Zoho Expense التكامل

العلامة التجارية هي برنامج لإدارة السفر والنفقات مصمم للتعامل مع جميع أنواع الشركات. أثناء توسيع نطاق عملك ، قد تواجه الحاجة إلى:

• تبسيط سفر الشركات
• أتمتة الإبلاغ عن النفقات
• اكتساب السيطرة الكاملة على الإنفاق
• احصل على رؤى مالية حاسمة

يمكنك القيام بكل ما سبق وأكثر من ذلك بكثير باستخدام Zoho Expense. أثناء استخدام Zoho Expense ، فأنت ترغب في تعويض موظفيك عن نفقات العمل التي يتكبدونها.

من خلال دمج Zoho Expense مع تطبيقنا ، يمكنك مزامنة تفاصيل تعويض الموظفين في Zoho Expense مع تطبيقنا وإدراج تلك المبالغ في كشوف المرتبات لموظفيك في تطبيقنا. وهذا يلغي الحاجة إلى المعالجة اليدوية ويقلل من فرص حدوث أخطاء ويساعدك على اتخاذ قرارات أكثر استنارة حول تعويضات الموظفين والمسائل المالية الأخرى.

• كيف يعمل؟**

بعد تمكين التكامل ، ستتاح حالة مخصصة ، “** السداد عبر كشوف المرتبات”** تلقائيًا لجميع التقارير المعتمدة في Zoho Expense. بمجرد تغيير حالة التقرير إلى ** السداد عبر كشوف المرتبات *** ، سيتم إرسال تفاصيل المبلغ في التقرير مباشرة إلى أجر الموظف الأخير في تطبيقنا ويمكن للمسؤول أن يقرر ما إذا كانوا يريدون دفع تعويضات الموظف أو استردادها جنبًا إلى جنب مع أجرهم.

فقط مجموع جميع التقارير القابلة للاسترداد التي قدمها الموظف سيتم إرسالها إلى تطبيقنا. بمجرد معالجة السداد جنبًا إلى جنب مع رواتبهم في التطبيق ، سيتم تغيير حالة التقارير تلقائيًا إلى ** المستردة** في Zoho Expense.

التواصل مع Zoho Expense

يجب عليك أولاً توصيل تكامل Zoho Expense لتعويض موظفيك عن نفقاتهم في أي من أجهزة الدفع الحالية أو القادمة في تطبيقنا. إليك كيف:

• انقر فوق الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا وحدد Zoho Apps من القائمة المنسدلة.
• انقر فوق اتصل بجوار تكامل Zoho Expense.
• انقر فوق اتصل المنظمة في المنبثقة التي تظهر.

ملاحظة: لن تتمكن إلا من التواصل مع منظمة الطبعة البحرينية من Zoho Expense بنفس هوية مؤسستك. لن تتمكن من توصيل مؤسستك بإصدار مختلف أو معرف منظمة مختلف.

• افتح Zoho Expense في علامة تبويب جديدة.
• انقر فوق الوصول Zoho Expense
• إذا لم يكن لديك مؤسسة في Zoho Expense، فانقر فوق انضمام إلى المنظمة الحالية.إذا كان لديك بالفعل مؤسسة في Zoho Expense، فانقر فوق اسم المؤسسة في أعلى يمين.
• انقر فوق إدارة.
• انقر فوق انضمام إلى المنظمة الحالية.
• انقر انضمام

سيتم إعادة توجيهك إلى صفحة إعداد المؤسسة في Zoho Expense حيث يمكنك حفظ تفاصيل مؤسستك.

• أدخل اسم مؤسستك.
• اختر صناعتك.

ملاحظة: يرجى قراءة شروط خدمة Zoho Expense قبل النقر فوق حفظ ومواصلة. عند النقر فوق حفظ ومواصلة ، يعتبر أنك توافق على شروط الخدمة الخاصة بنا.

• بمجرد قراءة شروط الخدمة، انقر فوق حفظ ومواصلة.

بعد ذلك ، سيتعين عليك إعداد الوحدات في Zoho Expense التي تناسب متطلبات عملك.

• انزلق مفتاح التبديل بجوار Trips إذا كنت توفر خيارات التذاكر، وإعداد الموافقة على الرحلات وتكاليف التذاكر، وإدارة مسارات الرحلات لموظفيك.
• انزلق التبديل بجوار **المقدمات *** إذا كنت ترغب في توفير أموال مسبقة لموظفيك لنفقاتهم.
• حدد برنامج المحاسبة الذي تريد دمجه مع مؤسستك Zoho Expense.

إذا لم يكن لديك برنامج محاسبة موجود ، فإننا نقترح عليك اختيار Zoho Books. من خلال دمج Zoho Books مع Zoho Expense ، يمكنك مزامنة بيانات النفقات وعرضها من داخل حساب Zoho Books تلقائيًا. يمكنك أيضًا عرض قائمتك للنفقات المعتمدة ، والتي يتم تحديثها تلقائيًا ومطابقتها ضمن مخطط الحسابات الحالي (CoA).

• انقر فوق ابدأ لبدء مؤسستك Zoho Expense.

بمجرد إنشاء مؤسسة ، يجب عليك إعداد التكامل. للقيام بذلك:

• انقر فوق أيقونة Gear في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة.

• انقر فوق Zoho Apps.

• انقر فوق Configure Now بجوار Zoho Expense.

• في الصفحة التي تفتح ، يمكنك إعداد إعدادات التكامل. سيتم اختيار المنظمة في Zoho Expense مسبقًا.

• يجب أن تتم مزامنة المستخدم بين Zoho Expense وتطبيقنا يدويًا. يمكنك إضافة المستخدمين في Zoho Expense حيث يمكن إضافة الموظفين في تطبيقنا كمستخدمين في Zoho Expense. يرجى الرجوع إلى لقطة الشاشة أدناه لمعرفة كيفية عمل المزامنة اليدوية بين التطبيقات.

• حدد مدفوعات موظفي العملية جنبًا إلى جنب مع تشغيل الأجور الشهرية.

• انقر حفظ.

لقد قمت الآن بربط مؤسستك بمؤسستك Zoho Expense.

إضافة الموظفين إلى Zoho Expense

بمجرد الاتصال ب Zoho Expense ، تحتاج إلى اختيار الموظفين الذين تريد إضافتهم كمستخدمين إلى Zoho Expense. يمكنك اختيار الموظفين الذين تريد إضافتهم في Zoho Expense.

• مزامنة الموظف الفردي مع Zoho Expense
• المزامنة السائبة الموظفين مع Zoho Expense

ملاحظة: سيتم مزامنة جميع الموظفين كمقدمين في Zoho Expense.

جميع المستخدمين في Zoho Expense المتزامنة من تطبيقنا سينتمون إلى دور المرسل في Zoho Expense.

مزامنة الموظف الفردي مع Zoho Expense

يمكنك مزامنة كل موظف موجود في موقعنا كمستخدم في Zoho Expense. إليك كيف:

• انقر فوق Employees على الشريط الجانبي الأيسر.
• اختر موظفًا.
• في علامة التبويب نظرة عامة، انقر فوق تمكين بجوار مزامنة الموظف مع Zoho Expense.

سيتم الآن إضافة الموظف كمستخدمين في Zoho Expense.

ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بإنشاء مستخدم جديد في تطبيقنا ، فيمكنك اختيار مزامنته كمستخدم في تطبيقنا أيضًا. إليك كيف:

• انقر فوق Employees على الشريط الجانبي الأيسر.
• أثناء إدخال تفاصيل الموظف ، حدد مزامنة هذا الموظف كمستخدم في مربع الاختيار Zoho Expense.

سيتم الآن إضافة الموظف كمستخدمين في Zoho Expense.

مزامنة الموظفين بالجملة مع Zoho Expense

إذا كنت ترغب في مزامنة موظفين متعددين ، فأنت بحاجة إلى تصدير موظفيك إلى نظامك أولاً.

• انقر فوق Employees على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق أيقونة المزيد في الزاوية اليمنى العليا وحدد تصدير البيانات.
• حدد تفاصيل نفقات الموظفين كنوع من تفاصيل الموظفين للتصدير.
• حدد نوع الموظفين الذين تريد تصفيةهم.
• حدد التنسيق الذي تريد فيه تصدير تفاصيل الموظف.
• انقر تصدير.

سيتم تنزيل ملف تفاصيل نفقات الموظفين على النظام الخاص بك. افتح الملف الذي تم تصديره في النظام الخاص بك وأدخل نعم ضمن وحدة النفقات للموظفين الذين تريد مزامنتهم مع Zoho Expense.

بعد ذلك ، سيتعين عليك استيراد تفاصيل نفقات الموظفين المعدلة إلى تطبيقنا. إليك كيف:

• انقر فوق Employees على الشريط الجانبي الأيسر.

• انقر فوق أيقونة المزيد في الزاوية اليمنى العليا وحدد استيراد البيانات.

• حدد تفاصيل نفقات الموظفين كنوع من تفاصيل الموظفين للاستيراد.

• انقر مضي قدما.

• قم بتحميل ملف تفاصيل نفقات الموظفين المعدل.

• انقر التالي.

• خريطة الحقول وانقر فوق التالي.

• معاينة ملخص الاستيراد وانقر فوق استيراد.

سيتمكن هؤلاء الموظفون الذين أضفتهم إلى Zoho Expense الآن من تقديم تقارير النفقات وسداد رواتبهم.

إضافة مستخدمين من Zoho Expense

بمجرد الاتصال ب Zoho Expense ، يمكنك أيضًا مزامنة المستخدمين من Zoho Expense كموظفين في تطبيقنا. إليك كيف:

• قم بتسجيل الدخول إلى مؤسستك Zoho Expense.
• انقر فوق Admin View.
• انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر.
• انتقل إلى المستخدمين ضمن المستخدمين والتحكم.
• انقر فوق أيقونة المزيد في الزاوية اليمنى العليا وحدد مستخدمي التصدير.
• حدد المستخدمين ككيان.
• انقر تصدير.

سيتم تنزيل الملف المصدرة إلى النظام الخاص بك. بعد ذلك ، افتح الملف المصدر ورسم خريطة للصفوف والأعمدة وفقًا لنوع بيانات التفاصيل الأساسية للموظف في تطبيقنا. يمكنك الاتصال support@zohopayroll.com إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة.

بمجرد تعيين الحقول ، قم باستيراد المستخدمين إلى تطبيقنا. إليك كيف:

• انقر فوق Employees على الشريط الجانبي الأيسر.
• انقر فوق أيقونة المزيد في الزاوية اليمنى العليا وحدد استيراد البيانات.
• حدد موظف التفاصيل الأساسية كنوع من تفاصيل الموظف للاستيراد.
• انقر مضي قدما.
• قم بتحميل الملف المعدل الذي قمت بتصديره من Zoho Expense.
• انقر التالي.
• خريطة الحقول وانقر فوق التالي.
• معاينة ملخص الاستيراد وانقر فوق استيراد.

سيتم الآن مزامنة المستخدمين في Zoho Expense كموظفين في تطبيقنا.

تغيير حالة تقرير

بمجرد تكوين إعدادات التكامل وحفظها، ستظهر حالة مخصصة جديدة، ** رد عبر كشوف المرتبات** لجميع التقارير المعتمدة في حساب Zoho Expense الخاص بك. يمكنك تغيير حالة التقارير التي تريد معالجتها عبر تطبيقنا وسيتم دفع المبالغ المستردة أو المبالغ المستردة جنبًا إلى جنب مع تشغيل الأجور. لتغيير الوضع:

1. فتح Zoho Expense.
2. انقر فوق Admin View.
3. انتقل إلى Reports على الشريط الجانبي الأيسر.
4. انقر فوق التقرير الذي تريد تغيير الحالة به.
5. لتغيير حالة التقارير بكميات كبيرة، حدد التقارير وانقر فوق تغيير الحالة في أعلى الصفحة. حدد ** السداد عبر كشوف المرتبات**. وسيتم تغيير التقارير المختارة إلى الوضع الجديد.

معالجة المبالغ المستردة أو المبالغ المستردة في تطبيقنا

بمجرد دمج التقارير ووضع علامة عليها على أنها ** رد عبر كشوف المرتبات** في Zoho Expense ، يمكنك معالجة تعويضات التقارير واستردادها جنبًا إلى جنب مع الرواتب في تطبيقنا. للقيام بذلك:

الشرط المسبق: يمكن للمسؤولين والمستخدمين فقط معالجة الدفع الذي يعمل في تطبيقنا.

البصيرة: ** سيتم إضافة المبالغ المستردة** إلى راتب الموظف لأنه المبلغ الذي تسدده الشركة لموظفها مقابل نفقات العمل التي تكبدها. ** سيتم خصم المبالغ المستردة** من راتب الموظف لأنه المبلغ الذي تلقاه الموظف بشكل فائض من العمل. ومع ذلك ، سيتم عرض المبلغ الإجمالي فقط ، أي ** المبالغ المستردة** - ** المبالغ المستردة** في أجر الموظف على تطبيقنا.

1. انقر فوق Pay Runs على الشريط الجانبي الأيسر.

2. أكمل إعداد تشغيل الأجور الخاصة بك ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل.

3. بمجرد الانتهاء من الإعداد ، انتقل إلى Pay Runs على الشريط الجانبي الأيسر مرة أخرى.

4. انقر فوق إنشاء تشغيل الدفع. . في لافتة المهام المعلقة ، انقر فوق **عرض وتطبيق *** لعرض إجمالي المبالغ المستردة والمبالغ المعلقة للموظف.

5. انقر فوق تطبيق السداد. سيتم تطبيق التعويض على تشغيل أجور الموظف.

6. إذا كنت ترغب في إزالة السداد المطبق، فانقر فوق أيقونة المزيد في الزاوية اليمنى للموظف وانقر فوق إلغاء سداد الأعمال.

7. انقر فوق اسم الموظف للحصول على عرض مفصل لتفكك راتب الموظف.

8. راجع تشغيل الدفع وانقر فوق الإرسال والموافقة في أعلى يمين الصفحة. سيتم الموافقة على تشغيل الأجور.

9. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك دفع الموظفين وتسجيله في تطبيقنا بالنقر فوق تسجيل الدفع في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة. في الصفحة التي تفتح، انقر فوق Confirm.

ملاحظة: إذا قمت بتمكين الإيداع المباشر لموظفيك، بمجرد الموافقة على تشغيل الراتب، فيمكنك بدء الدفع مقابل تشغيل الراتب.

تعطيل التكامل

بمجرد تعطيل التكامل ، لن يتم إرسال تفاصيل السداد إلى تطبيقنا. ومع ذلك ، يمكن للمستخدمين الذين تمت مزامنتهم بين التطبيقات استخدام كلا التطبيقين وستظل بياناتهم قائمة. لتعطيل التكامل:

1. انقر فوق أيقونة Gear في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة.

2. انقر فوق Zoho Apps.

3. انقر فوق عرض التفاصيل في الزاوية اليمنى من تكامل Zoho Expense.

4. انقر فوق تعطيل التكامل.

5. لم يتم تحديد ** تعويضات موظفي العملية جنبا إلى جنب مع تشغيل الراتب الشهري**.

6. انقر حفظ.

في الصفحة التي تفتح، انقر فوق تعطيل مرة أخرى.