Rechnungen verwalten

Die Rechnungen, die Sie für Ihre Anbieter erfassen, können auf viele Arten gefiltert und sortiert werden.

Status einer Rechnung

Eine Rechnung in Zoho Books kann einen der folgenden Status haben.

Status	Beschreibung
Entwurf	Die Rechnung ist erstellt, aber noch nicht aktiv.
Ausstehende Genehmigung	Wenn Sie die Genehmigung von Transaktionen aktiviert haben, muss jede Rechnung, die Sie erstellen, von jemandem mit entsprechender Berechtigung genehmigt werden. Bis dahin befindet sich die Rechnung im Status “Ausstehende Genehmigung”.
Offen	Die Rechnung ist aktiv.
Überfällig	Das Fälligkeitsdatum für die Zahlung der Rechnung wurde überschritten.
Unbezahlt	Es wurde keine Zahlung für die Rechnung erfasst.
Teilweise bezahlt	Der Rechnungsbetrag ist teilweise erfasst.
Bezahlt	Der Rechnungsbetrag ist vollständig bezahlt.
Ungültig	Die Rechnung ist nicht mehr aktiv.

Rechnungen filtern

Sie können die Rechnungen basierend auf ihrem Status filtern. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen.
Klicken Sie auf das Dropdown Alle Rechnungen oben auf der Seite.
Wählen Sie die Art von Rechnungen, die Sie filtern möchten.

Wenn Sie die Rechnungen basierend auf bestimmten eigenen Parametern filtern möchten, können Sie dies über benutzerdefinierte Ansichten tun. Erfahren Sie mehr über Benutzerdefinierte Ansichten.

Benutzerdefinierte Ansichten

Benutzerdefinierte Ansichten können verwendet werden, um Ihre Rechnungen basierend auf bestimmten Kriterien zu filtern, die Sie festlegen möchten.

Szenario: Patricia möchte alle Rechnungen anzeigen, die überfällig sind und deren Betrag größer als 1000 ist. Sie erstellt eine benutzerdefinierte Ansicht und legt die Kriterien fest: Betrag ist größer als 1000 und Rechnungsstatus ist überfällig.

Um eine benutzerdefinierte Ansicht für Rechnungen zu erstellen:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen.
Klicken Sie auf das Dropdown Alle Rechnungen oben auf der Seite.
Wählen Sie + Neue benutzerdefinierte Ansicht.
Füllen Sie die erforderlichen Details aus.

Name
Geben Sie einen Namen für Ihre benutzerdefinierte Ansicht ein. Wenn Sie diese benutzerdefinierte Ansicht häufig verwenden, können Sie die Option Als Favorit markieren auswählen.

Kriterien
Fügen Sie Kriterien für die benutzerdefinierte Ansicht basierend auf den Feldern in den Rechnungen hinzu. Sie können mehrere Kriterien hinzufügen, indem Sie auf + Kriterien hinzufügen klicken.

Spaltenpräferenzen
Wählen Sie die Felder aus, die in der benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen, die Sie erstellen. Sie können Felder in den Verfügbaren Spalten in die Ausgewählten Spalten verschieben, indem Sie auf das +-Symbol neben ihnen klicken.

Benutzerdefinierte Ansicht teilen
Wählen Sie aus, wer Zugriff auf diese benutzerdefinierte Ansicht erhält.

Diese benutzerdefinierte Ansicht wird angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown Alle Rechnungen im Rechnungsmodul klicken.

Sie können diese benutzerdefinierte Ansicht bearbeiten, indem Sie auf das Stift-Symbol neben der benutzerdefinierten Ansicht klicken.

Um die benutzerdefinierte Ansicht zu löschen:

Bearbeiten Sie die benutzerdefinierte Ansicht.
Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen.

Rechnungen sortieren

Sie können Rechnungen basierend auf ihren verschiedenen Spalten oder Feldern sortieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen aus.
Klicken Sie auf die Spalte, die Sie sortieren möchten.
Die Sortierung kann in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgen (angezeigt durch den Pfeil). Klicken Sie erneut auf das Feld, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Spalten neu anordnen

Im Rechnungsmodul können Sie auswählen, welche Felder auf der Hauptseite angezeigt werden sollen. Sie können auch die Reihenfolge der Spalten oder Felder auf derselben Seite neu anordnen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen aus.
Klicken Sie auf das Tabelle-Symbol auf der linken Seite der Seite.
Wählen Sie die Felder aus, die Sie anzeigen möchten.
Ordnen Sie die Reihenfolge der Spalten neu an, indem Sie die Symbole neben ihnen ziehen und ablegen.
Klicken Sie nach den Änderungen auf Speichern.

Einblick: Felder, die obligatorisch sind (markiert mit **), können nicht abgewählt werden.

Kalenderansicht

Sie können alle überfälligen Rechnungen und deren überfällige Beträge in verschiedenen Monaten des Jahres in der Kalenderansicht anzeigen. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe > Rechnungen.
Klicken Sie auf das Kalender-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.

Sie können zwischen verschiedenen Monaten verschiedener Jahre wechseln, indem Sie auf das Kalender-Symbol in dieser Ansicht klicken. Um zum aktuellen Monat zurückzukehren, klicken Sie auf Dieser Monat in der oberen rechten Ecke der Seite.

Um zur regulären Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf das Liste-Symbol neben dem Kalender-Symbol.

Aktuelle Ansicht exportieren

Wenn Sie Ihre Rechnungen gefiltert oder ihre Spalten neu angeordnet haben, können Sie diese spezielle Ansicht Ihrer Rechnungen exportieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen aus.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie Aktuelle Ansicht exportieren.

Wählen Sie das Format für den Export unter Exportieren als und geben Sie ein Passwort ein, um Ihre Exportdatei zu sichern.
Klicken Sie auf Exportieren.

Liste aktualisieren

Um die aktualisierte Liste der Rechnungen zu erhalten, können Sie die Liste Ihrer Rechnungen aktualisieren. So geht’s:

Gehen Sie zu Einkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen aus.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie auf Liste aktualisieren.