Handbuch Journale

In der Realität verwenden Buchhalter Journale, um Debit- und Kreditbuchungen für Transaktionen im Hauptbuch in chronologischer Reihenfolge aufzuzeichnen. Die Haupttypen von Journalen sind das Verkaufsjournal, das Einkaufsjournal, das Bargeldauszahlungsjournal und das Bargeldbelegjournal.

In Zoho Books ermöglichen manuelle Journale die Aufzeichnung einzigartiger finanzieller Transaktionen, die nicht normal erfasst werden können. Wenn Sie beispielsweise einen monatlichen Abschreibungsbetrag aufzeichnen müssen, können Sie ein manuelles Journal für diesen spezifischen Eintrag verwenden.

In Zoho Books, manual journals are used to record financial transactions that cannot be recorded through standard modules such as invoices or bills. Certain accounting adjustments, such as depreciation, accruals, and error corrections require manual intervention. A manual journal allows you to directly record debit and credit entries for multiple accounts, ensuring accurate financial reporting. These entries typically impact reports such as the Balance Sheet and Profit and Loss, and can be further reviewed in reports like the General Ledger, Trial Balance, and Journal Report. For example, you can use a manual journal to record monthly depreciation.

Genehmigungsstatus eines manuellen Journals

Hinweis: Diese Funktion ist derzeit im frühen Zugriff verfügbar. Schreiben Sie uns an support@zohobooks.com, um sie für Ihre Organisation zu aktivieren.

Je nachdem, ob Sie Genehmigungen aktiviert haben oder nicht, durchläuft es die folgenden Status:

Journalstatus	Beschreibung	Anwendbar, wenn
Entwurf	Das manuelle Journal wurde erstellt und als Entwurf gespeichert.	Genehmigungen sind aktiviert oder deaktiviert
Wartet auf Genehmigung	Das manuelle Journal wartet auf Genehmigung.	Genehmigungen sind aktiviert
Genehmigt	Das manuelle Journal ist genehmigt und bereit zur Veröffentlichung.	Genehmigungen sind aktiviert
Abgelehnt	Das manuelle Journal wurde abgelehnt.	Genehmigungen sind aktiviert
Veröffentlicht	Das manuelle Journal ist abgeschlossen und in den Konten erfasst.	Genehmigungen sind aktiviert oder deaktiviert

Manuelle Journale aufzeichnen

Sie können manuelle Journale in Zoho Books entweder durch Erstellen neuer Journale oder durch Importieren aufzeichnen.

Manuelle Journale erstellen

Um ein manuelles Journal zu erstellen:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Klicken Sie auf + Neues Journal in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie auf der Seite Neues Journal die erforderlichen Details ein:
- Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie das manuelle Journal aufzeichnen möchten.
- Die Journalnummer wird automatisch im Feld Journal# ausgefüllt. Um sie zu konfigurieren, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben dem Feld.
  - Wählen Sie im Pop-up Journalnummernpräferenzen konfigurieren, ob Sie Journalnummern automatisch generieren oder manuell eingeben möchten.
  - Klicken Sie auf Speichern.
- Geben Sie die Notizen für den Journaleintrag ein.
- Wählen Sie Ihre Präferenz, wie der Journaleintrag in Ihren Berichten erscheinen soll:
  - Wählen Sie Nur Accrual, um den Journaleintrag nur in den Berichten erscheinen zu lassen, die auf Basis der Accrual-Methode erstellt werden.
Wählen Sie Nur Bargeld aus, um den Journalbeitrag nur in den Berichten anzuzeigen, die auf Bargeldbasis erstellt werden.
Wählen Sie Accrual und Cash aus, um den Journalbeitrag in den Berichten anzuzeigen, die sowohl auf Accrual- als auch auf Bargeldbasis erstellt werden. Beachten Sie, dass diese Option standardmäßig beim Erstellen eines neuen Journals ausgewählt ist.
Wählen Sie die Währung aus, die Sie mit dem Journal verknüpfen möchten.
In der Artikel-Tabelle:
- Wählen Sie das Konto aus, das Sie zur Verfolgung von Kredit- und Debitbuchungen verwenden möchten.
- Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie mit dem Journalbeitrag verknüpfen möchten.
- Geben Sie die erforderlichen Kredit- oder Debitbuchungen ein.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass der belastete Betrag immer gleich dem gutgeschriebenen Betrag ist.

Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und Veröffentlichen.

Das Journal wird erstellt.

Hinweis:

Wenn ein manuelles Journal im Status Entwurf erstellt wird, werden die Beträge nicht in den jeweiligen Konten angezeigt. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Betrag in den jeweiligen Konten anzuzeigen.
Sie können auch mehrere manuelle Journale veröffentlichen, indem Sie die erforderlichen Journale auswählen und auf Veröffentlichen klicken.

Manuelle Journale importieren

Um manuelle Journale in Zoho Books zu importieren:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Journale importieren.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die erforderliche Datei auszuwählen und zu importieren. Sie können auch eine Beispielfile zum Referenzieren herunterladen.
Aktivieren Sie die Option Journalnummern automatisch generieren, um Journalnummern automatisch zu generieren. Die Journalnummern in Ihrer Importdatei werden ignoriert.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie auf der Seite Felder zuordnen, ob die Felder korrekt mit den Überschriften der Importdatei zugeordnet sind.
Klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf der Seite Vorschau auf Importieren.

Einblick: Der Status der Journale, d.h. Entwurf oder Veröffentlicht, wird ebenfalls in der Importdatei enthalten sein.

Berichte

Im Allgemeinen sind die Bilanz- und Gewinn- und Verlustberichte betroffen, wenn manuelle Journale aufgezeichnet werden. Für zusätzliche Berichte gehen Sie zu Berichte in der linken Seitenleiste, wo Sie das Hauptbuch, die Saldenliste und den Journalbericht einsehen können.

Manuelle Journale für Bankkonten

Sie können auch manuelle Journale mit den Bankkonten erstellen, die Sie in Zoho Books hinzugefügt haben. Nach der Erstellung eines manuellen Journals wird die aufgezeichnete Transaktion als Manuell hinzugefügt unter dem jeweiligen Bankkonto angezeigt, entweder als Abhebung oder Einzahlung.

Sie können eine manuell hinzugefügte Transaktion mit einer nicht kategorisierten Transaktion abgleichen. So geht’s:

Gehen Sie zu Banking in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie das Bankkonto aus, in dem Sie die Transaktionen abgleichen möchten.
Wählen Sie eine nicht kategorisierte Transaktion zum Abgleichen aus.
Die bestmöglichen Übereinstimmungen werden im rechten Bereich angezeigt, einschließlich der manuell hinzugefügten Transaktion, wenn Datum und Betrag übereinstimmen.
Klicken Sie auf Abgleichen neben der erforderlichen Transaktion.

Erfahren Sie mehr über das Abgleichen und Kategorisieren von Transaktionen.

Manuelle Journale exportieren

Sie können Ihre manuellen Journale aus Zoho Books exportieren, die passwortgeschützt sein können. Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Daten in Zoho Books.

Hinweis: Der Status der Journale, d.h. Entwurf oder Veröffentlicht, wird ebenfalls in der Importdatei enthalten sein.

Weitere Aktionen

Es gibt eine Liste von Aktionen, die Sie im Modul für manuelle Journale von Zoho Books durchführen können:

Manuelle Journale bearbeiten

Um ein manuelles Journal in Zoho Books zu bearbeiten:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das zu bearbeitende manuelle Journal aus.
Klicken Sie oben auf der Details-Seite des Journals auf Bearbeiten.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Das jeweilige manuelle Journal wird aktualisiert.

Als PDF herunterladen

Um ein manuelles Journal in Zoho Books herunterzuladen:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das manuelle Journal aus, das als PDF heruntergeladen werden soll.
Klicken Sie oben auf der Details-Seite des Journals auf PDF/Drucken und wählen Sie PDF aus dem Dropdown-Menü.

Manuelle Journale drucken

Um ein manuelles Journal in Zoho Books zu drucken:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das manuelle Journal aus, das gedruckt werden soll.
Klicken Sie oben auf der Details-Seite des Journals auf PDF/Drucken und wählen Sie Drucken aus dem Dropdown-Menü.
Überprüfen Sie in dem erscheinenden Pop-up die Vorschau und klicken Sie auf Drucken.

Dateien anhängen

Sie können notwendige Dateien an ein manuelles Journal anhängen. So geht’s:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das manuelle Journal aus, für das Sie Dateien anhängen möchten.
Klicken Sie oben rechts auf der Details-Seite des Journals auf Dateien anhängen.
Klicken Sie auf Ihre Dateien hochladen und wählen Sie die erforderlichen Dateien aus, die angehängt werden sollen.

Die jeweilige Datei wird mit dem manuellen Journal angehängt.

Manuelle Journale klonen

Wenn Sie ein Journal mit ähnlichen Details wie ein bestehendes erstellen möchten, können Sie es klonen. So geht’s:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das Journal aus, das Sie klonen möchten.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol oben auf der Details-Seite des Journals und wählen Sie Klonen aus dem Dropdown-Menü.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Speichern und Veröffentlichen.

Das jeweilige Journal wird geklont.

Manuelle Journale löschen

Um ein manuelles Journal in Zoho Books zu löschen:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale.
Wählen Sie das zu löschende Journal aus.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol oben auf der Details-Seite des Journals und klicken Sie auf Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie im erscheinenden Pop-up auf Ja, löschen, um zu bestätigen.

Hinweis: Sie können auch mehrere Journale auf einmal löschen, indem Sie Journale in großen Mengen auswählen und auf das Löschen-Symbol klicken.

Manuelle Journale im Bulk drucken

Sobald Sie die Journal-PDF-Vorlage anpassen, können Sie Journale in großen Mengen in Zoho Books drucken.

Um Journale in großen Mengen zu drucken:

Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Manuelle Journale aus.
Wählen Sie die Journale aus, die Sie in großen Mengen drucken möchten.
Klicken Sie auf das Drucken-Symbol oben auf der Seite.
Klicken Sie im Vorschau-Popup oben rechts auf Drucken.

Die ausgewählten Journale werden in großen Mengen gedruckt.

Benutzerdefinierte Felder für Journale

Um benutzerdefinierte Felder für manuelle Journale zu erstellen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Buchhalter unter Präferenzen aus.
Navigieren Sie zum Tab Journal-Benutzerdefinierte Felder.
Klicken Sie oben rechts auf + Neues benutzerdefiniertes Feld.
Geben Sie auf der Seite Neues benutzerdefiniertes Feld die erforderlichen Details ein und klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr über benutzerdefinierte Felder.

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