KI-Funktionen

Zoho Books verfügt über integrierte KI-Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben schneller zu erledigen. Zia, der integrierte KI-Assistent, versteht Ihre Anfragen und führt die gewünschten Aktionen aus, wodurch der manuelle Aufwand reduziert wird. Um diese Funktionen zu nutzen, aktivieren Sie sie basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen, wählen Sie einen bevorzugten KI-Anbieter und ein Modell aus und konfigurieren Sie sie entsprechend.

Um die KI-Funktionen zu aktivieren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Organisationseinstellungen KI-Präferenzen unter Organisation aus.
Aktivieren Sie den Schalter neben den erforderlichen Funktionen, wählen Sie den bevorzugten KI-Anbieter und das Modell für die ausgewählte Funktion aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Einblick:

KI-Anbieter: Dies ist der Dienst, der die von dem System verwendeten KI-Modelle bereitstellt.
Modell: Dies ist das spezifische System innerhalb Ihres KI-Anbieters, das Ihre Anfrage verarbeitet und die Qualität der Antworten bestimmt.

Die ausgewählte KI-Funktion wird in Ihrer Organisation aktiviert.

Ask Zia

Ask Zia ist ein konversationeller Assistent, der Ihnen hilft, Aufgaben zu erledigen, indem er Ihre Anfragen versteht. Sie geben ein, was Sie benötigen, und Zia zeigt die erforderlichen Informationen an oder führt die gewünschte Aktion im Hintergrund aus und benachrichtigt Sie, sobald dies abgeschlossen ist.

Sie können Ask Zia verwenden, um:

Artikel sowie Verkaufs- und Einkaufstransaktionen zu erstellen.
Nützliche Informationen aus Ihrer Organisation abzurufen.
Wichtige Details aus Ihren Geschäftsübersichtsberichten anzuzeigen.

Zum Beispiel können Sie Ask Zia mit den Details auffordern, die Sie benötigen, um einen Artikel in Zoho Books zu erstellen. Ask Zia verwendet Ihre Details und erstellt den Artikel im Hintergrund. Sobald dies abgeschlossen ist, benachrichtigt Sie Zia im Chatfenster. Wenn erforderliche Details fehlen, stellt Zia Ihnen die Fragen. Basierend auf Ihrer Antwort wird die Artikelcreation abgeschlossen.

Einige der Anfragen an Ask Zia können Folgendes umfassen:

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden - P Boyle an.
Wie viele Rechnungen sind diese Woche überfällig?
Wie ist der Gewinn- und Verluststatus meiner Organisation?
Erstellen Sie einen Kunden Aaron Brown mit E-Mail
Listen Sie Rechnungen auf, die seit 60 Tagen überfällig sind.

Um Ask Zia in Zoho Books zu verwenden:

Klicken Sie auf das Ask Zia-Symbol in der rechten Seitenleiste.
Geben Sie im Ask Zia-Chatfenster die erforderliche Anfrage ein.

Die Antwort wird sofort basierend auf Ihrer Anfrage generiert.

CoCreate Agent

Der CoCreate Agent hilft Ihnen, Verkaufstransaktionen wie Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen und Gutschriften mit einfachen Eingaben zu erstellen. Anstatt die Details manuell in jedes Feld einzugeben, beschreiben Sie die Transaktion in einfachem Englisch, und der Agent erstellt sie für Sie.

Der Unterschied zwischen Ask Zia und CoCreate Agent besteht darin, dass Ask Zia die Transaktion im Hintergrund erstellt und Sie im Chatfenster benachrichtigt, sobald sie abgeschlossen ist. Währenddessen übernimmt der CoCreate Agent die Kontrolle über den gesamten Bildschirm und erstellt die Transaktion vor Ihnen.

Während der Agent eine Transaktion erstellt, können Sie den gesamten Prozess überprüfen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Änderungen vorgenommen werden sollten, klicken Sie auf Kontrolle übernehmen und füllen Sie die Details manuell aus. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie oben auf der Seite auf Autofill fortsetzen, um die Transaktion mit CoCreate weiter zu erstellen.

Einige der Eingaben, die Sie im CoCreate Agent bereitstellen können, umfassen:

Erstellen Sie eine Rechnung für den Kunden P Boyle mit zwei USB-C-Ladegeräten.
Erstellen Sie ein Angebot für Aaron mit zehn Dell-Laptops.

Um diese Funktion zu nutzen:

Gehen Sie zu Verkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie die Transaktion aus, die Sie erstellen möchten.
Klicken Sie oben rechts auf + Neu.
Klicken Sie auf der nächsten Seite oben rechts auf CoCreate Agent.
Geben Sie im erscheinenden Pop-up die erforderliche Eingabe ein und klicken Sie auf Fortfahren.

Auf der nächsten Seite wird die erforderliche Transaktion erstellt.

Hinweis: Sie können auch auf das CoCreate Agent-Symbol im Widgets-Bereich klicken, um eine Transaktion zu erstellen.

Visualisieren, Vorhersagen und Anomalien in Berichten erkennen

Sie können Berichte in Ihrer Organisation als Diagramme visualisieren, anstatt sie in einfachen Tabellen anzuzeigen. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus und konfigurieren Sie, welche Daten in den X- und Y-Achsen angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf Vorhersage anzeigen, um zukünftige Trends basierend auf Ihren vergangenen Daten vorherzusagen. Klicken Sie auf Anomalie anzeigen, um ungewöhnliche Muster oder Fehler in Ihren Berichten zu erkennen. Erfahren Sie mehr.

Inhalt für E-Mail-Vorlagen mit Zia generieren

Sie können Zia verwenden, um den Inhalt von E-Mail-Vorlagen zu entwerfen und an Ihre Kunden und Lieferanten zu senden. Sie können einfache Eingaben bereitstellen, um zu beschreiben, wie die Vorlage aussehen soll, und Zia generiert sofort eine Antwort.

Sobald sie generiert wurde, überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass der Inhalt Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie versuchen, verschiedene Antworten zu generieren. Außerdem können Sie den Ton und den Inhalt anpassen, falls erforderlich. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Einfügen. Der generierte Inhalt wird in die E-Mail-Vorlage eingefügt. Sie können den generierten Inhalt auch bearbeiten oder umschreiben.

Um den Inhalt der E-Mail-Vorlage in Zoho Books zu generieren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie unter Modul-Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen unter Anpassung aus.
Wählen Sie die erforderliche Benachrichtigung aus, um den Inhalt der E-Mail-Vorlage zu generieren.
Klicken Sie auf Mail-Inhalt anzeigen unter der jeweiligen Benachrichtigung.
Geben Sie die erforderlichen Empfängerdaten ein.
Klicken Sie auf das Generate With Zia-Symbol oben im E-Mail-Inhaltsbereich.
Geben Sie im erscheinenden Pop-up Ihren Prompt ein und klicken Sie auf Inhalt generieren.

Der Inhalt für die E-Mail-Vorlage wird generiert. Sobald dies abgeschlossen ist, speichern Sie die Änderungen.

Daten mit KI-gestützten benutzerdefinierten Feldern erfassen

Hinweis: Dieses Feature ist derzeit im Early Access verfügbar. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an support@zohobooks.com, um es für Ihre Organisation zu aktivieren.

Sie können benutzerdefinierte Felder mit den KI-Datentypen erstellen, die Ihre Daten automatisch interpretieren. Dies reduziert manuelle Arbeit und erfasst bedeutungsvollere Informationen. Die KI-Datentypen umfassen:

Schlüsselwortextraktion: Es identifiziert die wichtigsten Wörter in der Beschreibung, die Sie für eine Transaktion bereitstellen, und generiert sie. Dies hilft Ihnen, Transaktionen basierend auf diesen Schlüsselwörtern zu kategorisieren.
- Zum Beispiel kann es verwendet werden, um die Hauptattribute eines Artikels wie Farbe, Größe und mehr zu extrahieren.
Sentiment-Analyse: Es wird verwendet, um das Kundenfeedback, das zu einer Transaktion hinzugefügt wird, zu analysieren und zu erkennen, ob das Sentiment Positiv, Negativ oder Neutral ist. Es bietet einen schnellen Einblick in den emotionalen Ton des Kunden.
- Zum Beispiel, wenn Sie Feedback wie “Das Produkt hat eine sehr gute Qualität” aufzeichnen, wird das Sentiment positiv sein.
Bild zu Text: Es extrahiert bedeutungsvolle Texte und Beschreibungen aus einem Bild, das Sie zu einer Transaktion hochladen. Es wandelt visuelle Inhalte mithilfe von KI in ein strukturiertes Format um. Es kann:
- Texte und handschriftliche Texte aus Bildern mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) extrahieren.
- Eine kurze Beschreibung des hochgeladenen Bildes mithilfe von Bilddetektion bereitstellen.
- Objekte aus einem Bild mithilfe der Objekterkennungstechnik erkennen.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit einem der oben genannten Datentypen erstellen, müssen Sie ein Eingabefeld bereitstellen und es erstellen. Das Eingabefeld ist erforderlich, da die KI die Daten in diesem benutzerdefinierten Feld interpretiert und die Antwort im KI-gestützten benutzerdefinierten Feld entsprechend generiert. Auf diese Weise werden die für die Transaktion erforderlichen Schlüsselinformationen auf der Detailseite der Transaktion angezeigt, wenn Sie die Transaktion als gesendet markieren.

Blaupausen mit Zia generieren

Sie können Zia verwenden, um automatisch Blaupausen für die benutzerdefinierten Module zu generieren, die Sie in Zoho Books erstellen. Sie können die erforderlichen Informationen bereitstellen, und Zia entwirft den Workflow für Sie. Um dies zu tun:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Navigieren Sie zum Abschnitt Modul-Einstellungen und wählen Sie das erforderliche benutzerdefinierte Modul aus.
Navigieren Sie auf der nächsten Seite zur Registerkarte Blaupausen.
Klicken Sie auf + Neue Blaupause mit Zia in der oberen rechten Ecke.
Füllen Sie im Neuen Blaupause-Pop-up die erforderlichen Details aus.
Klicken Sie auf Blaupause generieren.

Die Blaupause wird generiert. Sie können sie überprüfen, die erforderlichen Änderungen vornehmen, Zustände und Übergänge bearbeiten und auf Veröffentlichen in der oberen rechten Ecke klicken. Anschließend können Sie Daten im benutzerdefinierten Modul erfassen und es mithilfe der von Zia generierten Blaupause verwalten.

Bankauszüge mit KI-vorgeschlagenen Werten kategorisieren

Hinweis: Dieses Feature ist derzeit im Early Access verfügbar. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an support@zohobooks.com, um es für Ihre Organisation zu aktivieren.

Wenn Sie Bankauszüge kategorisieren (entweder manuell oder mit der Schnellkategorisierung), schlägt Zoho Books automatisch Werte für die folgenden Felder vor:

Kategorie
Kunde oder Anbieter, der mit dem Auszug verbunden ist
Konto, das mit der Transaktion verbunden ist

Zoho Books analysiert Ihre bisherigen Kategorisierungen und sagt die wahrscheinlichsten Werte basierend auf Ihrem bisherigen Transaktionsverhalten voraus. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Genauigkeit Ihrer Transaktionen. Sie können die vorgeschlagenen Werte auch bearbeiten, wenn erforderlich.

Einblicke mit Zia Invoice Agent anzeigen

Sie können die Einblicke zur Rechnungsstellung oben auf der Liste Ihrer Rechnungen anzeigen. Dies hilft Ihrem Unternehmen, zu überwachen, zu verwalten und schnell zu handeln. Die Einblicke umfassen:

Gesamter fälliger und ausstehender Rechnungsbetrag: Zeigt eine konsolidierte Übersicht über die gesamten überfälligen und ausstehenden Rechnungsbeträge für Ihre Organisation an.
- Um zu verwalten, klicken Sie auf Zahlungserinnerung festlegen und senden Sie Zahlungserinnerungen an die jeweiligen Kunden und Ansprechpartner.
Überfälliger Betrag von Kunden mit Zahlungsverspätungen: Identifiziert Kunden, die in den letzten sechs Monaten weniger als 70 % ihrer Rechnungsbeträge bezahlt haben.
- Um dies zu adressieren, klicken Sie auf Zahlungserinnerungen senden, um Ihre Kunden und Ansprechpartner per E-Mail zu benachrichtigen.
Rechnungen, die die durchschnittlichen verspäteten Zahlungstage überschreiten: Listet Rechnungen auf, die über die durchschnittlichen verspäteten Zahlungstermine Ihrer Organisation hinaus überfällig sind, basierend auf Ihren historischen Zahlungen.
- Um diese Rechnungen zu verwalten, klicken Sie auf Rechnungen anzeigen und priorisieren Sie Nachverfolgungen.

Um die Einblicke zur Rechnungsstellung anzuzeigen:

Gehen Sie zu Verkäufe in der linken Seitenleiste und wählen Sie Rechnungen.
Klicken Sie auf der Listen-Seite auf das Zia-Symbol in der oberen rechten Ecke, um die Einblicke anzuzeigen oder auszublenden.

Transaktionen freihändig mit Sprachassistent erstellen

Der Sprachassistent ermöglicht es Ihnen, freihändig mit Zoho Books über Sprachbefehle zu interagieren. Anstatt zu tippen, können Sie auf Englisch sprechen, um Fragen zu stellen, Informationen abzurufen und erforderliche Aktionen durchzuführen. Dieses Feature funktioniert sowohl mit Ask Zia als auch mit CoCreate, was es schneller und einfacher macht, Ihre Geschäftstätigkeiten zu verwalten.

Einige Beispiel-Sprachbefehle sind:

Wie viele Rechnungen sind überfällig?
Erstellen Sie eine Rechnung für den Kunden ABC Corp.
Wie lautet die E-Mail-Adresse des Anbieters John Smith?
Listen Sie alle Entwurfsrechnungen vom letzten Monat auf.
Erstellen Sie einen neuen Kunden namens Patricia Boyle.

Um den Sprachassistenten zu verwenden:

Klicken Sie auf das Ask Zia-Symbol im Widget-Bereich.
Klicken Sie im Ask Zia-Chatfenster auf das Mikrofon-Symbol in der Suchleiste.
Sprechen Sie Ihre Anfrage deutlich aus und klicken Sie auf das Häkchen-Symbol. Ihre gesprochenen Worte erscheinen als Text in der Suchleiste.
Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und klicken Sie auf Senden.

Die Antwort wird entsprechend generiert. Ebenso können Sie es auch verwenden, um Transaktionen mit dem CoCreate-Agenten zu erstellen.

Berichte mit Zia Insights überwachen

Zia Insights ist ein KI-gestütztes Feature, das Ihre Geschäftsberichte analysiert und automatisch intelligente Einblicke generiert. Anstatt Daten manuell zu überprüfen, untersucht Zia Ihre Finanzberichte und hebt wichtige Trends, Muster und Prognosen hervor, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Dies hilft Ihnen zu verstehen, was in Ihrer Organisation passiert, und fundierte Entscheidungen zu treffen.

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