Kontenplan

Der Kontenplan listet eine Reihe von Standardkonten auf, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden können, gruppiert in Kategorien wie Einnahmen, Ausgaben, Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte. Jedes Konto hilft, finanzielle Transaktionen genau zu verfolgen. Wenn Sie Konten zusätzlich zur Standardliste benötigen, können Sie diese erstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Konten für Ihr Unternehmen anpassen können, konsultieren Sie Ihren Buchhalter.

Standardkontentypen im Kontenplan

Kontenkategorie	Standardkontentypen
Vermögenswerte	Sonstiger Vermögenswert, Sonstige kurzfristige Vermögenswerte, Bargeld, Bank, Anlagevermögen, Vorräte, Zahlungsabwicklung, Forderungen und Aktive latente Steuern
Verbindlichkeiten	Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten, Kreditkarte, Langfristige Verbindlichkeiten, Sonstige Verbindlichkeiten, Auslandssteuerschuld, Verbindlichkeiten und Passive latente Steuern
Eigenkapital	Eigenkapital
Einkommen	Einkommen und Sonstiges Einkommen
Ausgabe	Ausgabe

Erstellen eines neuen Kontos

Um Transaktionsbeträge unter einem bestimmten Konto zu verfolgen, können Sie manuell ein neues Konto erstellen, anstatt die Standardkonten zu verwenden. So geht’s:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Klicken Sie auf + Neues Konto in der oberen rechten Ecke.
Füllen Sie im Popup Konto erstellen die folgenden Felder aus:
- Kontotyp: Wählen Sie den Kontotyp aus.
- Kontoname: Geben Sie einen Namen für das Konto ein.
- Kontocode: Geben Sie einen eindeutigen Code (bis zu 50 Zeichen) ein.
- Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, falls erforderlich.
- Zur Beobachtungsliste auf meinem Dashboard hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um das Konto zur Beobachtungsliste auf dem Dashboard-Tab der Startseite hinzuzufügen.
- Zoho Expense: Dies ist verfügbar, wenn Sie Ihre Zoho Books-Organisation mit Zoho Expense integrieren. Aktivieren Sie Als aktives Konto in Zoho Expense anzeigen, um das Konto zu synchronisieren, und es wird als Kategorie in Zoho Expense angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie können dieses Konto jetzt verwenden, um Transaktionen zu verfolgen.

Kontenplan importieren

Wenn Sie Kontodetails lokal gespeichert haben oder von einem anderen Buchhaltungssystem migrieren, können Sie diese einfach in Zoho Books importieren. So geht’s:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kontenplan importieren aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf der Seite Importieren auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.

Hinweise:

Sie können nur Dateien im CSV, TSV und XLS-Format importieren.
Die Dateigröße darf 10 MB nicht überschreiten.

Profi-Tipp: Sie können die Beispieldatei herunterladen und als Referenz für das Format verwenden und sie mit den Daten füllen, die Sie importieren möchten, falls erforderlich.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Duplikatbehandlung: Wählen Sie aus, wie Sie mit Duplikaten umgehen möchten. Duplikate werden identifiziert, indem die Kontonamen in Zoho Books mit denen in der Importdatei verglichen werden. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  - Duplikate überspringen: Um die vorhandenen Konten in Zoho Books beizubehalten und Duplikate in der Importdatei zu ignorieren.
  - Konten überschreiben: Um die Duplikate aus der Importdatei zu importieren und die vorhandenen Konten in Zoho Books zu überschreiben.
- Zeichencodierung: Die Standardcodierung ist UTF-8 (Unicode). Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Codierung basierend auf Ihrer Datei auswählen.
Klicken Sie auf Weiter >.
Auf der nächsten Seite ordnen Sie alle erforderlichen Felder zu. Wenn Sie die Zuordnung für zukünftige Importe wiederverwenden möchten, aktivieren Sie Diese Auswahl für zukünftige Importe speichern.
Klicken Sie auf Weiter >.
Überprüfen Sie auf der Seite Vorschau die Daten und klicken Sie auf Importieren.

Die Konten aus Ihrer Datei wurden jetzt in Zoho Books importiert.

Weitere Aktionen im Kontenplan

Konto bearbeiten

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Wählen Sie das Konto aus, das Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf der Seite Kontodetails oben links auf Bearbeiten.
Ändern Sie im Popup Konto bearbeiten die erforderlichen Details und klicken Sie auf Speichern.

Dateien an ein Konto anhängen

Sie können Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Steuerunterlagen an ein Konto anhängen, um alles organisiert und zugänglich für Referenz oder Prüfung zu halten. So geht’s:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Wählen Sie das Konto aus, an das Sie Dateien anhängen möchten.
Klicken Sie auf der Seite Kontodetails oben rechts auf Dateien anhängen.
Wählen Sie im Dropdown Dateien anhängen aus, wie Sie die Datei hochladen möchten:
- Drag and Drop: Laden Sie Dateien direkt von Ihrem Gerät hoch.
- Cloud: Laden Sie Dateien von Cloud-Diensten wie Zoho Workdrive, Google Drive, Dropbox, OneDrive usw. hoch.
- Dokumente: Laden Sie Dateien aus dem Modul Dokumente in Zoho Books hoch.

Sobald sie angehängt sind, können Sie diese Dateien leicht für interne Zwecke abrufen.

Ein Konto als inaktiv markieren

Warnung: Sie können nur Konten, die Sie manuell erstellt haben, als inaktiv markieren. Die Standardkonten können nicht als inaktiv markiert werden.

Wenn Sie ein Konto gerade nicht benötigen, können Sie es als inaktiv markieren, anstatt es zu löschen. So geht’s:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Wählen Sie das Konto aus, das Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf der Seite Kontodetails auf das Mehr-Symbol oben links und wählen Sie Als inaktiv markieren aus dem Dropdown-Menü.

Das ausgewählte Konto ist jetzt inaktiv.

Hinweis: Um ein Konto wieder als aktiv zu markieren, folgen Sie denselben Schritten wie oben und klicken Sie im Dropdown auf Als aktiv markieren.

Kontenplan exportieren

Wenn Sie Ihre Daten sichern, zu einem anderen Buchhaltungssystem migrieren oder Aufzeichnungen mit Ihrem Buchhalter teilen müssen, können Sie den Kontenplan aus Zoho Books exportieren. So geht’s:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenplan.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol oben rechts und wählen Sie Kontenplan exportieren aus dem Dropdown-Menü.
Füllen Sie im Popup Kontenplan exportieren die folgenden Felder aus:
- Modul: Standardmäßig wird das Modul Kontenplan sein.
- Exportvorlage: Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown aus, um die Datei mit Ihren gewählten Feldern zu exportieren. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf + Neue Vorlage im Dropdown.
- Dezimalformat: Wählen Sie aus, wie die Währung in den Transaktionen für dieses Konto angezeigt werden soll.
- Exportdateiformat: Wählen Sie das Format (CSV, XLS oder XLSX).
- Dateischutz-Passwort: Geben Sie ein Passwort ein, wenn Sie die Datei sperren möchten.
Klicken Sie auf Exportieren.

Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen und enthält die Konten mit Ihren ausgewählten Präferenzen.

Aktuelle Ansicht des Kontenplans exportieren

Um das Kontenblatt mit seinen sichtbaren Spalten so zu exportieren, wie sie sind:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenblatt.
Klicken Sie auf das Mehr-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kontenblatt exportieren aus dem Dropdown-Menü.
Füllen Sie im Popup Aktuelle Ansicht exportieren die folgenden Felder aus:
- Dezimalformat: Wählen Sie aus, wie die Währung in den Transaktionen für dieses Konto angezeigt werden soll. Exportdateiformat: Wählen Sie das Format (CSV, XLS oder XLSX).
- Dateischutz-Passwort: Geben Sie ein Passwort ein, um die Datei bei Bedarf zu sperren.
Klicken Sie auf Exportieren.

Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen und enthält die Konten in der gleichen Reihenfolge, wie sie auf der Seite Kontenblatt angezeigt werden.

Konten im Bulk als Inaktiv markieren

Warnung: Sie können nur Konten, die Sie manuell erstellt haben, als inaktiv markieren. Systemstandardkonten können nicht als inaktiv markiert werden.

Um mehrere Konten gleichzeitig als inaktiv zu markieren:

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenblatt.
Wählen Sie die Konten aus, die Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bulk-Aktionen in der oberen linken Ecke und wählen Sie Als inaktiv markieren.

Die ausgewählten Konten sind jetzt inaktiv.

Hinweis: Um mehrere Konten wieder als aktiv zu markieren, folgen Sie denselben Schritten wie oben und klicken Sie im Dropdown-Menü auf Als aktiv markieren.

Ein Konto löschen

Warnung: Sie können nur Konten löschen, die Sie manuell erstellt haben. Systemstandardkonten können nicht gelöscht werden.

Voraussetzung: Sie können ein Konto nicht löschen, wenn es mit Transaktionen in Zoho Books verknüpft ist. Aktualisieren Sie entweder die Transaktionen, um ein anderes Konto zu verwenden, oder löschen Sie die Transaktionen einzeln, bevor Sie mit der Löschung fortfahren.

Melden Sie sich bei Ihrer Zoho Books-Organisation an.
Gehen Sie zu Buchhalter in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kontenblatt.
Wählen Sie das Konto aus, das Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf der Seite Kontodetails auf das Mehr-Symbol in der oberen linken Ecke und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie im folgenden Popup auf OK, um die Löschung zu bestätigen.

Das Konto wurde jetzt gelöscht.

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