DATEV Export
Wenn Sie als Buchhalter, Steuerberater oder Unternehmer in Deutschland arbeiten, sind Sie mit DATEV vertraut und nutzen es möglicherweise bereits. DATEV ist eine Software, die für die Verwaltung von Buchhaltung, Steuern, Löhnen und Finanzen entwickelt wurde. Sie können die DATEV-Exportfunktion in Zoho Books verwenden, um alle Ihre Transaktionen in das DATEV-Format zu konvertieren, das dann auf Ihr Gerät heruntergeladen werden kann.
DATEV Export-Einstellungen konfigurieren
Bevor Sie Ihre Daten aus Zoho Books exportieren, müssen Sie die Einstellungen für Ihren DATEV-Export konfigurieren. So geht’s:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf Daten exportieren.
- Geben Sie die erforderlichen Details im erscheinenden Pop-up ein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mandantennummer | Geben Sie die Mandantennummer ein, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Kontos in DATEV zugewiesen wurde. Diese Nummer hilft dem DATEV-System, zwischen den verschiedenen Mandanten zu unterscheiden, die das System nutzen. |
| Beraternummer | Geben Sie die eindeutige Kennung ein, die Ihrem Steuerberater oder Berater zugewiesen wurde. Diese Nummer hilft, den Berater zu identifizieren, der mit einem bestimmten Mandanten verbunden ist. |
| Buchungsgrund | Wählen Sie den Buchungsgrund aus dem Dropdown-Menü (Optionen sind Steuer- oder Wirtschaftsrecht, IFRS, Berechnung, reserviert oder nicht spezifiziert). |
| Empfänger auswählen | Wählen Sie einen Benutzer aus, an den die Exportdatei gesendet werden soll. Der ausgewählte Benutzer und die Organisationsadministratoren erhalten eine E-Mail mit dem Download-Link für die exportierte Datei. Sie können nur einen Benutzer auswählen. |
| Kontolänge | Wählen Sie die Länge des Kontos. Dies kann 4 bis 8 Zeichen lang sein. |
| Datenverriegelung | Aktivieren Sie die Option Exportierte Daten in DATEV nicht ändern, wenn Sie Änderungen an den exportierten Daten einschränken möchten. |
| Wiederkehrende Transaktionen | Aktivieren Sie die Option Wiederkehrende Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen in der Exportdatei einbeziehen, wenn Sie die wiederkehrenden Rechnungen und wiederkehrenden Rechnungen im Export einbeziehen möchten. |
| Namenspräferenz für wiederkehrende Transaktionen | Wählen Sie eine Namensoption aus dem Dropdown-Menü für Transaktionen, die aus wiederkehrenden Profilen erstellt wurden. |
| Steuer in der Exportdatei | Aktivieren Sie die Option Steuern und Artikel in derselben Zeile exportieren, um die Steuer und den Gesamtbetrag in derselben Zeile anzuzeigen. |
- Klicken Sie auf Speichern und Weiter.
Jetzt, da Ihre Exporteinstellungen konfiguriert sind, können Sie Dateien über DATEV exportieren.
Hinweis: Um Ihre Einstellungen später erneut zu konfigurieren, gehen Sie zu Buchhalter > DATEV Export. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Allgemeine Einstellungen.
Daten exportieren
Sobald Sie die Einstellungen für Ihren DATEV-Export konfiguriert haben, können Sie Ihre Transaktionen aus Zoho Books im DATEV-Format exportieren. So geht’s:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf Daten exportieren.
- Füllen Sie im Pop-up Exportieren Sie Ihre Daten für DATEV die folgenden Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Export Start Date | Wählen Sie das Startdatum für den Export von Transaktionen. |
| Export End Date | Wählen Sie das Enddatum für den Export von Transaktionen. Sie können nur Transaktionen innerhalb eines maximalen Zeitraums von 6 Monaten für den Export auswählen. |
| Attachments and PDF | Aktivieren Sie “Die Anhänge und PDF der Transaktionen einbeziehen”, um PDF-Kopien von Rechnungen und Gutschriften sowie einen Anhang von Rechnungen und Lastschriften für einen Monat zu exportieren. Wenn Sie “Die Anhänge und PDF der Transaktionen einbeziehen” auswählen, können Sie nur Daten und Anhänge für einen Monat exportieren und nicht für sechs Monate. |
| Tax in Export File | Aktivieren Sie “Steuern und Artikel in derselben Zeile exportieren”, wenn Sie Steuern mit dem Export einbeziehen möchten. |
Jetzt können Sie die exportierten Dateien im Abschnitt Exportverlauf auf der DATEV Export-Seite anzeigen und herunterladen. Beachten Sie, dass Sie Ihre Daten bis zu 15 Mal am Tag exportieren können. Zoho Books exportiert Ihre Buchhaltungsdaten im Direktbuchungs-Format an DATEV, wobei der Teilbetrag jeder Transaktion als separate Zeile erscheint.
Einblick: Die Mehrwertsteuer wird als separate Zeile unter Verwendung der Ausgesetzten Mehrwertsteuerberechnung-Methode exportiert, um Diskrepanzen zu vermeiden.
Daten planen
Sie können einen Zeitplan einrichten, um Daten automatisch über DATEV zu exportieren, wodurch die Notwendigkeit manueller Exporte jedes Mal entfällt.
Um Datenexporte über DATEV zu planen:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Export planen-Symbol in der oberen rechten Ecke.
- Geben Sie im Popup, das erscheint, die folgenden Felder ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Häufigkeit | Wählen Sie, wie oft Sie die Daten exportieren möchten, entweder monatlich oder vierteljährlich. Wenn Sie monatlich auswählen, werden Ihre Dateien einmal im Monat an dem Datum exportiert, das Sie als Exportstartdatum auswählen. Jeder monatliche Export enthält nur Dateien aus dem Vormonat, unabhängig vom Datum, an dem der Export erfolgt. Wenn Sie vierteljährlich auswählen, werden Ihre Dateien einmal alle drei Monate an dem Datum exportiert, das Sie als Exportstartdatum auswählen. Jeder vierteljährliche Export enthält nur Dateien aus dem vorherigen Quartal, unabhängig vom Datum, an dem der Export erfolgt. |
| Export Start Date | Wählen Sie das Datum, an dem der monatliche geplante Export beginnen soll. |
| Aktivieren Sie diesen Exportzeitplan | Aktivieren Sie diese Option, um den Zeitplan zu aktivieren. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald Sie den Zeitplan eingerichtet haben, wird DATEV die Daten automatisch basierend auf Ihrer Konfiguration exportieren.
DATEV-Transaktionen und Anhänge herunterladen
Warnung: Wenn Sie Ihre Buchhaltungsdaten herunterladen, rundet Zoho Books alle Transaktionswerte auf zwei Dezimalstellen, da DATEV nur zwei Dezimalstellen unterstützt. Wenn diese Rundung Ihre Werte beeinflusst, müssen Sie sie manuell anpassen, um Diskrepanzen zu korrigieren.
Sobald Sie den Export der Dateien abgeschlossen haben, können Sie DATEV-Transaktionen und Anhänge herunterladen. So geht’s:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Unter Exportverlauf fahren Sie mit der Maus über den Export, für den Sie DATEV-Transaktionen und Anhänge herunterladen möchten, und klicken Sie auf das Download-Symbol.
Jetzt werden die Transaktionen und Anhänge als ZIP-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Einblick: Abhängig von der Anzahl der Anhänge können Sie diese als eine einzelne ZIP-Datei oder als mehrere Dateien herunterladen.
Zusätzliche Spalten zuordnen
Ihre DATEV-Exportdatei enthält zusätzliche Spalten, die leer bleiben, es sei denn, sie sind Feldern in Ihrer Zoho Books-Organisation zugeordnet. Sie können relevante Felder diesen Spalten zuordnen, um sicherzustellen, dass ihre Werte in der Exportdatei enthalten sind. So geht’s:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf + Felder zuordnen.
- Wählen Sie im darauf folgenden Popup das Modul aus, für das Sie die zusätzlichen Spalten in der Exportdatei zuordnen möchten.
- Ordnen Sie die Zusätzlichen Felder in der Exportdatei den Feldern in Zoho Books zu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald zugeordnet, wird der Feldname in der Spalte Zusatzinformation - Art n angezeigt, während der entsprechende Wert in der Spalte Zusatzinformation - Inhalt n angezeigt wird.
Zugeordnete Felder bearbeiten
Um zugeordnete Felder zu bearbeiten:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf das Mehr-Symbol neben dem Modul, für das Sie die zugeordneten Felder bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü.
- Nehmen Sie im Popup Felder den zusätzlichen Spalten zuordnen die erforderlichen Änderungen vor.
- Klicken Sie auf Aktualisieren.
Die zugeordneten Felder werden entsprechend aktualisiert.
Zugeordnete Felder löschen
Um zugeordnete Felder zu löschen:
- Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie DATEV Export.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und navigieren Sie zum Tab Zusätzliche Spalten.
- Klicken Sie auf das Mehr-Symbol neben dem Modul, für das Sie die zugeordneten Felder löschen möchten, und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Das Modul sowie seine zugeordneten Felder werden gelöscht.
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