klicken Sie auf + Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Füllen Sie Folgendes aus:
    • Geben Sie den Vorlagenname ein.
    • Geben Sie die IVR-Nachricht ein. Sie können die Nachricht anpassen, indem Sie Platzhalter hinzufügen. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen und wählen Sie die erforderlichen aus.
      • Sie können auch Zia verwenden, um die IVR-Nachricht zu generieren. Klicken Sie auf das Mit Zia generieren-Symbol.
      • Geben Sie im Pop-up Ihr Eingabeaufforderung ein (beschreiben Sie die IVR-Nachricht, die Sie von Zia generieren lassen möchten) und klicken Sie auf Inhalt generieren. Zia wird die IVR-Nachricht basierend auf Ihrer Eingabeaufforderung generieren.
      • Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen. Wenn Sie eine andere Version möchten, klicken Sie auf das Regenerieren-Symbol neben Einfügen.
      • Sie können auch den Ton ändern und den Inhalt verkürzen oder erweitern.
    • Wählen Sie die IVR-Stimme aus.
    • Klicken Sie auf Test-IVR-Anruf durchführen, wenn Sie überprüfen möchten, wie die Nachricht klingt. Geben Sie die Mobiltelefonnummer mit der Landesvorwahl ein und klicken Sie auf Anruf initiieren.
    • Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.
  • Klicken Sie auf Speichern, um die benutzerdefinierte Aktion zu speichern.

Erstellen Sie Workflow-Regeln

Um IVR-Nachrichten an Ihre Kunden zu senden, müssen Sie Workflow-Regeln erstellen und diese mit den erforderlichen benutzerdefinierten Aktionen verknüpfen. So geht’s:

  • Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Klicken Sie auf Workflow-Regeln unter Automatisierung.
  • Klicken Sie auf + Neue Workflow-Regel in der oberen rechten Ecke.
  • Geben Sie den Namen der Workflow-Regel und die Beschreibung ein.
  • Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Workflow-Regel erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie dasselbe Modul auswählen, das Sie bei der Erstellung der benutzerdefinierten Aktion gewählt haben.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Füllen Sie die erforderlichen Angaben im Abschnitt Bedingung für die Ausführung der Workflow-Regel aus.
  • Wenn Sie die IVR-Nachricht an Ihre Kunden basierend auf deren Zeitzonen senden möchten, wählen Sie Zeitzone des Kunden im Feld Zeitzone aus.
  • Klicken Sie auf + Neues Kriterium. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie Kriterien hinzufügen möchten, und füllen Sie die erforderlichen Angaben aus, oder klicken Sie auf Nein.
  • Klicken Sie auf + Sofortige Aktionen. Wählen Sie Bird IVR-Benachrichtigungen als Typ aus und wählen Sie die erforderliche benutzerdefinierte Aktion aus dem Dropdown-Menü Name aus.
  • Klicken Sie auf Speichern.

IVR-Anrufprotokolle anzeigen

Sie können ein Protokoll der initiierten IVR-Anrufe einsehen. So geht’s:

  • Klicken Sie auf Bird IVR-Protokolle unter Benutzerdefinierte Module in der linken Seitenleiste. Ein Protokoll der IVR-Anrufe wird verfügbar sein.
  • Klicken Sie auf den Status eines Protokolls, um weitere Details anzuzeigen. Sie werden zu Ihrem Bird-Konto weitergeleitet.
  • Wenn ein IVR-Anruf fehlschlägt, wird der Status Fehlgeschlagen angezeigt und der Grund erscheint in der Spalte Fehlerursache.

Hinweis: Wenn ein IVR-Anruf aufgrund eines Problems mit Ihren Bird-Kontodaten fehlschlägt, wird der Grund nicht in der Spalte Fehlerursache angezeigt. Er wird in den Protokollen in Ihrem Bird-Konto verfügbar sein.

Die Bird IVR-Erweiterung deinstallieren

Wenn Sie die Bird IVR-Erweiterung nicht verwenden möchten, können Sie sie deinstallieren. So geht’s:

  • Gehen Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Klicken Sie auf Marktplatz unter Integrationen & Marktplatz.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Installierte Erweiterungen.
  • Klicken Sie auf Details anzeigen neben Bird IVR.
  • Klicken Sie auf Deinstallieren in der oberen rechten Ecke der Seite.
  • Klicken Sie auf Ja im angezeigten Pop-up.
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